Zuschlagskriterien mit Beispielen

Zuschlagskriterien legen fest, nach welchen Merkmalen die Vergabestelle die wertbaren Angebote vergleicht und das wirtschaftlichste Angebot bestimmt. Bei IT-Beschaffungen kommt es darauf an, Preis und fachlich relevante Qualitätsunterschiede so abzubilden, dass Bieter die erwartete Leistung erkennen und die Wertung später am Angebotsinhalt überprüft werden kann.

Kurz gesagt

Zuschlagskriterien bewerten das Angebot, während Eignungskriterien die Befähigung und Leistungsfähigkeit des Unternehmens betreffen.

Das wirtschaftlichste Angebot ist nicht automatisch das Angebot mit dem niedrigsten Preis, sondern das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, bewertet danach, ob und inwieweit es die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt (§ 127 Absatz 1 GWB).

Die Vergabestelle darf neben Preis oder Kosten insbesondere Qualität, Umwelt- und Sozialaspekte, auftragsbezogene Merkmale des eingesetzten Personals, Kundendienst, Lieferbedingungen und seit dem 1. Juli 2026 ausdrücklich Aspekte der digitalen Souveränität berücksichtigen (§ 58 Absatz 2 VgV).

Jedes Kriterium muss mit dem Auftragsgegenstand verbunden und hinreichend bestimmt sein. Die Vergabestelle gibt die Kriterien und ihre Gewichtung vorab bekannt; nur wenn eine Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich ist, tritt an ihre Stelle eine absteigende Rangfolge.

Eine nachvollziehbare Bewertungsmatrix benennt deshalb neben Kriterien und Gewichten auch die verlangten Angebotsangaben, den Bewertungsmaßstab und die Rechenregel.

Rechtsgrundlage

Wirtschaftlichstes Angebot und Auftragsbezug

§ 127 Absätze 1 und 3 GWB verbindet den Zuschlag mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und verlangt den Bezug jedes Zuschlagskriteriums zum Auftragsgegenstand. Dieser Bezug kann auch einen Prozess der Herstellung, Bereitstellung oder Entsorgung, den Handel mit der Leistung oder ein anderes Stadium ihres Lebenszyklus erfassen. Ein allgemeines Unternehmensmerkmal genügt dagegen nicht schon deshalb, weil es die Vergabestelle für wünschenswert hält.

Die Abgrenzung zur Eignung ist praktisch wichtig. Nach § 122 Absatz 2 GWB beziehen sich Eignungskriterien auf die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie die wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Die Eignungsprüfung beantwortet, ob ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann; die Zuschlagswertung vergleicht dagegen die wertbaren Angebote nach den festgelegten Zuschlagskriterien. Die Reihenfolge ist nicht in jedem Verfahren gleich: Im offenen Verfahren führt der Auftraggeber nach § 42 Absatz 4 VgV (Fassung seit 1. Juli 2026) grundsätzlich die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durch; er darf ohne Begründung davon abweichen, soweit ein erhöhter Aufwand oder sonstige verfahrensbezogene Gründe entgegenstehen. Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, werden nach § 187 Absatz 2 GWB nach dem bisherigen Recht zu Ende geführt; nach dem bis dahin geltenden § 42 Absatz 3 VgV konnte der Auftraggeber die Angebotsprüfung im offenen Verfahren vorziehen, musste es aber nicht.

§ 127 Absätze 4 und 5 GWB verlangt Kriterien, die wirksamen Wettbewerb ermöglichen, eine willkürliche Entscheidung ausschließen und eine wirksame Überprüfung der Angebote zulassen. Kriterien und Gewichtung müssen in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen stehen. Nach der Rechtsprechung des EuGH darf der Auftraggeber Unterkriterien und Gewichtungskoeffizienten für die bekannt gemachten Zuschlagskriterien nicht nachträglich festlegen; auch sie müssen den Bietern vor Angebotsabgabe bekannt sein (EuGH, Urteil vom 24. Januar 2008, C-532/06). Die Bewertungsmethode, mit der die Angebote konkret bewertet und eingestuft werden, muss dagegen nicht vorab veröffentlicht werden; sie darf aber Zuschlagskriterien und Gewichtung nicht verändern (EuGH, Urteil vom 14. Juli 2016, C-6/15).

