IT-Dienstleistungen ausschreiben

IT-Dienstleistungen reichen von fachlicher Beratung und Projektunterstützung über einen Service Desk bis zum laufenden Betrieb von Anwendungen oder Infrastruktur. Für eine belastbare Ausschreibung muss die Vergabestelle nicht nur Tätigkeiten benennen, sondern Verantwortungsgrenzen, Mengengerüste, Qualitätsmaßstäbe und Vergütung zusammenführen. Diese Seite zeigt die dienstleistungsspezifischen Entscheidungen; die allgemeinen Anforderungen stehen unter Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien.

Kurz gesagt

Die Vergabestelle beschreibt zuerst, ob sie einen zeitbezogenen Personaleinsatz, eine laufende Servicequalität oder ein abnahmefähiges Ergebnis benötigt. Personentage eignen sich als Abrechnungseinheit, ersetzen aber weder Aufgabenbeschreibung noch Mengenannahmen und Verantwortungsgrenzen. Für Service Desk, Managed Services und Betriebsleistungen gehören Servicezeiten, Meldewege, Priorisierung, Reaktions- und Erledigungsmaßstäbe sowie Berichtspflichten in ein zusammenhängendes Leistungskonzept. EVB-IT Dienstleistung ist dienstvertraglich angelegt und passt nach der amtlichen Entscheidungshilfe zu Beratung, Benutzerunterstützung und Hotline; EVB-IT Service behandelt Serviceleistungen für ein IT-System oder Individualsoftware in der Regel als Werkleistung mit Erfolgsverantwortung und Abnahme. Eignung, Qualität des angebotenen Konzepts und Preis werden getrennt geprüft und in Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Vertrag und Preisblatt konsistent abgebildet.

Rechtsgrundlage

Schwellenwert, Leistungsgegenstand und Vertragstyp

Welches Regelwerk gilt, entscheidet der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer: Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge öffentlicher Auftraggeber beträgt der EU-Schwellenwert seit dem 1. Januar 2026 216.000 Euro, für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien nach § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB 140.000 Euro (BAnz AT 18.12.2025 B4). Darunter gilt die UVgO, soweit sie für den Auftraggeber eingeführt ist (Schwellenwerte, UVgO).

Nach § 121 Abs. 1 GWB in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung ist der Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich zu beschreiben, dass Unternehmen ihn im gleichen Sinne verstehen und Angebote verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung enthält nach Satz 2 die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe sowie die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung; für Beratung und Projektunterstützung ist die Aufgabenbeschreibung häufig die passende Form. Das Gesetz vom 12. Mai 2026 hat in Satz 1 die Angabe „und erschöpfend“ zum 1. Juli 2026 gestrichen (Art. 1 Nr. 13, Art. 15); vorher begonnene Verfahren werden nach § 187 Abs. 2 GWB nach dem bei ihrer Einleitung geltenden Recht zu Ende geführt.

§ 611 BGB verpflichtet beim Dienstvertrag zur Leistung der versprochenen Dienste; § 631 BGB stellt beim Werkvertrag auf die Herstellung des versprochenen Werkes ab, wozu auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg zählt; die Abnahme regelt § 640 BGB. Ein Projekt kann beides enthalten: dienstvertraglich geprägte Betriebsunterstützung und ein klar bestimmtes, abnahmefähiges Ergebnis, das gesondert als Werkleistung zu beschreiben ist. Ein Preisblatt, das unterschiedslos Personentage ausweist, obwohl Teile des Auftrags nur mit einem definierten Ergebnis erfüllt sind, verfehlt diese Trennung.

Eignung und Zuschlag auseinanderhalten

§ 122 Abs. 2 GWB begrenzt Eignungskriterien auf Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Nach Abs. 4 in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung müssen Kriterien und Nachweise mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu ihm sowie zum Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen; nach Abs. 3 soll der Nachweis durch Eigenerklärungen erfolgen, weitergehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bewerbern oder Bietern verlangt werden. Bei Dienstleistungsaufträgen darf die berufliche Leistungsfähigkeit nach § 46 Abs. 1 Satz 2 VgV auch anhand von Fachkunde, Effizienz, Erfahrung und Verlässlichkeit beurteilt werden (Belege: abschließender Katalog des Abs. 3, dazu die Frage am Ende der Seite).

Eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, der Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme, verlangt die Vergabestelle nur mit Auftragsbezug und prüft den zertifizierten Geltungsbereich; bei der Zertifizierung des BSI nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz ist das der Informationsverbund (Zertifizierungsschema, Version 2.1, Abschnitt 1.5). Für Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Normen der Qualitätssicherung gilt § 49 Abs. 1 VgV: Systeme nach europäischen Normen, zertifiziert von akkreditierten Stellen; gleichwertige Bescheinigungen aus anderen Staaten sind anzuerkennen, unter den dort genannten Voraussetzungen auch andere gleichwertige Unterlagen.

