Vergabevermerk und Dokumentation

Der Vergabevermerk hält fest, warum die Vergabestelle so verfahren ist, wie sie verfahren ist. Er entsteht nicht am Ende, sondern aus der laufenden Dokumentation ab Verfahrensbeginn. Diese Seite geht § 8 VgV Absatz für Absatz durch und zeigt eine Gliederung mit Rechtsgrundlage je Abschnitt.

Kurz gesagt

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b BGB, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe erforderlich ist (§ 8 Abs. 1 VgV); die Einschränkung „soweit erforderlich“ betrifft den Umfang, nicht den Zeitpunkt. Über jedes Vergabeverfahren fertigt er zusätzlich einen Vermerk in Textform an, dessen Mindestinhalt § 8 Abs. 2 VgV in zwölf Nummern vorgibt. Nicht erforderlich ist er für Aufträge aus Rahmenvereinbarungen nach § 21 Abs. 3 oder Abs. 4 Nr. 1 VgV; enthält die Vergabebekanntmachung die geforderten Informationen, kann sich der Auftraggeber darauf beziehen (§ 8 Abs. 3 VgV). Dokumentation, Vermerk, Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und -bestätigungen nebst Anlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 8 Abs. 4 VgV). Unterhalb der EU-Schwellenwerte verlangt § 6 der UVgO, Ausgabe 2017, eine Dokumentation von Anbeginn, aber keinen gesondert bezeichneten Vergabevermerk.

Rechtsgrundlage

Laufende Dokumentation nach § 8 Absatz 1 VgV

Was Satz 1 verlangt, füllt Satz 2 mit Beispielen: Kommunikation mit Unternehmen und interne Beratungen, Vorbereitung von Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen, Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, Verhandlungen und Dialoge sowie die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag. Maßstab ist die Begründung der jeweiligen Entscheidung: Fristverlängerung, Nachforderung, Ausschluss oder die Antwort auf eine Bieterfrage brauchen Anlass, Erwägung und Ergebnis; ein Vorgang ohne Entscheidungsgehalt braucht keinen eigenen Vermerk. Textform nach § 126b BGB ist eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Erwägungen aus einer vorgelagerten Markterkundung gehören mit dem Verfahrensbeginn in die Dokumentation.

Der Vermerk nach § 8 Absatz 2 VgV

Die Nummern 1 bis 3 gehören immer zum Mindestinhalt, die Nummern 4 bis 12 greifen ganz oder teilweise nur, wenn die dort genannten Umstände vorliegen: Auftraggeber, Gegenstand und Wert (Nr. 1), berücksichtigte Bewerber oder Bieter mit den Gründen ihrer Auswahl (Nr. 2), nicht berücksichtigte Angebote und Teilnahmeanträge, die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung (Nr. 3), Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote (Nr. 4), der erfolgreiche Bieter mit Auswahlgründen, weiterzugebendem Auftragsanteil und bekannten Unterauftragnehmern (Nr. 5) sowie die Umstände, die Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog (Nr. 6) und das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (Nr. 7) rechtfertigen. Nur „gegebenenfalls“ zu dokumentieren sind der Verzicht auf die Vergabe (Nr. 8), andere als elektronische Mittel (Nr. 9), Interessenkonflikte samt Abhilfemaßnahmen (Nr. 10), die gemeinsame Vergabe mehrerer Teil- oder Fachlose (Nr. 11) und die Nichtangabe der Gewichtung (Nr. 12), die § 58 Abs. 3 Satz 3 VgV nur bei objektiver Unmöglichkeit zulässt. „Mindestens“ ist wörtlich zu nehmen: eine Untergrenze, kein abschließendes Muster.

Die Ausnahme des § 8 Absatz 3 VgV

Sie ist eng gefasst: Erfasst sind Aufträge aus Rahmenvereinbarungen mit einem Unternehmen (§ 21 Abs. 3 VgV) und aus solchen mit mehreren Unternehmen, bei denen alle Bedingungen der Leistungserbringung und die objektiven Auswahlbedingungen feststehen, sodass der Abruf ohne erneutes Vergabeverfahren erfolgt (§ 21 Abs. 4 Nr. 1 VgV). Für den Abschluss der Rahmenvereinbarung und für den Miniwettbewerb nach § 21 Abs. 4 Nr. 2 und 3 VgV bleibt es beim Vermerk, wie die UfAB 2018 festhält. Die laufende Dokumentation entfällt beim Abruf nicht, nur der gesonderte Vermerk.