Kriterien, Gewichtung und Kosten nach VgV

§ 58 Absatz 2 VgV nennt einen offenen Katalog zulässiger Aspekte. Bei IT-Leistungen können etwa technischer Wert, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit, auftragsbezogene Erfahrung des vorgesehenen Personals, technische Hilfe oder Ausführungsfristen relevant sein. Aspekte der digitalen Souveränität stehen seit dem 1. Juli 2026 ausdrücklich in § 58 Absatz 2 Satz 2 Nummer 4 VgV; für Verfahren, die vorher begonnen haben, gilt nach § 187 Absatz 2 GWB die frühere Fassung ohne diese Nummer. Die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals darf die Vergabestelle nur dann als Zuschlagskriterium bewerten, wenn dessen Qualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.

Die Vergabestelle gibt nach § 58 Absatz 3 VgV an, wie sie die einzelnen Kriterien gewichtet. Eine angemessene Gewichtungsspanne ist zulässig; nur wenn eine Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich ist, genügt die absteigende Rangfolge. Die Ausnahme ersetzt daher nicht die Entscheidung darüber, welche Merkmale für den konkreten Beschaffungsgegenstand wichtig sind.

Soll nicht allein der Anschaffungspreis zählen, kann die Vergabestelle Kosten auf Grundlage des Lebenszyklus bewerten. § 59 Absätze 1 und 2 VgV verlangt dann, dass sie die Berechnungsmethode und die von den Unternehmen zu liefernden Informationen vorgibt; einbezogen werden können insbesondere Anschaffung, Nutzung, Wartung und Kosten am Ende der Nutzungsdauer. Für eine Serverbeschaffung kann dadurch ein vorab definierter Kostenvergleich aussagekräftiger sein als der reine Kaufpreis.

Soweit die UVgO auf das Verfahren Anwendung findet, enthält § 43 UVgO entsprechende Grundsätze für Zuschlag, Auftragsbezug, Bestimmtheit und Gewichtung. Der Beispielkatalog in § 43 Absatz 2 UVgO (Ausgabe 2017) umfasst nur die Nummern 1 bis 3; Aspekte der digitalen Souveränität nennt er nicht. Die Vergabestelle muss für Unterschwellenvergaben zusätzlich prüfen, welche Fassung aufgrund der für sie geltenden Einführungsvorschriften maßgeblich ist.

Praxis: Zuschlagskriterien für IT-Leistungen aufbauen

Die Vergabestelle beginnt bei den Beschaffungszielen und der Leistungsbeschreibung. Mindestanforderungen gehören eindeutig in die Leistungsbeschreibung oder den Kriterienkatalog; Zuschlagskriterien erfassen die wertbaren Unterschiede oberhalb oder neben diesen Mindestanforderungen. Ein Kriterium wie „Qualität des Konzepts“ bleibt zu offen, solange nicht feststeht, welche Angaben der Bieter liefern soll und woran die Vergabestelle die Qualität erkennt.

Die folgende Tabelle zeigt mögliche Kriterien für typische IT-Beschaffungen. Sie ist keine fertige Matrix: Die Vergabestelle passt Auftragsbezug, Nachweis, Bewertungsmaßstab und Gewichtung an den eigenen Beschaffungsgegenstand an.

Danach legt die Vergabestelle die Bewertungsskala fest. Die UfAB 2018 beschreibt dafür Zielerfüllungsgrade, Gewichtungspunkte und Bewertungspunkte. In dem dort dargestellten Grundmodell werden Bewertungs- und Gewichtungspunkte je Kriterium multipliziert und die Leistungspunkte anschließend addiert. Wie Preis oder Kosten mit der Leistung verknüpft werden, legt die Vergabestelle vor der Angebotswertung fest. Ein Rechentest mit unterschiedlichen Bewertungsergebnissen zeigt vor der Veröffentlichung, wie sich Gewichte und Skala auf die Rangfolge auswirken. Der Bewertungsmaßstab muss die Zuordnung eines Angebotsinhalts zu einer Bewertungsstufe und die Begründung dieser Zuordnung ermöglichen.

Vor der Bekanntmachung gleicht die Vergabestelle Matrix, Preisblatt, Kriterienkatalog und Bewerbungsbedingungen ab. Die Unterlagen legen fest, welche Preisbestandteile nach der gewählten Methode in den Wertungspreis einfließen und wie die Vergabestelle mit Grenz- und Gleichstandsfällen umgeht. Enthält die Beschaffung EVB-IT-Vertragsunterlagen, müssen Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Vertragsmodell dieselben Mengen, Optionen und Rollen verwenden.

Bei der Angebotswertung trägt die Vergabestelle für jedes Kriterium die angebotenen Inhalte, die erreichte Bewertungsstufe und die konkrete Begründung zusammen. § 8 Absätze 1 und 2 VgV verlangt die fortlaufende Dokumentation der Entscheidungen und im Vergabevermerk unter anderem die Gründe für die Auswahl des erfolgreichen Angebots. Eine bloße Punktzahl zeigt den Rechenweg, aber noch nicht, weshalb ein Angebotsinhalt die zugehörige Bewertungsstufe erreicht.

