Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb verbindet eine öffentliche Bewerbungsphase mit Verhandlungen über die eingereichten Angebote. Für IT-Beschaffungen schafft es Spielraum, wenn eine verfügbare Lösung angepasst werden muss oder konkrete technische, rechtliche oder finanzielle Umstände eine Vergabe ohne vorherige Verhandlung nicht zulassen. Dieser Spielraum setzt einen belegbaren Zulassungsgrund voraus; die bloße Bezeichnung eines IT-Projekts als komplex genügt nicht.

Kurz gesagt

Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb können zunächst alle interessierten Unternehmen einen Teilnahmeantrag abgeben. Nur geeignete, von der Vergabestelle ausgewählte Bewerber werden anschließend zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Soweit Teil 4 GWB und die VgV auf den Auftrag anzuwenden sind, ist diese Verfahrensart nur unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 VgV zulässig. Die Vergabestelle darf über Erst- und Folgeangebote verhandeln, nicht aber über festgelegte Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Sie muss die Bieter in den Verhandlungen gleich behandeln und Änderungen der Vergabeunterlagen allen noch beteiligten Bietern in Textform mitteilen.

Rechtsgrundlage und Voraussetzungen

Diese Seite behandelt das Verhandlungsverfahren für klassische öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Anwendungsbereich der VgV. Nach § 1 VgV setzt die VgV eine Vergabe voraus, die Teil 4 GWB unterliegt; Sektorenaufträge zum Zweck einer Sektorentätigkeit, verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und Konzessionen sind von ihrem Anwendungsbereich ausgenommen. Auftraggeberstatus, Auftragsgegenstand und gesetzliche Ausnahmen sind daher neben dem Auftragswert zu prüfen. § 106 GWB nennt als wertbezogene Voraussetzung den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer; § 3 Abs. 1 VgV verlangt dabei den voraussichtlichen Gesamtwert einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen. Die Schwellenwerte für die Jahre 2026 und 2027 ergeben sich aus der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2152 und gelten seit dem 1. Januar 2026. Die Beträge veröffentlicht außerdem das BMWE im Bundesanzeiger; diese Bekanntmachung vom 9. Dezember 2025 beruht noch auf der bis zum 30. Juni 2026 geltenden Fassung des § 106 GWB.

Die Zuordnung des Schwellenwerts von 140.000 Euro allein zum Bundeskanzleramt und zu den Bundesministerien gilt seit dem 1. Juli 2026; sie beruht auf § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB in der durch Art. 1 Nr. 8 Buchst. a des Gesetzes vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 137) geänderten Fassung. Bis zum 30. Juni 2026 war dieser Wert nach § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB a. F. von allen obersten Bundesbehörden sowie allen oberen Bundesbehörden und vergleichbaren Bundeseinrichtungen anzuwenden. Die Bekanntmachung des BMWE verweist in Ziffer I.3 auf „die in § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB genannten Bundeseinrichtungen“ und bezog sich damit bei ihrem Erlass noch auf diesen weiteren Kreis; seit dem 1. Juli 2026 ist dieselbe Verweisung auf das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien beschränkt. Für die übrigen Bundesbehörden gilt seit dem 1. Juli 2026 der Schwellenwert für andere öffentliche Auftraggeber von 216.000 Euro netto.

Für die Schwellenwertprüfung zählt ausschließlich der Nettowert. Die Bruttowerte sind Rechenwerte mit dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent aus § 12 Abs. 1 UStG; die tatsächliche steuerliche Behandlung des Auftrags kann abweichen. Weitere Einordnungen enthält die Seite zu den Schwellenwerten.

Nach § 14 Abs. 2 VgV darf der Auftraggeber das offene und das nicht offene Verfahren frei wählen. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist dagegen nach § 14 Abs. 3 VgV nur zulässig, wenn mindestens einer der dort genannten Umstände vorliegt. Dazu gehören ein Bedarf, der die Anpassung verfügbarer Lösungen erfordert, konzeptionelle oder innovative Lösungen und konkrete Schwierigkeiten aufgrund von Art, Komplexität, rechtlichem oder finanziellem Rahmen oder Risiken. Zulässig ist das Verfahren auch, wenn die technischen Anforderungen nicht mit ausreichender Genauigkeit anhand der in der Vorschrift genannten technischen Bezugspunkte beschrieben werden können oder wenn in einem vorausgegangenen offenen oder nicht offenen Verfahren keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden.

Bei einer IT-Beschaffung sollte die Vergabestelle den einschlägigen Tatbestand am konkreten Auftragsgegenstand festmachen. Klärungsbedarf zu Migrationswegen, Betriebsmodellen oder der Verteilung technischer Risiken kann Verhandlungen sachlich tragen; allgemeine Hinweise auf Digitalisierung oder Marktbewegungen tun es nicht. § 8 Abs. 2 Nr. 6 VgV verlangt, dass der Vergabevermerk die Umstände festhält, die die Wahl dieses Verfahrens rechtfertigen.

