IT-Leistungen ausschreiben

Ein Rechenzentrum wird anders ausgeschrieben als eine Fachsoftware, ein Cloud-Dienst anders als ein Rahmenvertrag über Notebooks. Der Leistungsgegenstand beeinflusst die Leistungsbeschreibung, die Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die Auswahl der Vertragsunterlagen. Welches Vergaberegime gilt, hängt außerdem von der Art des Auftraggebers, dem Auftragsgegenstand, dem geschätzten Auftragswert und möglichen Sonderregelungen ab.

Dieser Bereich bündelt Leitfäden zu Rechenzentrum, Server und Storage sowie zu Software und Lizenzen, Cloud-Leistungen, Netzwerk und Telekommunikation, Arbeitsplatzausstattung, IT-Dienstleistungen und geförderten Vorhaben nach KHZG und DigitalPakt. Die Übersicht zeigt, welche Einordnungen die Vergabestelle jeweils prüfen muss.

Kurz gesagt

Teil 4 des GWB unterscheidet Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträge; bei gemischten Aufträgen ist der Hauptgegenstand zu bestimmen. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge klassischer öffentlicher Auftraggeber gelten seit dem 1. Januar 2026 grundsätzlich 216.000 Euro netto; für Bundeskanzleramt und Bundesministerien gelten 140.000 Euro netto (BAnz AT 18.12.2025 B4; § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB). Erreicht der geschätzte Auftragswert den einschlägigen Schwellenwert, gelten Teil 4 des GWB und für die dort erfassten klassischen Liefer- und Dienstleistungsaufträge grundsätzlich die VgV. Unterhalb der Schwellenwerte ist die UVgO nur anzuwenden, soweit sie für den jeweiligen Auftraggeber eingeführt wurde. Für IT-Vertragsunterlagen stehen EVB-IT-Muster zur Verfügung; die UfAB 2018 ist ein Praxisleitfaden für die Durchführung von IT-Beschaffungen.

Was der Leistungsbereich am Verfahren ändert

Lieferaufträge betreffen nach § 103 Abs. 2 GWB die Beschaffung von Waren und können Nebenleistungen umfassen. Dienstleistungsaufträge sind nach § 103 Abs. 4 GWB Verträge über Leistungen, die weder Liefer- noch Bauleistungen sind. Bei einem Auftrag, der teilweise Liefer- und teilweise Dienstleistungen umfasst, richtet sich der Hauptgegenstand nach dem jeweils höheren geschätzten Wert (§ 110 Abs. 1 und 2 Nr. 2 GWB).

Leistungen sind grundsätzlich in Teil- und Fachlose aufzuteilen. Mehrere Lose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97a Abs. 1 und 2 GWB). Die Vergabestelle prüft deshalb, ob etwa Hardwarelieferung, Softwareüberlassung, Einführung und Betrieb eigenständige Fachlose bilden oder ob belegte wirtschaftliche oder technische Gründe für eine gemeinsame Vergabe sprechen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt; maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB). Als mögliche Zuschlagskriterien nennt § 58 Abs. 2 VgV unter anderem technischen Wert, die Qualifikation des eingesetzten Personals unter den dort genannten Voraussetzungen und Aspekte der digitalen Souveränität (siehe Zuschlagskriterien).

Leistungsbereiche und EVB-IT-Muster

Die Übersicht des IT-Planungsrats zu den EVB-IT-Vertragstypen ordnet die Muster den Gruppen Dienstleistungen, Hardware, Software, Cloud und IT-Systeme zu. Welche Vertragsunterlagen passen, richtet sich nach dem konkret beschriebenen Leistungsumfang; die Übersicht ersetzt diese Prüfung nicht.

Für Rahmenvereinbarungen nach der VgV beträgt die Höchstlaufzeit grundsätzlich vier Jahre; ein im Gegenstand begründeter Sonderfall kann eine längere Laufzeit tragen (§ 21 Abs. 6 VgV). Die UVgO nennt grundsätzlich sechs Jahre und dieselbe Ausnahme (§ 15 Abs. 4 UVgO). Die EVB-IT-Muster erklärt der Hub EVB-IT.

Verfahrenswahl und Auftragswert bei IT-Projekten

Fällt ein Auftrag in den Anwendungsbereich der VgV, stehen das offene und das nicht offene Verfahren nach Wahl des öffentlichen Auftraggebers zur Verfügung (§ 14 Abs. 2 VgV). Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb setzt einen Tatbestand nach § 14 Abs. 3 VgV voraus, etwa einen Anpassungsbedarf bei verfügbaren Lösungen, konzeptionelle oder innovative Lösungen oder konkrete Umstände, aufgrund derer der Auftrag nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann. Die Vergabestelle hält den einschlägigen Tatbestand und seine tatsächlichen Voraussetzungen in der Vergabeakte fest.

Nach § 8 Abs. 2 UVgO stehen die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zur Wahl, soweit die UVgO für den Auftraggeber eingeführt ist. Nach der UVgO-Ausgabe 2017 setzt eine Verhandlungsvergabe einen Fall nach § 8 Abs. 4 UVgO voraus. Für Auftraggeber des Bundes gilt seit dem 1. Juli 2026 abweichend § 55 Abs. 1 BHO: Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb oder mit Bekanntmachung stehen bis zum Erreichen der Schwellenwerte nach § 106 GWB voraussetzungslos zur Verfügung; die Voraussetzungen des § 8 Abs. 4 UVgO finden keine Anwendung (BAnz AT 18.06.2026 B3, Ziffer I Abs. 2). Abweichend von § 8 Abs. 4 UVgO steht ihnen außerdem die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer nach ihrer Wahl zur Verfügung (Ziffer I Abs. 1). Ziffer II erstreckt beide Abweichungen auf Zuwendungsempfänger nach §§ 23 und 44 BHO, die die UVgO nach dem Zuwendungsrecht anzuwenden haben. Die Abweichenden Verwaltungsvorschriften treten mit Bekanntmachung einer neuen Fassung der UVgO außer Kraft (Ziffer IV).