Der Zuschlag richtet sich dagegen nach dem wirtschaftlichsten Angebot und dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB). Bei personalgeprägten Leistungen darf die Vergabestelle nach § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals bewerten, wenn dessen Qualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann; seit dem 1. Juli 2026 nennt Nr. 4 zusätzlich Aspekte der digitalen Souveränität (Art. 9 Nr. 20 des Gesetzes vom 12. Mai 2026). Für Konzeptwertung oder Präsentation stehen Aufgabenstellung, Erwartungshorizont und Bewertungsmaßstab vorab fest; je Personalmerkmal entscheidet die Vergabestelle, ob es Mindestanforderung oder bepunkteter Mehrwert ist, denn beides zugleich lässt sich nicht widerspruchsfrei werten.

Praxis: IT-Dienstleistungen strukturiert ausschreiben

Beratung, Support und Betrieb abgrenzen

Beratungs- und Projektunterstützung werden meist über Rollen, Aufgaben, verfügbare Kapazitäten und verwertbare Arbeitsergebnisse beschrieben. Ein Statusbericht oder Architekturkonzept kann auch bei einem Dienstvertrag ein Leistungsergebnis sein; daraus folgt nicht automatisch ein werkvertraglicher Erfolg.

Beim Service Desk steht ein reproduzierbarer Prozess im Mittelpunkt: Annahme, Klassifizierung, Bearbeitung, Eskalation, Rückmeldung und Abschluss von Vorgängen. Bei Managed Services und Betriebsleistungen schuldet der Auftragnehmer darüber hinaus einen abgegrenzten Betriebsumfang mit messbaren Leistungsqualitäten; Architekturverantwortung, Herstellerkontakte, Sicherheitsfreigaben und Änderungen werden ausdrücklich zugeordnet.

Beispiel: Gliederung für einen Service Desk

Die folgende Gliederung ist ein Arbeitsraster und keine Vertragsklausel.

EVB-IT Dienstleistung oder EVB-IT Service

Die amtliche Entscheidungshilfe, Version 5 vom 1. März 2026, ordnet IT-Dienstleistungen wie Beratungsleistungen, Benutzerunterstützung und Hotline dem EVB-IT Dienstvertrag in Kurz- oder Langfassung zu. Die Dienstleistungs-AGB V3.0.0 nehmen werkvertragliche Leistungen ausdrücklich vom Vertragsgegenstand aus (Ziffer 1.1) und regeln Leistungen auf Abruf, Service- und Reaktionszeiten (ohne Vereinbarung gelten Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr als Servicezeiten, Ziffer 5.1), Personal, Vergütung und Mitwirkung. Das Vertragsformular (Langfassung) trennt einmalige, regelmäßige und Abrufleistungen (Nummern 3.2 bis 3.4) und sieht Vergütung nach Aufwand oder zum Pauschalfestpreis vor (Nummern 4.1 und 4.2).

EVB-IT Service betrifft nach der Entscheidungshilfe Serviceleistungen rund um ein IT-System oder für Individualsoftware, die über die Serviceregelungen der Systemverträge hinausgehen: umfangreichere Serviceleistungen nach Erstellung oder Lieferung eines Systems, deren Neuausschreibung, Service für ein System, das nicht vom Auftragnehmer erstellt oder geliefert wurde, oder die Pflege von Individualsoftware. Die Service-AGB V2.0.0 behandeln Serviceleistungen in der Regel als Werkleistung mit Erfolgsverantwortung des Auftragnehmers (Ziffer 1.3) und Abnahme bei nicht unwesentlichen Eingriffen (Ziffer 16); für Serviceleistungen, die als Dienstleistung zu qualifizieren sind, gilt Ziffer 19. Ohne abweichende Vereinbarung gelten drei Störungsklassen: betriebsverhindernd, betriebsbehindernd und leicht (Ziffer 6.1; Reaktions- und Erledigungszeiten in Ziffer 7). Beide AGB tragen in der amtlichen Übersicht den Stand 1. März 2026. Weitere Vertragstypen: EVB-IT-Überblick.

Preisblatt und Abrufmodell

Ein Preisblatt für IT-Dienstleistungen bildet den tatsächlichen Leistungsmechanismus ab; die Dienstleistungs-AGB setzen den Rahmen: Bei Vergütung nach Aufwand werden Reisezeiten, Reisekosten, Material- und Nebenkosten nur nach vertraglicher Vereinbarung vergütet (Ziffer 9.2.1), ein Tagessatz setzt mindestens acht Zeitstunden voraus (Ziffer 9.2.4), im Pauschalfestpreis sind diese Kosten enthalten (Ziffer 9.1). Reisekosten, Rufbereitschaft, Zuschläge, Transition und optionale Leistungen erhalten deshalb nur dann eigene Positionen, wenn Leistungsbeschreibung und Vertrag dieselbe Abgrenzung verwenden.

Schwankender Unterstützungsbedarf kann über eine Rahmenvereinbarung beschafft werden: abrufberechtigte Auftraggeber benennen, Schätzwert und Höchstwert angeben, das Abrufmodell (Direktabruf, objektive Kriterien oder Miniwettbewerb) festlegen und die Höchstlaufzeit von vier Jahren nach § 21 Abs. 6 VgV beachten, sofern kein im Gegenstand begründeter Sonderfall vorliegt. Unbestimmte „Abrufe nach Bedarf“ ohne Mengenannahmen genügen § 21 Abs. 1 Satz 2 VgV nicht und verlagern das Kalkulationsrisiko in die Angebote.

