Auftragswert schätzen

Der geschätzte Auftragswert entscheidet, welches Regelwerk das Verfahren trägt. Diese Seite geht § 3 VgV Absatz für Absatz durch, rechnet drei Beispiele mit Pflege, Optionen und Losen vor und zeigt, wie der Rechenweg nach § 8 VgV in die Akte kommt. Die Beträge der Schwellen stehen im Bereich EU-Schwellenwerte.

Kurz gesagt

Zu schätzen ist der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer, einschließlich etwaiger Optionen und Vertragsverlängerungen sowie vorgesehener Prämien oder Zahlungen an Bewerber und Bieter (§ 3 Abs. 1 VgV). Maßgeblich ist der Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet oder das Verfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird (Abs. 3). Bei einer Rahmenvereinbarung oder einem dynamischen Beschaffungssystem zählen alle über die Laufzeit geplanten Einzelaufträge (Abs. 4), bei Losen der Gesamtwert aller Lose (Abs. 7 und 8). Von der Anwendung der VgV auf ein einzelnes Los darf der Auftraggeber nur abweichen, wenn dessen Nettowert unter 80.000 Euro liegt (Bauleistungen: unter 1 Million Euro) und die Summe dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwerts nicht übersteigt (Abs. 9). Die Berechnungsmethode darf nicht der Umgehung dienen (Abs. 2); Rechenweg und Ergebnis gehören nach § 8 VgV in die Vergabeakte.

Rechtsgrundlage

§ 106 Abs. 1 GWB knüpft die Anwendung des vierten Teils des GWB daran, dass der geschätzte Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatzsteuer den Schwellenwert „erreicht oder überschreitet“. Das Erreichen genügt; ein Schätzwert von exakt 216.000 Euro netto liegt nicht darunter. Wie zu rechnen ist, sagt § 3 VgV in zwölf Absätzen.

Zwei Stellen der Richtlinie 2014/24/EU sind genauer. Nach Art. 5 Abs. 1 zählen Optionen und Verlängerungen, „die in den Auftragsunterlagen ausdrücklich geregelt sind“. Eine spätere Leistung, die davon nicht gedeckt ist, wird entweder neu vergeben oder, wenn dafür der bestehende Vertrag geändert werden soll, an § 132 GWB gemessen. Für Leasing, Miete, Pacht und Ratenkauf von Waren enthält Art. 5 Abs. 12 eine eigene Berechnung: bei zeitlich begrenzten Aufträgen mit höchstens zwölf Monaten Laufzeit den geschätzten Gesamtwert für die Laufzeit, bei mehr als zwölf Monaten den Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwerts, bei unbestimmter oder nicht bestimmbarer Laufzeit den 48-fachen Monatswert. § 3 VgV hat dazu keine eigene Regel; ohne angegebenen Gesamtpreis greift Absatz 11.

Unterhalb der Schwellenwerte. Die UVgO enthält keine eigene Schätzvorschrift. § 1 Abs. 1 der UVgO 2017 nennt den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer nur, um den Anwendungsbereich abzugrenzen; ebenso stellen die Nummern 1 und 2 zu § 55 der Verwaltungsvorschriften zur BHO auf diesen Wert ab. Welche Methode unterschwellig gilt, ergibt sich aus dem Anwendungsbefehl des Bundes oder des Landes (UVgO, Wertgrenzen der Bundesländer). Auch beim Direktauftrag des Bundes ist der Bezugspunkt ein Nettowert: § 55 Abs. 2 BHO stellt auf den voraussichtlichen Auftragswert der Leistungen ohne Umsatzsteuer ab und lässt oberhalb der dort genannten 50.000 Euro eine höhere Wertgrenze nur zu, wenn die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände sie rechtfertigen.

