Zuschlagserteilung und Auftragserteilung

Mit dem Zugang des Zuschlags nimmt der öffentliche Auftraggeber das Angebot des ausgewählten Bieters an; damit kommt der Vertrag zustande und das Vergabeverfahren endet. Diese Seite beschreibt den Weg vom Ende der Wertung bis zum Vertragsschluss: Informationsschreiben, Wartefrist, Bindefrist und Nachlauf. Die Wertung selbst erläutert die Seite Zuschlagskriterien.

Kurz gesagt

Bei Vergaben im Anwendungsbereich des Teils 4 GWB informiert die Vergabestelle die nicht berücksichtigten Bieter und die noch nicht beschiedenen Bewerber unverzüglich in Textform über den vorgesehenen Auftragnehmer, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses (§ 134 Abs. 1 GWB). Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information geschlossen werden, bei elektronischem Versand oder Fax nach zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung (§ 134 Abs. 2 GWB). Seit dem 1. Juli 2026 entfallen Information und Wartefrist neben dem dringlichkeitsbedingten Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb auch beim Einzelauftrag aus einer Rahmenvereinbarung oder einem dynamischen Beschaffungssystem (§ 134 Abs. 3 GWB). Der Zuschlag ist die Annahme des Angebots: Er muss dem Bieter innerhalb der Bindefrist zugehen und darf das Angebot nicht verändern (§§ 130, 148 und 150 BGB). Die Vergabestelle vervollständigt die Dokumentation (§ 8 VgV) und übermittelt die Vergabebekanntmachung binnen 30 Tagen (§ 39 VgV); die UVgO verlangt eine Unterrichtung nach dem Zuschlag, aber keine Wartefrist (§ 46 UVgO).

Rechtsgrundlage

Informations- und Wartepflicht nach § 134 GWB

§ 134 Abs. 1 Satz 1 GWB verlangt drei Angaben: den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Nach Satz 2 sind auch Bewerber zu informieren, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist; das betrifft Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, darunter das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft. Textform nach § 126b BGB ist eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt. Eine Nachricht über die Vergabeplattform erfüllt diese Form nur, wenn der Empfänger die persönlich an ihn gerichtete Erklärung für einen angemessenen Zeitraum aufbewahren oder speichern kann und das Medium geeignet ist, sie unverändert wiederzugeben.

Nach § 134 Abs. 2 GWB darf der Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden, bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax nach zehn Kalendertagen; die Frist beginnt am Tag nach der Absendung, auf den Zugang kommt es nicht an. Weil Verfahren nach der VgV gemäß § 9 VgV grundsätzlich elektronisch geführt werden, ist die Zehn-Tage-Frist der Regelfall.

Absatz 3 wurde durch Art. 1 Nr. 18 des Gesetzes vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 137) zum 1. Juli 2026 neu gefasst. Die Pflicht entfällt seither, wenn das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist (Nr. 1) oder eine Leistung bei der Nutzung einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden soll (Nr. 2). Nummer 2 meint den Einzelauftrag; für den Zuschlag auf die Rahmenvereinbarung selbst bleibt es bei Information und Wartefrist, soweit § 134 GWB anzuwenden ist. Bei verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen Aufträgen darf der Auftraggeber bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung außerdem zurückhalten, soweit einer der in § 134 Abs. 3 Satz 2 GWB genannten Gründe vorliegt. Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, werden nach § 187 Abs. 2 GWB nach dem Recht zu Ende geführt, das bei ihrer Einleitung galt.

Unterrichtung nach VgV und UVgO

Unbeschadet des § 134 GWB teilt der Auftraggeber nach § 62 Abs. 1 VgV jedem Bewerber und Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zu einem dynamischen Beschaffungssystem mit. Die Mitteilung einer Aufhebung oder erneuten Einleitung einschließlich der Gründe verlangt die Vorschrift, wenn eine Auftragsbekanntmachung oder Vorinformation veröffentlicht wurde. Auf einen in Textform gestellten Antrag unterrichtet der Auftraggeber nach § 62 Abs. 2 VgV unverzüglich, spätestens binnen 15 Tagen nach dessen Eingang, über die dort genannten Ablehnungsgründe, über Merkmale, Vorteile und Namen des erfolgreichen Bieters sowie über den Verlauf von Verhandlungen und Dialogen. Angaben darf er nach § 62 Abs. 3 in Verbindung mit § 39 Abs. 6 VgV nur aus den dort genannten Gründen zurückhalten.