Aufbewahrung, Vorlage und Vertraulichkeit

Absatz 4 Satz 1 nennt zwei Zeitpunkte: das Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung und mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags; maßgeblich ist der spätere. Satz 2 erstreckt die Pflicht auf Kopien abgeschlossener Verträge ab 1 Million Euro Auftragswert bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen und 10 Millionen Euro bei Bauaufträgen (Vergabeunterlagen). Nach Absatz 5 sind Vermerk oder Hauptelemente und die Verträge der Europäischen Kommission sowie den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden auf Anforderung zu übermitteln. Absatz 6 lässt § 5 VgV unberührt: Die Dokumentation über Öffnung und Wertung bleibt auch nach Verfahrensende vertraulich.

Unterschwelle: § 6 UVgO

Wo die UVgO eingeführt ist, ist das Verfahren nach § 6 Abs. 1 UVgO von Anbeginn fortlaufend in Textform zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen, die einzelnen Maßnahmen und die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Einen Vermerk mit Mindestkatalog kennt sie nicht; nach der UfAB 2018 kann sich der Auftraggeber am Katalog des § 8 Abs. 2 VgV orientieren. Dokumentation, Angebote, Teilnahmeanträge und Anlagen sind mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren, anderweitige Vorschriften bleiben unberührt (§ 6 Abs. 2 UVgO). Das gilt auch für die Verhandlungsvergabe, den UVgO-Begriff für die frühere freihändige Vergabe: Ihre Zulässigkeit nach § 8 Abs. 4 UVgO steht und fällt mit dem dokumentierten Tatbestand. Beim Direktauftrag greift § 6 UVgO nicht unmittelbar, weil er nach der amtlichen Begründung kein Vergabeverfahren ist; dort gelten Haushaltsrecht und interne Vorgaben.

Praxis

Muster: Gliederung eines Vergabevermerks

Weder VgV noch UVgO geben ein Formular vor. Die Tabelle ordnet die Mindestangaben den Verfahrensschritten zu; sie ist eine Gliederung, kein ausformulierter Vermerk.

Ablauf der laufenden Dokumentation

1. Akte anlegen. Nach der UfAB 2018 sollten Dokumentation und Vermerk spätestens mit der Entscheidung über die Einleitung vorliegen und danach fortgeführt werden.
2. Entscheidung für Entscheidung ergänzen. Jede Festlegung erhält Datum, Sachverhalt, Erwägung und Ergebnis, bevor der nächste Schritt beginnt.
3. Kommunikation ablegen. Bieterfragen, Antworten an alle Unternehmen, Änderungen und Fristverlängerungen mit Absendedatum.
4. Wertung belegen. Angebotsinhalt, Bewertungsstufe und Begründung je Kriterium; eine Punktzahl zeigt den Rechenweg, nicht den Grund.
5. Zuschlagsphase dokumentieren. Absendetag und Versandweg der Information nach § 134 GWB, Ende der Wartefrist, Zuschlagserklärung.
6. Akte schließen. Vergabebekanntmachung (§ 39 Abs. 1 VgV), Vollständigkeit prüfen, Aufbewahrungsfrist notieren.

Unterrichtung, Einsicht und Vertraulichkeit

Die Dokumentation trägt die Auskünfte an Bewerber und Bieter: § 62 VgV verlangt die unverzügliche Mitteilung der Zuschlagsentscheidung und auf Verlangen binnen 15 Tagen die Ablehnungsgründe sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots und den Namen des erfolgreichen Bieters (Zuschlagserteilung). Diese Unterrichtung ist keine Akteneinsicht: Ein Recht der Bieter, die Vergabeakte einzusehen, enthält die VgV nicht. Eine Akteneinsicht regelt erst § 165 GWB für die Beteiligten eines Verfahrens vor der Vergabekammer: Sie können die Akten dort einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen; die Vergabekammer soll die Einsicht elektronisch durch Übermittlung oder zum Abruf auf einem sicheren Übermittlungsweg gewähren (Abs. 1) und hat sie zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, geboten ist (Abs. 2). Jeder Beteiligte hat mit Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf diese Geheimnisse hinzuweisen und sie in den Unterlagen kenntlich zu machen; erfolgt dies nicht, kann die Vergabekammer von seiner Zustimmung zur Einsicht ausgehen (Abs. 3). Unabhängig davon verpflichtet § 5 VgV den Auftraggeber, von den Unternehmen als vertraulich gekennzeichnete Informationen nicht weiterzugeben und die Vertraulichkeit der Angebote einschließlich ihrer Anlagen sowie der Dokumentation über Öffnung und Wertung auch nach Abschluss des Verfahrens zu wahren (Abs. 1 und 2); eine getrennte Ablage vertraulicher Angebotsbestandteile ist dafür eine organisatorische Vorkehrung, keine von § 5 VgV vorgeschriebene Aktenstruktur.

