Vergabeunterlagen im Überblick

Die Vergabeunterlagen legen fest, welche Leistung die Vergabestelle beschafft, wie das Verfahren abläuft und welche Vertragsbedingungen gelten. Ändert die Vergabestelle die Unterlagen während der Angebotsfrist wesentlich, muss sie die Frist im Verhältnis zur Bedeutung der Änderung verlängern.

Dieser Bereich ordnet die Bestandteile nach VgV und UVgO ein, zeigt Prüfpunkte für IT-Beschaffungen und verweist auf amtliche Formulare von Bund und Ländern.

Kurz gesagt

Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die ein Unternehmen für die Entscheidung über seine Teilnahme benötigt; sie bestehen in der Regel aus Anschreiben, Bewerbungsbedingungen und Vertragsunterlagen (§ 29 Abs. 1 VgV). Ob die VgV gilt, hängt nicht allein vom geschätzten Auftragswert ab: Sie regelt die dem Teil 4 GWB unterliegenden öffentlichen Aufträge, nicht aber Sektorenaufträge für eine Sektorentätigkeit, verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und Konzessionen (§ 1 VgV; Schwellenwerte). Die UVgO, Ausgabe 2017, gilt nur, soweit eine Vorschrift des Bundes oder eines Landes ihre Anwendung vorgibt. Im Anwendungsbereich der VgV nennt die Vergabestelle eine elektronische Adresse, unter der die Unterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind (§ 41 Abs. 1 VgV); § 29 Abs. 1 UVgO enthält dieselbe Abrufanforderung. Nimmt die Vergabestelle wesentliche Änderungen an den Unterlagen vor, verlängert sie die Angebotsfrist angemessen (§ 20 Abs. 3 VgV).

Rechtsgrundlage

Die Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen beizufügen (§ 121 Abs. 3 GWB). Eignungskriterien und Eignungsnachweise gibt die Vergabestelle in der Auftragsbekanntmachung, der Vorinformation oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung an; unter den Voraussetzungen des Gesetzes darf die Bekanntmachung auf die genaue Stelle in den elektronischen Vergabeunterlagen verweisen (§ 122 Abs. 4 GWB). Zuschlagskriterien und deren Gewichtung stehen in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen (§ 127 Abs. 5 GWB).

§ 29 Abs. 1 VgV und § 21 Abs. 1 UVgO ordnen die Unterlagen in Anschreiben, Bewerbungsbedingungen und Vertragsunterlagen. Nach § 29 Abs. 2 VgV und § 21 Abs. 2 UVgO bezieht die Vergabestelle die VOL/B in der Regel in den Vertrag ein; § 29 Abs. 2 VgV enthält eine Ausnahme für die dort bezeichneten freiberuflichen Leistungen. Für die Beschaffung von IT-Leistungen nach den Verwaltungsvorschriften des Bundes sind die EVB-IT und die BVB anzuwenden; außerdem sind die Hinweise zu den EVB-IT zu berücksichtigen (Nr. 4.3 der Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO).

Bestandteile bei IT-Leistungen

Die UfAB 2018 des Beschaffungsamts des BMI, Stand 25. April 2018, unterscheidet in Teil C, Kapitel 4 („Erstellung der Vergabeunterlagen“) Verfahrensunterlagen und Vertragsunterlagen. Nach ihrer Struktur bilden die Vertragsunterlagen mit dem Zuschlag das Vertragswerk.

Die Vergabestelle gleicht die Unterlagen mit der Auftragsbekanntmachung ab. Für die Bekanntmachung verweist § 37 Abs. 2 VgV auf die Vorgaben der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV. Die Vergabestelle dokumentiert das Verfahren von Beginn an fortlaufend und hält die erforderlichen Entscheidungsgründe fest (§ 8 Abs. 1 und 2 VgV, § 6 Abs. 1 UVgO).

Checkliste vor der Bekanntmachung

1. Anwendungsbereich: Die Vergabestelle prüft Auftraggeber, Auftragsgegenstand, geschätzten Nettowert, Ausnahmen und das anzuwendende Regelwerk (Schwellenwerte, Rechtsrahmen).
2. Verfahrensart: Die Vergabestelle wählt die zulässige Verfahrensart und dokumentiert die erforderlichen Gründe.
3. Leistungsbeschreibung: Die Vergabestelle beschreibt den Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich. Bei Leistungen für natürliche Personen berücksichtigt sie grundsätzlich die gesetzlichen Zugänglichkeitskriterien. Verweise auf bestimmte Produkte oder Verfahren beurteilt sie nach § 31 Abs. 6 VgV; der Zusatz „oder gleichwertig“ ist in den dort geregelten Fällen erforderlich (Produktneutralität).
4. Eignung: Die Vergabestelle legt auftragsbezogene und verhältnismäßige Kriterien und Nachweise sowie deren Vorlagezeitpunkt fest. Nach § 122 Abs. 3 GWB soll der Nachweis grundsätzlich durch Eigenerklärungen erfolgen.
5. Zuschlag: Die Vergabestelle veröffentlicht die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 127 Abs. 5 GWB). Ob eine Nachhaltigkeits-, Datenschutz- oder Sicherheitsanforderung in die Leistungsbeschreibung, in die Eignung, in die Zuschlagskriterien oder in die Ausführungsbedingungen gehört, entscheidet über ihre Rechtsfolge (Nachhaltigkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit).
6. Vertrag und Nachforderung: Die Vergabestelle prüft die Einbeziehung der VOL/B und berücksichtigt bei Bundesbeschaffungen die Vorgabe zu EVB-IT und BVB. Sie entscheidet, ob sie die Nachforderung durch eine Festlegung in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ausschließt; andernfalls gelten für eine spätere Nachforderung die Möglichkeiten und Grenzen des § 56 Abs. 2 bis 5 VgV.
7. Fristen: Die Vergabestelle berücksichtigt Komplexität und Bearbeitungszeit angemessen (§ 20 Abs. 1 VgV) und führt Angebots- und Bindefrist im Terminplan.
8. Bereitstellung und Bekanntmachung: Die Vergabestelle nennt die elektronische Abrufadresse und gleicht Kriterien und Nachweise mit der Bekanntmachung ab. In der Auftragsbekanntmachung benennt sie die zuständige Vergabekammer (§ 41 Abs. 1 und § 37 Abs. 3 VgV; E-Vergabe).
9. Dokumentation: Die Vergabestelle dokumentiert das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform (§ 8 Abs. 1 VgV, § 6 Abs. 1 UVgO); Aufbau und Aufbewahrung regelt der Vergabevermerk.

