Öffentliche und beschränkte Ausschreibung

Öffentliche und beschränkte Ausschreibung sind im Anwendungsbereich der UVgO Verfahren für Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Für eine IT-Beschaffung entscheidet nicht der Wunsch nach einem kurzen Verfahren, sondern die anwendbare Vorschrift: Die Vergabestelle klärt zuerst Auftraggeber, Auftragswert und Geltungsbereich und wählt danach den zulässigen Zugang zum Wettbewerb.

Kurz gesagt

Bei der Öffentlichen Ausschreibung kann jedes interessierte Unternehmen unmittelbar ein Angebot abgeben. Bei der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb bewerben sich Unternehmen zunächst öffentlich; nur ausgewählte geeignete Bewerber erhalten anschließend die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Beide Verfahren stehen dem Auftraggeber nach § 8 Absatz 2 UVgO grundsätzlich gleichrangig zur Wahl. Eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist dagegen nur zulässig, wenn § 8 Absatz 3 UVgO oder eine für den Auftraggeber geltende Sonderregel sie eröffnet. Die Vergabestelle dokumentiert den gewählten Weg von Beginn an und setzt Fristen, die zur konkreten IT-Leistung passen.

Rechtsgrundlage

Die UVgO – Ausgabe 2017 betrifft nach § 1 Liefer- und Dienstleistungsaufträge, deren geschätzter Wert ohne Umsatzsteuer den Schwellenwert des § 106 GWB unterschreitet, sofern keiner der in § 1 Absatz 2 UVgO bezeichneten GWB-Ausnahmetatbestände greift. Die UVgO gilt nicht schon wegen ihrer Bekanntmachung im Bundesanzeiger; Bund und Länder setzen sie durch ihre haushalts- oder landesrechtlichen Vorschriften in Kraft. Deshalb muss eine kommunale Vergabestelle zusätzlich die aktuellen Regeln ihres Landes und gegebenenfalls örtliche Vorgaben prüfen. Einen Einstieg bietet die Übersicht zu den Wertgrenzen der Bundesländer.

§ 106 Absatz 1 GWB stellt für den Übergang zum Oberschwellenrecht auf den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer ab. Die amtliche Bekanntmachung der EU-Schwellenwerte nennt für klassische Liefer- und Dienstleistungsaufträge seit dem 1. Januar 2026 folgende Beträge:

Die Bruttoangaben sind nur Rechenwerte nach dem allgemeinen Steuersatz aus § 12 Absatz 1 UStG. Für die Schwellenwertprüfung bleibt ausschließlich der geschätzte Nettoauftragswert maßgeblich.

Die Bekanntmachung nennt keine Behörden, sondern verweist in Ziffer I.3 für den Schwellenwert der zentralen Regierungsbehörden auf die in § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB genannten Bundeseinrichtungen. Diese Vorschrift bezeichnet in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung (Artikel 1 Nummer 8 und Artikel 15 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137) nur das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien; bis zum 30. Juni 2026 galt der Betrag von 140.000 Euro für alle obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. Alle übrigen Bundesbehörden und Bundeseinrichtungen vergleichen ihren geschätzten Auftragswert seither mit 216.000 Euro netto. Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, werden nach § 187 Absatz 2 GWB nach dem bei Verfahrensbeginn geltenden Recht zu Ende geführt.

Unterhalb des jeweils einschlägigen EU-Schwellenwerts unterscheidet § 8 UVgO vier Wege: Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergabe. § 9 UVgO öffnet die Öffentliche Ausschreibung für Angebote einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen. Nach § 10 UVgO ist bei der beschränkten Variante mit Teilnahmewettbewerb nur die erste Stufe öffentlich; in der zweiten Stufe dürfen nur die nach Eignungsprüfung aufgeforderten Bewerber ein Angebot abgeben.

§ 8 Absatz 3 UVgO lässt die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb zu, wenn eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis hatte oder ein offeneres Verfahren einen Aufwand verursachen würde, der zum Vorteil oder Wert der Leistung im Missverhältnis steht. § 11 UVgO verlangt dann die Aufforderung mehrerer, grundsätzlich mindestens drei geeigneter Unternehmen; die Vergabestelle soll zwischen den aufgeforderten Unternehmen wechseln. Der Wortlaut nennt weder eine bloße Zeitersparnis noch die Vertrautheit mit bisherigen Auftragnehmern als selbstständigen Ausnahmetatbestand.