Häufige Fehler

Eignung und Zuschlag werden vermischt. Allgemeine Unternehmensreferenzen oder die gesamte Personalstärke beschreiben regelmäßig das Unternehmen, nicht die angebotene Leistung. Soll vorgesehenes Schlüsselpersonal bewertet werden, muss die Vergabestelle den erheblichen Einfluss dieses Personals auf die Auftragsausführung und den Bezug der bewerteten Merkmale zur konkreten Rolle herstellen.

Das Kriterium besteht nur aus einem Schlagwort. „Konzeptqualität“, „Benutzerfreundlichkeit“ oder „Service“ sagen dem Bieter nicht, welche Darstellung erwartet wird. Ohne Zielerfüllungsgrade fehlt auch dem Wertungsgremium ein gemeinsamer Maßstab.

Gewichte und Unterkriterien widersprechen sich. Eine hohe formale Gewichtung kann durch zahlreiche Unterpunkte eines anderen Kriteriums entwertet werden. Die Vergabestelle prüft deshalb die tatsächliche Rechenwirkung; die Wertung darf keine nicht bekannt gemachten Zuschlagskriterien oder Gewichte einführen.

Mindestanforderungen werden erst in der Punktewertung geprüft. Eine zwingende Eigenschaft und ein bewertbarer Mehrwert erfüllen unterschiedliche Funktionen. Die Vergabestelle kennzeichnet klar, ob Nichterfüllung zum Ausschluss führt oder lediglich weniger Leistungspunkte ergibt.

Fehlende leistungsbezogene Angaben sollen nachgefordert werden. § 56 Absatz 3 VgV schließt die Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen aus, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen; die dort geregelte Ausnahme betrifft nur bestimmte unwesentliche Preisangaben. Die Vergabeunterlagen müssen daher unmissverständlich bezeichnen, welche wertungsrelevanten Unterlagen mit dem Angebot einzureichen sind.

Die Dokumentation wiederholt nur die Punktzahl. Eine tragfähige Begründung benennt den maßgeblichen Angebotsinhalt und ordnet ihn dem veröffentlichten Zielerfüllungsgrad zu. Pauschale Werturteile erschweren die interne Kontrolle und die spätere Überprüfung.

Häufige Fragen

Welche Zuschlagskriterien gibt es?

Die Vergabestelle kann Preis oder Kosten sowie qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien verwenden. § 58 VgV nennt beispielhaft technischen Wert, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit, bestimmte Merkmale des eingesetzten Personals, Kundendienst, Lieferbedingungen und seit dem 1. Juli 2026 Aspekte der digitalen Souveränität; § 43 Absatz 2 UVgO (Ausgabe 2017) enthält diesen Punkt nicht. Bei IT-Leistungen sind außerdem auftragsbezogene Konzeptkriterien möglich, wenn die Vergabestelle die erwarteten Angebotsangaben und Bewertungsmaßstäbe konkret vorgibt. Die Auswahl folgt stets dem Beschaffungsgegenstand, nicht einem unveränderten Standardkatalog.

Was sind Zuschlagskriterien?

Zuschlagskriterien sind die vorab bekannt gemachten Merkmale, anhand derer die Vergabestelle wertbare Angebote miteinander vergleicht. Sie betreffen das Angebot und seinen Nutzen für den Auftraggeber, nicht lediglich die allgemeine Eignung des Bieters. Zu jedem Kriterium gehören ein Auftragsbezug, eine Gewichtung oder ausnahmsweise eine Rangfolge sowie ein überprüfbarer Bewertungsmaßstab. Die Wertung nach den festgelegten Kriterien und Gewichten führt zur Zuschlagsentscheidung.

Was bedeutet wirtschaftlichstes Angebot?

Das wirtschaftlichste Angebot weist nach den festgelegten Zuschlagskriterien das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auf. Es kann das preisgünstigste Angebot sein, wenn die Vergabestelle die geforderte Qualität vollständig als Mindestanforderung beschreibt und allein den Preis wertet. Bewertet sie zusätzliche Qualität oder andere zulässige Aspekte, entscheidet die vor der Angebotswertung festgelegte Verknüpfung dieser Kriterien mit Preis oder Kosten. Ein qualitativ stärkeres, aber teureres Angebot erhält nur dann den Zuschlag, wenn es danach den besten Wert erreicht.