Praxis: Ablauf und Fristen

Die Vergabestelle legt vor der Bekanntmachung fest, welche Anforderungen zwingend sind, welche Teile des Angebots Gegenstand der Verhandlungen sein dürfen und nach welchen Kriterien der Zuschlag erteilt wird. Außerdem bestimmt sie die Eignungskriterien und gegebenenfalls objektive, nichtdiskriminierende Kriterien für die Begrenzung des Bewerberfelds.

Im Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber nach § 17 Abs. 1 VgV eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Bewerbung auf. Nach der Eignungsprüfung lädt er nur die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots ein. Begrenzt er die Zahl, muss die Bekanntmachung die Auswahlkriterien sowie die vorgesehene Mindest- und gegebenenfalls Höchstzahl nennen. Die Mindestzahl darf im Verhandlungsverfahren nach § 51 VgV nicht unter drei liegen; stehen weniger geeignete Bewerber zur Verfügung, darf der Auftraggeber mit diesen fortfahren.

Für den Beginn der Teilnahmefrist gilt seit dem 1. Juli 2026 zusätzlich § 40 Abs. 1 Satz 2 VgV in der Fassung durch Art. 9 Nr. 13 des Gesetzes vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 137): Gibt die Vergabestelle bei der Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union einen späteren Tag zur Veröffentlichung an, kommt es für die Fristberechnung nicht auf den Tag der Absendung oder dessen Bestätigung an, sondern auf den angegebenen Veröffentlichungstag. Die Mindestfrist von 30 beziehungsweise 15 Tagen nach § 17 Abs. 2 und 3 VgV läuft dann ab dem Tag nach dem angegebenen Veröffentlichungstag; die Angebotsfristen nach § 17 Abs. 6 bis 9 VgV laufen unverändert ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, weil § 40 VgV nur die Bekanntmachungen gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen betrifft.

Die Mindestfristen aus § 17 Abs. 2, 3 und 6 bis 9 VgV sind keine pauschalen Planungsfristen. Nach § 20 Abs. 1 VgV muss die Vergabestelle die Komplexität der Leistung und den Aufwand für die Angebotserstellung angemessen berücksichtigen. Bei einer umfangreichen Systemmigration mit Kalkulation von Übergangsbetrieb und Serviceorganisation kann deshalb eine längere Frist erforderlich sein. Stellt der Auftraggeber rechtzeitig angeforderte Zusatzinformationen nicht spätestens sechs Tage vor Fristablauf bereit oder ändert er die Vergabeunterlagen wesentlich, greift unter den Voraussetzungen des § 20 Abs. 3 VgV die Pflicht zur angemessenen Fristverlängerung; bei der auf zehn Tage verkürzten Dringlichkeitsfrist beträgt der Informationszeitraum vier Tage.

Gegenstand der Verhandlungen können etwa Lösungsausprägung, Rollout, Serviceorganisation, Lizenzmodell und Preis sein. Die Leistungsbeschreibung muss dabei klar erkennen lassen, welche Anforderungen unverändert erfüllt werden müssen. Nach § 17 Abs. 10 VgV darf die Vergabestelle Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien nicht verhandeln. Änderungen anderer Unterlagen teilt sie allen noch beteiligten Bietern in Textform mit und gewährt ausreichend Zeit für überarbeitete Angebote; vertrauliche Informationen eines Bieters darf sie nur mit dessen konkret erteilter Zustimmung weitergeben.

Will die Vergabestelle die Verhandlungen beenden, informiert sie alle verbliebenen Bieter und setzt eine einheitliche Frist für endgültige Angebote. Ein Zuschlag unmittelbar auf ein Erstangebot ist nach § 17 Abs. 11 VgV nur möglich, wenn diese Möglichkeit bereits in der Auftragsbekanntmachung oder Aufforderung zur Interessensbestätigung vorbehalten wurde. Der Terminplan lässt sich mit dem verknüpften Fristenrechner vorbereiten; als Fristbeginn ist dabei der nach § 17 Abs. 2 oder § 40 Abs. 1 Satz 2 VgV maßgebliche Tag anzusetzen, und die Verantwortung für die angemessene Fristsetzung bleibt bei der Vergabestelle.

Häufige Fehler

Die Verfahrenswahl bleibt abstrakt begründet. Ein Vergabevermerk, der lediglich „komplexes IT-Projekt“ nennt, verbindet den Beschaffungsgegenstand nicht mit einem Tatbestand des § 14 Abs. 3 VgV. Die Vergabestelle sollte vor der Bekanntmachung festhalten, welche konkrete Anpassung, Unsicherheit oder Risikoverteilung verhandelt werden muss.

Eignungsauswahl und Angebotswertung werden vermischt. Im Teilnahmewettbewerb geht es um die Eignung der Bewerber und, bei einer Begrenzung, um die vorab bekannt gemachten Auswahlkriterien. Der spätere Zuschlag richtet sich dagegen nach den Zuschlagskriterien. Eine Rangfolge der Bewerber darf nicht nach erst später bedeutsamen Angebotsmerkmalen improvisiert werden.