Die UVgO-Ausgabe 2017 nennt für den Direktauftrag 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer (§ 14 UVgO). Für Auftraggeber des Bundes erlaubt § 55 Abs. 2 BHO seit dem 1. Juli 2026 Direktaufträge bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit; die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände können eine höhere Wertgrenze rechtfertigen, und der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 Satz 2 BHO). Welche Regelung für Landes- und Kommunalauftraggeber gilt, ergibt sich aus dem jeweiligen landesrechtlichen Anwendungsbefehl (siehe Direktauftrag und Wertgrenzen).

Der geschätzte Auftragswert umfasst den voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV). Bei Rahmenvereinbarungen ist der geschätzte Gesamtwert aller während der gesamten Laufzeit geplanten Einzelaufträge anzusetzen (§ 3 Abs. 4 VgV). Für Liefer- oder Dienstleistungsaufträge ohne Gesamtpreis gilt bei unbestimmter Laufzeit oder einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten der 48-fache Monatswert (§ 3 Abs. 11 Nr. 2 VgV).

IT-Sicherheit und Arbeitshilfen

Die Vergabestelle kann Anforderungen an die Informationssicherheit als Leistungs- oder Funktionsanforderungen beschreiben, soweit sie mit dem Auftragsgegenstand verbunden und verhältnismäßig sind (§ 31 Abs. 2 und 3 VgV). Verlangt sie zum Beleg von Normen der Qualitätssicherung Bescheinigungen unabhängiger Stellen, gelten die Anerkennungsregeln des § 49 Abs. 1 VgV, einschließlich gleichwertiger Bescheinigungen und unter den dort genannten Voraussetzungen anderer Unterlagen.

Der Kriterienkatalog C5 des BSI beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit von Cloud-Diensten. Cloud-Anbieter können die Erfüllung der Kriterien durch Wirtschaftsprüfer testieren lassen; der Auftraggeber prüft, ob für seinen Beschaffungsgegenstand weitere Anforderungen erforderlich sind.

Die EVB-IT bieten Vertragsmuster und ergänzende Bedingungen für unterschiedliche IT-Leistungsgegenstände. Die UfAB 2018 ist ein Praxisleitfaden des Beschaffungsamts für öffentliche IT-Beschaffungen und enthält Grafiken und Checklisten. Vor der Einleitung des Vergabeverfahrens darf der öffentliche Auftraggeber eine Markterkundung durchführen (§ 28 Abs. 1 VgV); der maßgebliche Zeitpunkt für die Auftragswertschätzung ist nach § 3 Abs. 3 VgV die Absendung der Auftragsbekanntmachung oder die sonstige Einleitung des Verfahrens (siehe Vorbereitung).

Für Unterschwellenvergaben prüft die Vergabestelle die für sie geltende Einführung der UVgO und die Wertgrenzen des Bundes oder des jeweiligen Landes. Die Übersichten zu den Wertgrenzen der Bundesländer und zur E-Vergabe führen zu den weiteren Prüfschritten.

Häufige Fehler

• Bei einem gemischten Liefer- und Dienstleistungsauftrag wird nicht geprüft, welcher Anteil den höheren geschätzten Wert hat (§ 110 Abs. 2 Nr. 2 GWB).
• Bei einem Liefer- oder Dienstleistungsauftrag ohne Gesamtpreis und mit unbestimmter oder mehr als 48-monatiger Laufzeit bleibt der 48-fache Monatswert unberücksichtigt (§ 3 Abs. 11 Nr. 2 VgV).
• Die Leistungsbeschreibung verweist auf ein bestimmtes Produkt, ohne die Voraussetzungen und Rechtsfolgen des § 31 Abs. 6 VgV vollständig zu prüfen.
• Mehrere Teil- oder Fachlose werden zusammen vergeben, ohne die dafür erforderlichen wirtschaftlichen oder technischen Gründe festzuhalten (§ 97a Abs. 2 GWB).
• Die Vergabestelle wählt ein EVB-IT-Muster allein nach seiner Bezeichnung, ohne den vereinbarten Leistungsumfang mit dem Regelungsgegenstand abzugleichen.

Häufige Fragen

Was ist eine Beschaffung?

Ein öffentlicher Auftrag ist nach § 103 Abs. 1 GWB ein entgeltlicher Vertrag zwischen einem öffentlichen Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber und einem Unternehmen über die Beschaffung von Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen. Entgeltlich ist der Vertrag, wenn sich beide Parteien rechtsverbindlich zu Leistung und Gegenleistung verpflichten. Zu den öffentlichen Auftraggebern zählen Gebietskörperschaften; andere juristische Personen erfasst § 99 Nr. 2 GWB nur unter den dort genannten Voraussetzungen zu Zweck und staatlicher Finanzierung, Aufsicht oder Organbesetzung.

Was ist IT-Beschaffung?

IT-Beschaffung umfasst je nach Bedarf Waren und Dienstleistungen, etwa Hardware, Softwareüberlassung, Cloud-Dienste, Netz- und Telekommunikationsleistungen oder IT-Dienstleistungen. Die Vergabestelle ordnet den Auftrag nach dem Leistungsgegenstand ein, schätzt den Auftragswert und prüft das für ihren Auftraggeber geltende Regelwerk. Nutzungsrechte, Informationssicherheit, Datenschutz, Schnittstellen sowie Betriebs- und Unterstützungsleistungen prägen anschließend die Leistungsbeschreibung und die Vertragsunterlagen.