Dokumentation. § 8 Abs. 1 VgV verlangt eine von Beginn an fortlaufende Dokumentation in Textform nach § 126b BGB, soweit sie zur Begründung der Entscheidungen erforderlich ist; der Vergabevermerk nach Abs. 2 nennt in Nummer 1 den Wert des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung, in Nummer 11 die Gründe für eine gemeinsame Vergabe mehrerer Lose. Die Ausnahme steht daneben: Für Einzelaufträge, die nach § 21 Abs. 3 oder Abs. 4 Nr. 1 VgV aus einer Rahmenvereinbarung geschlossen wurden, ist nach Abs. 3 kein Vermerk erforderlich; die fortlaufende Dokumentation nach Absatz 1 bleibt davon unberührt. Unterschwellig verlangt § 6 UVgO eine fortlaufende Dokumentation, nach den amtlichen Erläuterungen aber keinen förmlichen Vermerk (Vergabevermerk).

Praxis: drei Rechenbeispiele

Alle Beträge, Mengen und Laufzeiten der Beispiele sind frei gewählt, weder Erfahrungswerte noch Pauschalen, und verstehen sich netto. Preisspannen für die eigene Prognose kann eine Markterkundung liefern.

Beispiel 1: Fachverfahren mit Pflege über vier Jahre

Eine Stadtverwaltung löst ihr Fachverfahren für Gewerbeanmeldungen ab. Angenommen werden Lizenzen für 85.000 Euro, Einführung mit Migration und Schulung für 46.000 Euro, eine Pflege von 21.500 Euro im Jahr über vier Jahre und eine in den Vergabeunterlagen geregelte Option auf zwei weitere Pflegejahre.

Ohne die Pflege blieben 131.000 Euro, ein Wert unter der seit dem 1. Januar 2026 geltenden Schwelle von 216.000 Euro. Den niedrigeren Wert von 140.000 Euro wenden in Verfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen haben, nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien an (§ 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB); für andere klassische öffentliche Auftraggeber gilt die Schwelle von 216.000 Euro. Vorher begonnene Verfahren werden nach dem bei ihrer Einleitung geltenden Recht zu Ende geführt (§ 187 Abs. 2 GWB); dort gilt der Wert von 140.000 Euro weiterhin für alle obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. Mit der vierjährigen Pflege sind es 217.000 Euro, die Schwelle ist also schon ohne die Option überschritten; mit ihr liegt der Wert bei 260.000 Euro. Die Vertragslaufzeit von sechs Jahren ändert daran nichts: § 3 Abs. 11 VgV betrifft nur Aufträge, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, und hier liegt für die gesamte Laufzeit ein bestimmbarer Gesamtpreis zugrunde. Dass Einzel- oder Einheitspreise abgefragt werden, genügt für sich genommen nicht. Der 48-fache Monatswert ist weder Obergrenze der Schätzung noch Grenze der Laufzeit. Dazu: EVB-IT Pflege und Software und Lizenzen.

Beispiel 2: Rahmenvereinbarung mit zwei Verlängerungsoptionen

Ein Landkreis schließt mit einem Unternehmen eine Rahmenvereinbarung über den Vor-Ort-Service für Arbeitsplatzsysteme. Angenommen werden 24 Monate Grundlaufzeit, zwei in den Vergabeunterlagen geregelte Verlängerungsoptionen von je zwölf Monaten, geplante Abrufe von 320 Servicetagen im Jahr zu 260 Euro und eine einmalige Bestandsaufnahme für 12.000 Euro im ersten Jahr.

Wer nur die Grundlaufzeit ansetzt, bleibt mit 178.400 Euro unter der Schwelle. Nach § 3 Abs. 4 in Verbindung mit Abs. 1 VgV sind aber alle über die gesamte Laufzeit geplanten Einzelaufträge einschließlich der Optionen zu berücksichtigen, hier 344.800 Euro. Die vier Jahre entsprechen zugleich der Höchstdauer des § 21 Abs. 6 VgV: Die Laufzeit darf höchstens vier Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Der nach der Rechtsprechung des EuGH anzugebende Höchstwert ist vom Schätzwert zu unterscheiden (Rahmenvereinbarung).