Praxis: Verfahren auswählen und durchführen

Entscheidung vor der Bekanntmachung

Die Vergabestelle grenzt den Bedarf zunächst so ab, dass Lieferungen, Einführung, Migration, Support und vorgesehene Optionen in die Auftragswertschätzung einfließen, soweit sie zum Auftrag gehören; § 3 Absatz 1 VgV stellt auf den voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen ab. Danach prüft die Vergabestelle auf der Schwellenwertseite das anzuwendende Regelwerk. Bleibt der Auftrag im Anwendungsbereich der UVgO, kann sie zwischen Öffentlicher Ausschreibung und Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wählen. Für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb hält sie den konkreten Tatbestand oder die einschlägige Wertgrenze in der Vergabeakte fest.

Die Öffentliche Ausschreibung passt, wenn der Markt ohne vorgeschaltete Auswahl unmittelbar um vergleichbare Angebote gebeten werden kann. Die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ist sachgerecht, wenn eine vorgelagerte Eignungsauswahl den Angebotsaufwand auf beiden Seiten begrenzt, etwa bei einer anspruchsvollen IT-Migration. Entscheidend ist, dass die Vergabestelle die Auswahlregeln vorab festlegt: Nach § 36 UVgO müssen die Eignungskriterien zur Begrenzung objektiv und nicht diskriminierend sein; die vorgesehene Mindestzahl darf nicht unter drei liegen, sofern genügend geeignete Bewerber vorhanden sind.

Bekanntmachung, Unterlagen und Fristen

Nach §§ 27 und 28 UVgO veröffentlicht der Auftraggeber die Öffentliche Ausschreibung und den Teilnahmewettbewerb. § 29 Absatz 1 UVgO verlangt grundsätzlich, dass die Vergabeunterlagen unter einer elektronischen Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind. Für IT-Aufträge müssen insbesondere Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien so aufeinander abgestimmt sein, dass die Vergabestelle Angebote nach den bekannt gegebenen Maßstäben prüfen kann.

§ 13 UVgO schreibt für diese Verfahren keine feste Zahl von Kalendertagen vor. Teilnahme-, Angebots- und Bindefrist müssen angemessen sein; maßgeblich sind unter anderem Komplexität, geforderte Nachweise, Bearbeitungsaufwand und Kommunikationsmittel. Stellt die Vergabestelle zusätzliche wesentliche Informationen bereit oder ändert sie die Unterlagen wesentlich, verlängert sie die Frist, soweit dies erforderlich ist.

Den konkreten Terminplan bildet der Fristenbereich ab. Für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb kommt zusätzlich § 30 UVgO hinzu: Ab einem Auftragswert von 25.000 Euro netto, rechnerisch 29.750 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer, informiert der Auftraggeber nach der Vergabe für drei Monate auf seiner Internetseite oder einem Internetportal. Maßgeblich bleibt der Nettobetrag.

Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft die Vergabestelle die Angebote nach § 41 UVgO. Den Zuschlag erteilt sie nach § 43 UVgO anhand der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlichste Angebot. Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise sind nach § 9 Absatz 2 in Verbindung mit § 10 Absatz 3 und § 11 Absatz 3 UVgO in allen drei Ausschreibungsvarianten unzulässig. Benötigt der Auftraggeber Verhandlungen, ist die Verhandlungsvergabe die gesondert zu prüfende Verfahrensart.

Häufige Fehler

Die beschränkte Ausschreibung wird pauschal als Verfahren ohne Öffentlichkeit behandelt. Mit Teilnahmewettbewerb beginnt sie gerade mit einer öffentlichen Aufforderung. Nur die Angebotsstufe ist auf die ausgewählten Bewerber begrenzt.

Die Vergabestelle beruft sich bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nur auf Eile oder einen bekannten Bieterkreis. § 8 Absatz 3 UVgO verlangt einen dort genannten Tatbestand; abweichende Wertgrenzen müssen für den konkreten Auftraggeber gelten. Die Begründung gehört nach § 6 UVgO fortlaufend in die Dokumentation.

Die Auswahl im Teilnahmewettbewerb bleibt offen. Eine Begrenzung auf bestimmte Bewerber erfordert vorab bekannt gegebene objektive und nicht diskriminierende Kriterien. Referenzen oder Kapazitätsangaben dürfen nicht erst nach Eingang der Teilnahmeanträge zu einem neuen Auswahlmaßstab umgedeutet werden.

