Arten des Vergabeverfahrens

Die Verfahrensart legt fest, wer sich beteiligen kann, ob die Vergabestelle verhandeln darf und welche Fristen gelten. Oberhalb der EU-Schwellenwerte kennt das GWB fünf Verfahrensarten; im Anwendungsbereich der UVgO gelten die in § 8 genannten Verfahren sowie der Direktauftrag außerhalb eines Vergabeverfahrens.

Dieser Bereich ordnet die Verfahren nach Voraussetzungen und Ablauf ein. Er verweist außerdem auf Rahmenvereinbarungen, Vergabeunterlagen, Fristen und Zuschlag.

Kurz gesagt

Für klassische öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge müssen Auftraggeberstatus, Auftragsgegenstand, Ausnahmen und geschätzter Nettoauftragswert zusammen geprüft werden. Erreicht ein Auftrag den einschlägigen EU-Schwellenwert, gelten Teil 4 des GWB und für Aufträge im Anwendungsbereich des § 1 VgV die Verfahrensregeln der VgV. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der Schwellenwert 216.000 Euro ohne Umsatzsteuer, für zentrale Regierungsbehörden 140.000 Euro; den niedrigeren Wert wenden nach § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB seit dem 1. Juli 2026 nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien an, bis dahin galt er für alle obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. § 119 GWB nennt fünf Verfahrensarten: Offenes und nicht offenes Verfahren stehen frei zur Wahl, die übrigen nur unter gesetzlichen Voraussetzungen. Unterhalb der Schwelle hängt die anwendbare Verfahrensordnung vom Haushalts- und Landesrecht ab; die IT-Eigenschaft einer Leistung ist für sich genommen kein Grund für ein Verhandlungsverfahren.

Wahl der Verfahrensart: Schwelle, Gründe, Wertgrenzen

Der geschätzte Nettoauftragswert nach § 3 VgV ist eine wichtige, aber nicht die einzige Weiche. Die Vergabestelle prüft außerdem, ob sie öffentlicher Auftraggeber nach § 99 GWB ist, ob ein öffentlicher Auftrag nach § 103 GWB vorliegt und ob etwa eine Ausnahme nach § 107 GWB eingreift. Die Schwellenwerte folgen aus § 106 GWB. Die seit dem 1. Januar 2026 geltenden Beträge stehen in der Bekanntmachung des BMWE vom 9. Dezember 2025; die Schätzregeln erläutert der Bereich Schwellenwerte. Wer den Schwellenwert für zentrale Regierungsbehörden anwendet, bestimmt § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB: seit dem 1. Juli 2026 nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien (Fassung des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137); vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2026 galt er nach dem früheren Wortlaut für alle obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen, auf die sich Nr. I.3 der Bekanntmachung vom 9. Dezember 2025 noch bezieht.

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog setzen einen Tatbestand des § 14 Abs. 3 VgV voraus. Dazu gehören unter anderem ein Auftrag mit konzeptionellen oder innovativen Lösungen und eine Leistung, deren technische Anforderungen nicht mit ausreichender Genauigkeit anhand der dort genannten Bezugsgrößen beschrieben werden können. Die Vergabestelle hält den einschlägigen Umstand nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 VgV im Vergabevermerk fest. Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist nur in den Fällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig; für technische Gründe und ausschließliche Rechte gelten zusätzlich die Einschränkungen des § 14 Abs. 6 VgV.

Die UVgO, Ausgabe 2017, gilt nicht allein aufgrund ihrer Bekanntmachung, sondern nach Maßgabe der einschlägigen Anwendungsregel. Wo sie gilt, stehen die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach § 8 Abs. 2 UVgO frei zur Wahl. Die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe setzen einen Tatbestand des § 8 Abs. 3 oder 4 UVgO oder eine einschlägige Wertgrenze voraus. Für Auftraggeber des Bundes gilt seit dem 1. Juli 2026 eine abweichende Regel: Die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb oder mit Bekanntmachung steht ihnen nach § 55 Abs. 1 BHO bis zum Erreichen der Schwellenwerte voraussetzungslos zur Verfügung, die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer nach ihrer Wahl (Ziffer I der Abweichenden Verwaltungsvorschriften vom 10. Juni 2026, BAnz AT 18.06.2026 B3); die Festsetzung von Wertgrenzen durch Bundesministerien nach § 8 Abs. 4 Nr. 17 Satz 1 erster Halbsatz UVgO entfällt, und die Vorschriften treten mit Bekanntmachung einer neuen Fassung der UVgO außer Kraft (Ziffern III und IV). § 14 UVgO nennt 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Direktauftrag; abweichende Anwendungsregeln gehen vor. Bei Beschaffungen, die § 55 Abs. 2 BHO unterliegen, sind seit dem 1. Juli 2026 Direktaufträge bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit möglich, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine höhere Wertgrenze rechtfertigen (§ 55 Abs. 2 Satz 1 BHO in der Fassung des Art. 3 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137). Abweichende Werte erläutern die Seiten Wertgrenzen der Bundesländer und Direktauftrag und Wertgrenzen.