Soweit die UVgO gilt, verlangt § 46 Abs. 1 der UVgO, Ausgabe 2017 zunächst die unverzügliche Unterrichtung aller Bewerber und Bieter über die erfolgte Zuschlagserteilung. Auf Verlangen folgen unverzüglich, spätestens binnen 15 Tagen nach Eingang des Antrags, die in der Vorschrift genannten Gründe und Angaben zum erfolgreichen Angebot. Eine Vorabinformation mit Wartefrist ordnet die UVgO selbst nicht an. Ob eine solche Pflicht hinzukommt, bestimmt das Landesrecht; die Wertgrenzen der Bundesländer verlinken die Vorschriften, der Bereich Fristen nennt Beispiele.

Zuschlag, Vertragsschluss und Bindefrist

Der Zuschlag ergeht nach § 127 Abs. 1 GWB und § 58 Abs. 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot; an der Entscheidung sollen nach § 58 Abs. 5 VgV in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken. Zivilrechtlich ist das Angebot ein Antrag, an den der Bieter gebunden ist, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB); die Bindefrist ist die Annahmefrist (§ 148 BGB), mit deren Ablauf der Antrag erlischt (§ 146 BGB). Der Zuschlag ist die Annahme und wird erst mit Zugang beim Bieter wirksam (§ 130 Abs. 1 BGB). Eine verspätete Annahme gilt nach § 150 BGB als neuer Antrag, eine Annahme mit Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag.

Eine bestimmte Form der Zuschlagserklärung ordnen GWB und VgV nicht an; für die Übermittlung gilt § 9 Abs. 1 VgV, für die Dokumentation § 8 Abs. 1 VgV. Eine Tageszahl für die Bindefrist nennt die VgV nicht; § 13 Abs. 1 UVgO verlangt eine angemessene Frist und nennt als einen Maßstab die Zeit für die Auswertung der Angebote.

Vergabevermerk, Bekanntmachung und Aufhebung

Der Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV nennt unter anderem die nicht berücksichtigten Angebote mit ihren Gründen (Nr. 3) und den erfolgreichen Bieter mit den Gründen der Auswahl (Nr. 5); Vermerk, Dokumentation und Angebote sind nach Absatz 4 bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren, mindestens drei Jahre ab Zuschlag. Spätestens 30 Tage nach der Vergabe übermittelt der Auftraggeber nach § 39 Abs. 1 VgV die Vergabebekanntmachung über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union; Rahmenvereinbarungen werden bekannt gemacht, ihre Einzelaufträge nicht; Einzelaufträge aus einem dynamischen Beschaffungssystem erfasst dagegen eine vierteljährliche Zusammenstellung, die spätestens 30 Tage nach Quartalsende zu versenden ist (§ 39 Abs. 4 VgV). Inhalt und Aufbau beschreibt die Seite Bekanntmachung und eForms. Statt des Zuschlags kommt die Aufhebung in Betracht; ihre Gründe nennen § 63 Abs. 1 VgV und § 48 Abs. 1 UVgO, die den Auftraggeber im Übrigen nicht zum Zuschlag verpflichten.

Praxis: Ablauf vom Wertungsergebnis bis zum Vertragsschluss

1. Zuschlagsentscheidung dokumentieren. Gründe für Auswahl und Nichtberücksichtigung in den Vergabevermerk (§ 8 Abs. 2 Nr. 3 und 5 VgV); an der Entscheidung sollen in der Regel mindestens zwei Vertreter mitwirken (§ 58 Abs. 5 VgV).
2. Informationsschreiben versenden. Soweit § 134 GWB anzuwenden ist und keine Ausnahme nach Absatz 3 eingreift: Textform, die drei Angaben des Absatzes 1 an jeden betroffenen Bieter und noch nicht beschiedenen Bewerber, Absendetag und Versandweg dokumentiert (§ 8 Abs. 1 VgV, § 134 Abs. 2 GWB).
3. Wartefrist abwarten. Sie läuft in Kalendertagen; der Vertrag darf währenddessen nicht geschlossen werden.
4. Zuschlag erteilen. Nach der Wartefrist und vor Ablauf der Bindefrist, ohne Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstige Änderungen (§ 150 BGB).
5. Nachlauf erledigen. Unterrichtung nach § 62 VgV, Vergabebekanntmachung binnen 30 Tagen (§ 39 Abs. 1 VgV), Aufbewahrung nach § 8 Abs. 4 VgV.

Aufbau des Informationsschreibens nach § 134 GWB

Das Gesetz gibt keinen festen Wortlaut vor. Die Tabelle trennt die Pflichtangaben von der Dokumentation des Versands; sie ist kein Vertragstext.