Die Angebotsfrist orientiert sich nur am internen Wunschtermin. Ein IT-Konzept, eine Migrationserhebung oder umfangreiche Preisblätter benötigen Bearbeitungszeit. Wesentliche Antworten oder Änderungen kurz vor Fristablauf können eine Verlängerung nach § 13 Absatz 4 UVgO auslösen.

Die Vergabestelle verhandelt in der Aufklärung nach. Zulässig ist die Aufklärung über Eignung, Ausschlussgründe oder Angebot. Änderungen an Angebot oder Preis würden die Grenze zur Verhandlung überschreiten.

Häufige Fragen

Wann muss eine Öffentliche Ausschreibung erfolgen?

Nach § 8 Absatz 2 UVgO muss die Vergabestelle nicht allgemein die Öffentliche Ausschreibung vor der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb bevorzugen. Beide stehen nach dem UVgO-Ausgangstext zur Wahl. Eine Pflicht zur Öffentlichen Ausschreibung kann sich aber aus der für den Auftraggeber geltenden Haushalts-, Landes- oder Kommunalregel ergeben. Deshalb genügt die UVgO allein für die Antwort nicht.

Wann muss keine Öffentliche Ausschreibung erfolgen?

Eine Öffentliche Ausschreibung ist nicht erforderlich, wenn die Vergabestelle zulässig die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wählt. Ohne Teilnahmewettbewerb benötigt sie einen Fall des § 8 Absatz 3 UVgO oder eine anwendbare Sonderregel. Oberhalb des EU-Schwellenwerts gelten andere Verfahrensbezeichnungen und Regeln; die Abgrenzung erläutert die Seite zum offenen Verfahren. Die Entscheidung muss vor Verfahrensbeginn begründet und dokumentiert sein.

Ab wann ist eine freihändige Vergabe zulässig?

Der Suchbegriff „freihändige Vergabe“ bezeichnet bei Liefer- und Dienstleistungen keine bundesweit einheitliche Wertgrenze; die UVgO unterscheidet zwischen Verhandlungsvergabe und Direktauftrag. Für Auftraggeber des Bundes ermöglicht § 55 Absatz 2 BHO in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung (Artikel 3 und 15 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137) unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einen Direktauftrag bis 50.000 Euro netto, rechnerisch 59.500 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer; die Vorschrift lässt bei entsprechender Natur des Geschäfts oder besonderen Umständen eine höhere Wertgrenze zu. Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln. Bis zum 30. Juni 2026 enthielt § 55 BHO keine gesetzliche Wertgrenze für Direktaufträge; für Vergabestellen des Bundes galten vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2026 abweichend von § 14 UVgO 15.000 Euro netto nach Ziffer I der Abweichenden Verwaltungsvorschriften vom 17. Dezember 2025 (BAnz AT 29.12.2025 B1); diese Ziffer trat nach Ziffer IV mit dem Inkrafttreten der gesetzlichen Regelung außer Kraft. Für Zuwendungsempfänger des Bundes (§§ 23, 44 BHO) gilt diese Grenze nach Ziffer II fort, bis die Nebenbestimmungen ANBest-P, ANBest-I und NABF geändert sind, längstens bis zum 31. Dezember 2027; Einzelheiten nennt die Seite zu den Wertgrenzen für den Direktauftrag. Daneben erlauben die seit dem 1. Juli 2026 geltenden Verwaltungsvorschriften Bundesauftraggebern die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis 100.000 Euro netto, rechnerisch 119.000 Euro brutto; sie bleibt ein Vergabeverfahren. Andere Auftraggeber prüfen die für sie geltende Landes-, Kommunal- oder Zuwendungsregel.

Muss eine Beschränkte Ausschreibung veröffentlicht werden?

Bei der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wird die Teilnahmeaufforderung nach §§ 27 und 28 UVgO öffentlich bekannt gemacht. Ohne Teilnahmewettbewerb gibt es vorab keine öffentliche Aufforderung; die Vergabestelle spricht die ausgewählten Unternehmen direkt an. Nach dem Zuschlag verlangt § 30 UVgO für Aufträge ab 25.000 Euro netto, rechnerisch 29.750 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer, eine Veröffentlichung für drei Monate. Ausnahmen von einzelnen Angaben ergeben sich aus § 30 Absatz 2 UVgO.