Verfahrensarten ober- und unterhalb der Schwelle

Die Tabelle nennt die Regelfristen der §§ 15 bis 20 VgV. Verkürzungen und Sonderregeln sind nicht vollständig abgebildet.

Soweit die SektVO anwendbar ist, stehen nach § 13 Abs. 1 SektVO auch das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog frei zur Wahl. Rahmenvereinbarungen sind nach § 21 VgV in einer zulässigen Verfahrensart abzuschließen; ihre Laufzeit beträgt höchstens vier Jahre, sofern kein im Gegenstand begründeter Sonderfall vorliegt. Rahmenvereinbarungen (§ 103 Abs. 5 GWB) und dynamische Beschaffungssysteme (§ 120 Abs. 1 GWB) sind keine weiteren Verfahrensarten; sie werden in einer der Verfahrensarten des § 119 GWB abgeschlossen beziehungsweise eingerichtet.

Ablauf eines Vergabeverfahrens in sieben Schritten

1. Bedarf klären und Auftragswert schätzen. Die Schätzung umfasst nach § 3 Abs. 1 VgV den voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen (Vorbereitung).
2. Anwendungsregime und Verfahrensart bestimmen. Die Vergabestelle prüft Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Ausnahmen, Auftragswert und die Voraussetzungen der gewählten Verfahrensart.
3. Vergabeunterlagen zusammenstellen. Dazu gehören insbesondere Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und der vorgesehene EVB-IT-Vertrag.
4. Bekanntmachung veröffentlichen oder Unternehmen auffordern. Bei Bekanntmachungen nach der VgV gelten die Übermittlungs- und Veröffentlichungsregeln des § 40 VgV.
5. Teilnahmeanträge oder Angebote bearbeiten. Der konkrete Ablauf folgt der gewählten Verfahrensart, einschließlich Bieterfragen, Aufklärung und Nachforderung; im Verhandlungsverfahren legt die Vergabestelle für endgültige Angebote eine einheitliche Frist fest (§ 17 Abs. 14 VgV).
6. Angebote werten. Die Vergabestelle wendet die bekannt gemachten Zuschlagskriterien nach § 58 VgV an. Im offenen Verfahren sind Verhandlungen über Angebote oder Preise unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV).
7. Zuschlag und Nachlauf bearbeiten. Soweit § 134 GWB gilt, informiert die Vergabestelle die betroffenen Bewerber und Bieter vor Vertragsschluss in Textform. Der Vertrag darf grundsätzlich erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden, bei elektronischer Übermittlung oder Fax nach zehn Kalendertagen; die Frist beginnt am Folgetag. Die Ausnahmen stehen in § 134 Abs. 3 GWB. Nach der Vergabe übermittelt die Vergabestelle die Bekanntmachung nach § 39 VgV spätestens innerhalb von 30 Tagen.

Landesrecht: Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen

In Niedersachsen erlaubt § 5 der Niedersächsischen Wertgrenzenverordnung in der seit dem 29. Mai 2025 geltenden Fassung in ihrem Anwendungsbereich für Liefer- und Dienstleistungen die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe bis 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Der allgemeine Direktauftrag ist bis 20.000 Euro ohne Umsatzsteuer möglich; für die in § 5 Abs. 3 Satz 2 NWertVO bezeichneten Schulen gilt eine Grenze von 100.000 Euro.

Für Landesbehörden und -einrichtungen in Nordrhein-Westfalen nennen die Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO NRW (Nr. 2.2.1 bis 2.2.3 in der Fassung des Runderlasses des Ministeriums der Finanzen vom 10. April 2026, MBl. NRW. 2026 Nr. 94, in Kraft seit dem 22. April 2026) für Liefer- und Dienstleistungen Direktaufträge bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie Beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 Abs. 3 Nr. 2 UVgO und Verhandlungsvergaben nach § 8 Abs. 4 UVgO bis 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Die Direktauftragsgrenze von 50.000 Euro galt für die Landesverwaltung bereits seit dem 1. Februar 2026, vorläufig im Erlasswege. Für Gemeinden gilt seit dem 1. Januar 2026 § 75a GO NRW: Sie gestalten die Vergabe vorbehaltlich anderer Rechtsvorschriften wirtschaftlich, effizient und sparsam unter Beachtung von Gleichbehandlung und Transparenz; einschränkende kommunale Regeln dürfen nur durch Satzung erlassen werden. Die bisherigen Kommunalen Vergabegrundsätze des Landes sind zum 1. Januar 2026 entfallen. Die Wertgrenzen für die Landesverwaltung lassen sich deshalb nicht ohne Prüfung der kommunalen Regelungen auf eine Gemeinde übertragen.