Mindestanforderungen verändern sich während der Gespräche. Gerade bei technischen Workshops entsteht leicht der Eindruck, eine als zwingend bezeichnete Schnittstelle oder Sicherheitsanforderung könne noch umgestaltet werden. § 17 Abs. 10 VgV schließt Verhandlungen darüber aus. Soll eine Anforderung verhandelbar bleiben, darf die Vergabestelle sie nicht als Mindestanforderung festlegen.

Ein Bieter erhält einen Informationsvorsprung. Individuelle Verhandlungen erlauben unterschiedliche Angebote, aber keinen unterschiedlichen Zugang zu verfahrensrelevanten Änderungen. Überarbeitete Unterlagen müssen die verbleibenden Bieter in gleicher Weise erreichen. Zugleich schützt § 17 Abs. 13 VgV die vertraulichen Lösungsideen jedes Teilnehmers.

Die Regelfrist wird automatisch als ausreichend behandelt. Die gesetzliche Mindestdauer ersetzt nicht die Angemessenheitsprüfung nach § 20 VgV. Benötigt ein belastbares IT-Angebot umfangreiche Mengengerüste, Ortsbesichtigungen oder Abstimmungen mit Unterauftragnehmern, muss die Vergabestelle den tatsächlichen Bearbeitungsaufwand berücksichtigen.

Häufige Fragen

Wann ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zulässig?

Oberhalb des maßgeblichen EU-Schwellenwerts muss ein Tatbestand des § 14 Abs. 3 VgV erfüllt sein. Bei IT-Aufträgen kommen insbesondere notwendige Anpassungen verfügbarer Lösungen, konzeptionelle Leistungen oder konkrete technische und vertragliche Komplexität in Betracht. Der Auftraggeber muss den Bezug zum Beschaffungsgegenstand nachvollziehbar begründen und im Vergabevermerk festhalten. Das Verfahren ist keine frei wählbare Alternative zum offenen oder nicht offenen Verfahren.

Wann ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb zulässig?

Der Verzicht auf den öffentlichen Teilnahmewettbewerb setzt einen Ausnahmefall des § 14 Abs. 4 VgV voraus. Dazu zählen unter engen Voraussetzungen fehlende geeignete Ergebnisse eines vorausgegangenen Verfahrens, technische Alleinstellung oder eine nicht zurechenbare äußerste Dringlichkeit. Bei technischer Alleinstellung verlangt § 14 Abs. 6 VgV zusätzlich, dass keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung besteht und der fehlende Wettbewerb nicht künstlich herbeigeführt wurde. Zeitdruck allein trägt die Ausnahme nicht.

Wann ist eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb möglich?

Die Verhandlungsvergabe ist der Begriff der UVgO für Liefer- und Dienstleistungen, die wegen ihres geschätzten Auftragswerts nicht Teil 4 GWB unterliegen. Ob und in welcher Fassung die UVgO gilt, richtet sich nach den einschlägigen Haushalts- und Landesvorschriften; ihre Bekanntmachung allein setzt sie nicht in Kraft. Die amtliche UVgO, Ausgabe 2017, nennt die Zulassungsgründe in § 8 Abs. 4. Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber nach § 12 Abs. 2 mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf. Nur bei einer Verhandlungsvergabe nach § 8 Abs. 4 Nr. 9 bis 14 darf er nach § 12 Abs. 3 ein einziges Unternehmen beteiligen.

Was ist ein Verhandlungsverfahren?

Es ist ein Vergabeverfahren, in dem die Vergabestelle mit ausgewählten Bietern über Erst- und Folgeangebote spricht, um deren Inhalt zu verbessern. Beim Verfahren mit Teilnahmewettbewerb geht der Angebotsphase eine öffentliche Bewerbung und Eignungsauswahl voraus. Die Verhandlungen enden mit der Aufforderung zu neuen oder überarbeiteten endgültigen Angeboten. Den Zuschlag erteilt der Auftraggeber anschließend anhand der unveränderten Zuschlagskriterien.

Muss bei einer Verhandlungsvergabe verhandelt werden?

Im Verhandlungsverfahren nach VgV ist die Verhandlung der Regelfall. Die Vergabestelle darf aber unmittelbar auf ein Erstangebot zuschlagen, wenn sie sich dies nach § 17 Abs. 11 VgV in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung vorbehalten hat. Für die Verhandlungsvergabe nach UVgO enthält § 12 Abs. 4 eine vergleichbare Möglichkeit: Der Vorbehalt muss in der Auftragsbekanntmachung, den Vergabeunterlagen oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe stehen, und die Bindefrist darf noch nicht abgelaufen sein. Fehlt der erforderliche Vorbehalt, darf die Vergabestelle die Verhandlungsphase nicht überspringen.