Datumsbeispiel: Absendung, Fristende, frühester Zuschlag

Die Vergabestelle versendet die Informationsschreiben am Montag, 12. Oktober 2026, über die Vergabeplattform. Der Absendetag zählt nicht mit; Tag 1 der Wartefrist ist Dienstag, der 13. Oktober 2026. Wegen des elektronischen Versands beträgt die Frist zehn Kalendertage und endet mit Ablauf von Donnerstag, dem 22. Oktober 2026. Der Zuschlag darf frühestens am Freitag, 23. Oktober 2026, erteilt werden; dieses Datum nennt das Schreiben als frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Gingen die Schreiben stattdessen per Post ab, liefe die Frist von 15 Kalendertagen bis Dienstag, 27. Oktober 2026, und der Vertrag dürfte frühestens am Mittwoch, 28. Oktober 2026, geschlossen werden. Die Bindefrist muss über den frühesten Zuschlagstermin hinausreichen.

Häufige Fehler

• Bewerber werden übergangen. Nach einem Teilnahmewettbewerb sind auch Bewerber zu informieren, denen die Ablehnung ihrer Bewerbung nicht mitgeteilt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die Bieter ergangen ist (§ 134 Abs. 1 Satz 2 GWB).
• Die Frist wird falsch gezählt. Zehn Kalendertage gelten nur bei elektronischem Versand oder Fax, sonst 15; der Absendetag zählt nicht mit. Wird an unterschiedlichen Tagen abgesendet, läuft die Frist für jeden Empfänger gesondert; maßgeblich ist das späteste Fristende (§ 134 Abs. 1 und 2 GWB).
• Eine Pflichtangabe fehlt. Ein Schreiben, das nur den Namen des vorgesehenen Auftragnehmers und den Termin nennt, enthält nicht die nach § 134 Abs. 1 GWB verlangten Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung.
• Die Bindefrist läuft während der Wartefrist ab. Eine verspätete Annahme ist nach § 150 Abs. 1 BGB ein neuer Antrag, den der Bieter annehmen kann, aber nicht muss.
• Der Zuschlag enthält Änderungen oder Vorbehalte. Ein Zuschlag „vorbehaltlich der Haushaltsmittel“ oder mit geänderter Menge, Laufzeit oder Preisregelung ist eine Ablehnung mit neuem Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB).
• Beim Einzelabruf aus einer Rahmenvereinbarung wird gewartet. Die Wartefrist entfällt seit dem 1. Juli 2026 (§ 134 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB); Unterrichtung (§ 62 Abs. 1 VgV) und laufende Dokumentation (§ 8 Abs. 1 VgV) bleiben, ein eigener Vergabevermerk ist beim Abruf ohne erneutes Vergabeverfahren dagegen nicht verlangt (§ 8 Abs. 3 Satz 1, § 21 Abs. 3 und Abs. 4 Nr. 1 VgV).

Häufige Fragen

Was ist Zuschlagserteilung?

Die Zuschlagserteilung ist die Erklärung, mit der der öffentliche Auftraggeber das Angebot des ausgewählten Bieters annimmt. Sie beendet das Vergabeverfahren und lässt den Vertrag zustande kommen, sobald sie dem Bieter zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Sie ergeht nach § 127 Abs. 1 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot. Im Anwendungsbereich des Teils 4 GWB geht ihr die Information nach § 134 GWB voraus; soweit die UVgO gilt, folgt ihr die Unterrichtung nach § 46 UVgO.

Welche Frist gilt bei der Zuschlagserteilung?

Zwei Fristen begrenzen den Zeitpunkt. Frühestens darf der Vertrag nach § 134 Abs. 2 GWB zehn Kalendertage nach elektronischer Absendung der Information geschlossen werden, sonst 15, jeweils ab dem Tag danach. Spätestens muss der Zuschlag dem Bieter vor Ablauf der Bindefrist zugehen, weil das Angebot danach erlischt (§§ 146, 148 BGB). In den Fällen des § 134 Abs. 3 GWB entfällt die Wartefrist; die UVgO kennt keine, verlangt aber eine angemessene Bindefrist (§ 13 Abs. 1 UVgO).

Welche Wirkung hat der Zuschlag?

Mit dem Zugang des Zuschlags ist der Vertrag geschlossen. Das Angebot darf nach § 53 Abs. 7 VgV die Vergabeunterlagen nicht ändern; eine Annahme mit Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen wäre nach § 150 Abs. 2 BGB ein neuer Antrag. Das gilt auch für den in den Vergabeunterlagen vorgesehenen EVB-IT-Vertrag. Ab dem Tag des Zuschlags laufen die 30 Tage für die Vergabebekanntmachung (§ 39 Abs. 1 VgV) und die Aufbewahrungsfrist (§ 8 Abs. 4 VgV).