Häufige Fehler

• Der Vermerk entsteht erst nach dem Zuschlag. Absatz 1 verlangt die Dokumentation von Beginn an fortlaufend; nachträglich aus Erinnerung und Wertungstabellen zusammengesetzt, zeigt er die damaligen Gründe nicht mehr.
• „Soweit erforderlich“ wird als Freibrief gelesen. Die Einschränkung begrenzt den Umfang, nicht den Zeitpunkt: Routinevorgänge dürfen knapp bleiben, die Wahl der Verfahrensart oder ein Ausschluss nicht unbegründet.
• Die Wertung wird nur mit Punkten belegt. § 8 Abs. 2 Nr. 3 und 5 VgV verlangt Gründe; aus der Akte muss hervorgehen, worin sich unterschiedlich bewertete Angebote unterscheiden (Zuschlagskriterien).
• Die Ausnahme des Absatzes 3 wird zu weit gelesen. Sie gilt weder für den Abschluss der Rahmenvereinbarung noch für den Miniwettbewerb; die laufende Dokumentation bleibt ohnehin.
• Die Aufbewahrungsfrist wird zu kurz berechnet. Drei Jahre ab Zuschlag sind die Untergrenze; bei einer vierjährigen Rahmenvereinbarung endet sie erst mit deren Laufzeit, ab 1 Million Euro auch für die Vertragskopie.

Häufige Fragen

Ab wann ist ein Vergabevermerk erforderlich?

Im Anwendungsbereich der VgV ist er über jedes Vergabeverfahren anzufertigen (§ 8 Abs. 2 Satz 1 VgV); eine Wertgrenze, ab der die Pflicht erst einsetzt, kennt die Vorschrift nicht. Die Ausnahme steht in § 8 Abs. 3 VgV für Aufträge aus Rahmenvereinbarungen nach § 21 Abs. 3 oder Abs. 4 Nr. 1 VgV. Zeitlich beginnt die Aufzeichnung mit dem Verfahren, nicht erst mit der Zuschlagsentscheidung; unterhalb der Schwellenwerte gilt statt des Vermerks § 6 UVgO.

Muss ein Vergabevermerk unterschrieben werden?

§ 8 Abs. 1 und 2 VgV verlangen Textform nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Die eigenhändige Namensunterschrift gehört zur Schriftform des § 126 BGB und wird nicht verlangt. Zeichnungs- und Mitzeichnungspflichten können sich aus den Vorgaben des Auftraggebers ergeben, etwa aus Geschäftsordnung oder Wertgrenzen; darauf weist die UfAB 2018 hin. An der Zuschlagsentscheidung selbst sollen nach § 58 Abs. 5 VgV in der Regel mindestens zwei Vertreter mitwirken.

Wann muss ein Vergabevermerk geschrieben werden?

Einen Stichtag für die Fertigstellung nennt § 8 VgV nicht; er verlangt in Absatz 1 die fortlaufende Dokumentation und in Absatz 2 den Vermerk über das Verfahren. Praktisch entsteht er mit dem Verfahren: Jede Entscheidung wird festgehalten, sobald sie getroffen ist. Der Vermerk wird zeitnah fortgeführt und nach Abschluss der noch zu dokumentierenden Verfahrensschritte vervollständigt; § 8 Abs. 2 VgV nennt dafür keinen Stichtag. Mit dem Zuschlag beginnt nach Absatz 4 die Mindestaufbewahrungsfrist.

Was muss ein Vergabevermerk enthalten?

Den Mindestinhalt nennt § 8 Abs. 2 VgV in zwölf Nummern, von den Stammdaten über die Gründe für Auswahl und Nichtberücksichtigung bis zur Rechtfertigung der Verfahrensart; die Tabelle oben ordnet sie den Verfahrensschritten zu. Die Nummern 4 bis 12 sind ganz oder teilweise nur bei Vorliegen der jeweils genannten Umstände relevant; die Nummern 8 bis 12 beginnen dafür ausdrücklich mit „gegebenenfalls“, und Nummer 5 enthält mit „falls bekannt“ und „soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt“ eigene Einschränkungen. Der Katalog ist eine Untergrenze: Ergänzend gehören die Erwägungen hinein, die eine Entscheidung tragen.

Wie sieht ein Vergabevermerk aus?

Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht: § 8 VgV nennt Inhalt und Textform, kein Formblatt. In der Praxis folgt der Vermerk dem Verfahrensablauf, wie ihn die Gliederung oben zeigt, und verweist für Einzelheiten auf die Anlagen der Vergabeakte. Bund und Länder stellen eigene Formblätter bereit; sie stehen in den im Bereich Vergabeunterlagen verlinkten Vergabehandbüchern, ergänzt um landesrechtliche Vorgaben (Landesvergabegesetze).