Muster und Formulare von Bund und Ländern

Welche Formulare eine Vergabestelle verwendet, richtet sich nach dem anwendbaren Regelwerk und den Vorgaben ihres Bundeslandes oder ihrer Verwaltungsebene. Soweit die UVgO 2017 gilt, müssen Auftragsbekanntmachungen nach § 28 Abs. 1 UVgO zentral über die Suchfunktion von bund.de ermittelbar sein. Bekanntmachungen nach der VgV veröffentlicht das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (§ 40 Abs. 2 VgV).

Häufige Fehler

• Bekanntmachung und Unterlagen widersprechen sich: Eignungskriterien und geforderte Eignungsnachweise müssen nach § 122 Abs. 4 GWB in den dort genannten Veröffentlichungen angegeben oder unter den gesetzlichen Voraussetzungen genau verlinkt werden. § 48 Abs. 1 VgV verlangt außerdem die Angabe der Unterlagen und ihres Vorlagezeitpunkts.
• Produkt- oder Normverweis unvollständig: Technische Normbezüge nach § 31 Abs. 2 VgV erhalten den Zusatz „oder gleichwertig“. Für Verweise auf bestimmte Produkte, Herkunft, Verfahren, Schutzrechte oder Typen gelten die Voraussetzungen des § 31 Abs. 6 VgV.
• Kriterien oder Gewichtung fehlen: § 127 Abs. 5 GWB verlangt die Angabe der Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.
• Wesentliche Änderung ohne Fristverlängerung: Nimmt die Vergabestelle eine wesentliche Änderung an den Unterlagen vor, muss sie die Angebotsfrist nach § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV angemessen verlängern.
• Eignung und Zuschlag werden nicht getrennt: Eignungskriterien betreffen das Unternehmen (§ 122 Abs. 2 GWB), Zuschlagskriterien das Angebot (§ 127 Abs. 1 GWB). Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals dürfen jedoch Zuschlagskriterien sein, wenn die Personalqualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV).

Häufige Fragen

Was sind Vergabeunterlagen?

§ 29 Abs. 1 VgV bezeichnet damit alle Angaben, die ein Unternehmen für die Entscheidung über seine Teilnahme benötigt. Die Unterlagen bestehen in der Regel aus Anschreiben, Bewerbungsbedingungen sowie den Vertragsunterlagen aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. § 21 Abs. 1 UVgO enthält für ihren Anwendungsbereich dieselbe Gliederung.

Was gehört zu Vergabeunterlagen?

Nach § 29 Abs. 1 VgV gehören regelmäßig das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen und die Vertragsunterlagen dazu. Die UfAB 2018 ordnet für IT-Beschaffungen außerdem Kriterienkatalog, Eignungs- und Leistungsbewertungsmatrix, Angebotsschreiben und Preisblatt in ihre Musterstruktur ein. Ob eine Vergabestelle EVB-IT, BVB oder weitere Formulare verwenden muss, richtet sich nach den für sie geltenden Vorschriften.

Wie lange müssen Vergabeunterlagen aufbewahrt werden?

Im Anwendungsbereich der VgV bewahrt die Vergabestelle Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote, Teilnahmeanträge und die weiteren in § 8 Abs. 4 VgV genannten Unterlagen bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit auf, mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Dieselbe Dauer gilt dort für Kopien abgeschlossener Liefer- und Dienstleistungsverträge ab einem Auftragswert von 1 Million Euro (§ 8 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 VgV). Der Betrag steht dort ohne Umsatzsteuerbezug; bei der Schätzung des Auftragswerts geht die VgV nach § 3 Abs. 1 VgV vom Wert ohne Umsatzsteuer aus. § 6 Abs. 2 UVgO verlangt in ihrem Anwendungsbereich für Dokumentation, Angebote, Teilnahmeanträge und Anlagen mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags; andere Aufbewahrungsvorschriften bleiben unberührt.