Häufige Fehler

• Verhandlungsverfahren pauschal mit IT-Komplexität begründen. § 14 Abs. 3 VgV verlangt einen dort genannten Tatbestand und konkrete Umstände des Auftrags. Offenes und nicht offenes Verfahren stehen dagegen nach § 14 Abs. 2 VgV frei zur Wahl.
• Im offenen Verfahren nachverhandeln. § 15 Abs. 5 VgV erlaubt Aufklärung, aber keine Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise.
• Wertgrenze und EU-Schwellenwert gleichsetzen. Eine Wertgrenze erweitert unter bestimmten Anwendungsregeln die Wahlmöglichkeiten unterhalb des EU-Schwellenwerts. Oberhalb des einschlägigen Schwellenwerts sind daneben Auftraggeberstatus, Auftragsgegenstand, Ausnahmen und gegebenenfalls ein besonderes Regelwerk zu prüfen.
• Wartefrist als ausnahmslos behandeln. § 134 Abs. 3 GWB nennt Fälle, in denen die Informations- und Wartepflicht entfällt.

Häufige Fragen

Ab wann ist ein Vergabeverfahren durchzuführen?

Eine bundesweit einheitliche Untergrenze für alle öffentlichen Auftraggeber gibt es nicht. Die Vergabestelle prüft Auftraggeberstatus, Auftragsgegenstand, Ausnahmen, geschätzten Gesamtwert und die für sie geltenden Haushalts- oder Landesregeln. Bei Beschaffungen nach § 55 Abs. 2 BHO ist seit dem 1. Juli 2026 ein Direktauftrag bis einschließlich 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer möglich, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine höhere Wertgrenze rechtfertigen (§ 55 Abs. 2 Satz 1 BHO); oberhalb dieses Betrags folgt daraus nicht automatisch die UVgO, sondern zunächst die Prüfung der anwendbaren Regeln. Erreicht ein klassischer öffentlicher Liefer- oder Dienstleistungsauftrag den einschlägigen Schwellenwert des § 106 GWB, gilt Teil 4 des GWB; die VgV gilt nach ihrem § 1 für die dort bezeichneten Aufträge.

Wann ist kein Vergabeverfahren notwendig?

Ein Direktauftrag unterhalb der einschlägigen Wertgrenze und unter den Voraussetzungen der anwendbaren Regel ist kein Vergabeverfahren. Teil 4 des GWB gilt außerdem nicht, wenn eine gesetzliche Ausnahme eingreift, etwa bei einer Inhouse-Vergabe oder einer Zusammenarbeit öffentlicher Auftraggeber unter den jeweiligen Voraussetzungen des § 108 GWB. Ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb bleibt dagegen ein Vergabeverfahren. Die Vergabestelle dokumentiert die für ihre Entscheidung maßgeblichen Umstände.

Wann endet ein Vergabeverfahren und wann ist es abgeschlossen?

Das Vergabeverfahren endet durch den Zuschlag oder durch seine Aufhebung. Soweit § 134 GWB gilt, liegt die Wartefrist vor dem Vertragsschluss. Anschließend bestehen je nach Regelwerk weitere Pflichten: Nach § 39 VgV wird die Vergabebekanntmachung spätestens 30 Tage nach der Vergabe übermittelt. Nach § 30 UVgO informiert die Vergabestelle bei einer Beschränkten Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe jeweils ohne Teilnahmewettbewerb ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer für drei Monate im Internet über den Auftrag; die Ausnahmen stehen in § 30 Abs. 2 UVgO. § 8 Abs. 4 VgV verlangt die Aufbewahrung der dort genannten Unterlagen bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit, mindestens aber drei Jahre ab Zuschlag.

Wann kann ein Vergabeverfahren aufgehoben werden?

§ 63 Abs. 1 VgV und § 48 Abs. 1 UVgO nennen vier Gruppen von Gründen: kein den Bedingungen entsprechendes Angebot, nach der UVgO auch kein entsprechender Teilnahmeantrag, eine wesentliche Änderung der Verfahrensgrundlage, kein wirtschaftliches Ergebnis oder andere schwerwiegende Gründe. Beide Vorschriften stellen außerdem klar, dass grundsätzlich keine Pflicht zum Zuschlag besteht. Nach § 63 Abs. 2 VgV teilt die Vergabestelle den Bewerbern oder Bietern die Aufhebungsgründe unverzüglich mit und auf Antrag in Textform; für die UVgO regelt § 46 die Unterrichtung.