Häufige Fehler

Personentage ersetzen den Leistungsgegenstand. Rollenbezeichnungen und Tagessätze lassen offen, welche Aufgaben, Ergebnisse und Qualitätsanforderungen gelten. Bieter kalkulieren dann unterschiedliche Leistungsbilder, obwohl das Preisblatt vergleichbar wirkt.

Service Level bleiben ohne Messregel. Eine Reaktions- oder Erledigungsanforderung braucht Startpunkt, Ende, Servicezeit, Prioritätsdefinition, Datenquelle und Verantwortlichkeit. Fehlt nur eines dieser Elemente, kann die Vergabestelle die zugesagte Qualität später kaum einheitlich feststellen.

Unternehmensreferenz und Schlüsselpersonal werden vermischt. Die Erfahrung des Unternehmens gehört in die Eignungsprüfung; die Qualität des tatsächlich eingesetzten Personals kann unter den Voraussetzungen des § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV gewertet werden. Ein pauschales Zertifikat ersetzt weder einen auftragsbezogenen Referenzzuschnitt noch die benannte Personalqualifikation.

Externe Fachkräfte werden wie eigenes Personal gesteuert. Nach § 1 Abs. 1 AÜG liegt Arbeitnehmerüberlassung vor, wenn Arbeitnehmer in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert sind und seinen Weisungen unterliegen (Satz 2); sie bedarf der Erlaubnis und ist im Vertrag ausdrücklich so zu bezeichnen (Sätze 1 und 5). Ziffer 2 der Dienstleistungs-AGB („Ausschluss von Arbeitnehmerüberlassung und Scheinselbstständigkeit“) sieht demgegenüber keine Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers vor (2.1) und lässt Anforderungen nur an den benannten Ansprechpartner zu, keine Weisungen an die übrigen eingesetzten Personen (2.2). Die Vertragsbezeichnung allein entscheidet nicht über die tatsächliche Einsatzgestaltung; diese Seite bietet keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine Rechtsberatung wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsanwaltskanzlei.

Häufige Fragen

Wie schreibt man IT-Dienstleistungen aus?

Die Vergabestelle beginnt mit Aufgaben, Nutzerkreis, Systemumgebung und der benötigten Verantwortung des Auftragnehmers. Danach trennt sie laufende Tätigkeiten, messbare Servicequalität und abnahmefähige Ergebnisse. Mengengerüst, Leistungsbeschreibung, EVB-IT-Vertrag und Preisblatt müssen dieselben Rollen und Leistungsgrenzen verwenden. Allgemeine Schritte zur Unterlagenerstellung stehen unter Vergabeunterlagen.

Wann passt EVB-IT Dienstleistung und wann EVB-IT Service?

EVB-IT Dienstleistung passt nach der amtlichen Entscheidungshilfe zu Beratung, Benutzerunterstützung und Hotline und ist dienstvertraglich angelegt; werkvertragliche Leistungen sind nach Ziffer 1.1 der Dienstleistungs-AGB nicht Vertragsgegenstand. EVB-IT Service betrifft Serviceleistungen für ein IT-System oder Individualsoftware und behandelt sie in der Regel als Werkleistung mit Erfolgsverantwortung und Abnahme; dienstvertragliche Serviceanteile sind die Ausnahme. Bei gemischten Leistungen ordnet die Vergabestelle Leistungsarten, Vergütung und Erfolgsmaßstäbe widerspruchsfrei zu.

Welche Eignungsnachweise passen zu IT-Dienstleistungen?

Der abschließende Katalog des § 46 Abs. 3 VgV nennt unter anderem Referenzen über wesentliche Leistungen der letzten höchstens drei Jahre (Nr. 1), Angaben zu den vorgesehenen technischen Fachkräften (Nr. 2) sowie Studien- und Ausbildungsnachweise für Inhaber oder Führungskräfte, sofern diese nicht als Zuschlagskriterium bewertet werden (Nr. 6). Für ein Informationssicherheitszertifikat prüft die Vergabestelle den zertifizierten Geltungsbereich und die nach § 49 Abs. 1 VgV anzuerkennenden gleichwertigen Nachweise. Anforderungen an Umsatz, Personalstärke oder Zertifizierung müssen zu Gegenstand, Auftragswert und Risiko des Auftrags passen.

Wie wird ein Service Desk im Preisblatt abgebildet?

Das Preisblatt übernimmt die Bezugsgrößen aus Mengengerüst und Servicekonzept. Es kann laufende Grundleistungen als Pauschale und eindeutig abgegrenzte Zusatzleistungen über Einheiten oder Aufwandssätze erfassen. Für jede Position legt die Vergabestelle fest, was enthalten ist, wie der Abruf erfolgt und welcher Nachweis die Abrechnung trägt. Transition, Exit und optionale Betriebsleistungen dürfen nicht nur im Vertrag erscheinen, wenn Bieter sie gesondert kalkulieren sollen.