Beispiel 3: Losvergabe mit Bagatellklausel

Ein Landkreis vergibt IT-Dienstleistungen für seine Schulen in fünf Losen. Angenommene Loswerte für die Vertragslaufzeit:

Nach § 3 Abs. 7 Satz 1 VgV ist der Gesamtwert aller Lose zugrunde zu legen; mit 950.000 Euro ist die Schwelle überschritten, und nach Satz 2 gilt die VgV für jedes einzelne Los. Absatz 9 erlaubt die Abweichung für Lose unter 80.000 Euro, solange deren Summe 20 Prozent des Gesamtwerts nicht übersteigt: 20 Prozent von 950.000 Euro sind 190.000 Euro, die Lose 3 bis 5 summieren sich auf 74.000 + 62.000 + 34.000 = 170.000 Euro. Für alle drei darf der Auftraggeber daher von Abs. 7 Satz 2 und Abs. 8 abweichen und sie nach dem einschlägigen Unterschwellenrecht vergeben; für die Lose 1 und 2 mit 780.000 Euro bleibt es bei der VgV.

Die Rechnung kippt schnell: Wären für Los 5 nicht 34.000, sondern 74.000 Euro angesetzt, läge der Gesamtwert bei 990.000 Euro, die Grenze bei 198.000 Euro — die drei kleinen Lose kämen aber auf 210.000 Euro. Dann lässt sich nur ein Teil ausnehmen: die Lose 3 und 4 mit 136.000 Euro, ebenso die Lose 4 und 5 mit 136.000 Euro oder die Lose 3 und 5 mit 148.000 Euro. Welche Kombination sie wählt, legt die Vergabestelle vor Einleitung der Vergaben fest und hält sie nach § 8 Abs. 1 VgV fest. Zweierlei steht daneben: Der Loswert muss unter 80.000 Euro liegen, genau 80.000 Euro genügen nicht; und die Klausel betrifft nur die Anwendung der VgV auf einzelne Lose, nicht die Losaufteilung. Darüber entscheidet seit dem 1. Juli 2026 § 97a GWB (BGBl. 2026 I Nr. 137), erläutert unter Losbildung.

Häufige Fehler

• Pflege und Betrieb getrennt geschätzt. Sind Lizenz und Pflege desselben Fachverfahrens Bestandteile eines einheitlich vorgesehenen Vorhabens, senkt es den Wert nicht, sie in zwei Vergaben zu zerlegen: Abs. 1 stellt auf den Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ab, nicht auf die Zahl der Verträge. Objektive Gründe nennt Abs. 2; die selbstständig beschaffende Organisationseinheit ist der dort genannte Fall.
• Optionen und Verlängerungen fehlen. Sie sind nach Abs. 1 einzurechnen, bevor entschieden ist, ob sie gezogen werden. Was umgekehrt nicht in den Vergabeunterlagen geregelt ist, ist keine Option: Eine solche Leistung wird entweder neu vergeben oder, wenn dafür der bestehende Vertrag geändert werden soll, an § 132 GWB gemessen.
• Die 48-Monats-Regel als Deckel benutzt. Abs. 11 gilt nur ohne angegebenen Gesamtpreis und unterscheidet dann zwei Fälle: bis 48 Monate den Laufzeitwert, sonst den 48-fachen Monatswert. Eine Schätzung mit Gesamtpreis kürzt er nicht.
• Bagatellklausel ohne die zweite Voraussetzung. Ein Loswert unter 80.000 Euro genügt nicht; die Summe der ausgenommenen Lose muss innerhalb von 20 Prozent bleiben, und der Gesamtwert ist nach Abs. 7 Satz 1 zu bilden.
• Der Haushaltsansatz ersetzt die Schätzung. Geschätzt wird der voraussichtliche Wert der Leistung, nicht das Budget. Passt beides nicht zusammen, ist die Abweichung zu dokumentieren und bei Leistungsumfang, Finanzierung und Fortführung des Vorhabens zu berücksichtigen (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung); eine niedrigere Schätzung folgt daraus nicht.
• Die Schätzung veraltet bis zur Bekanntmachung. Maßgeblich ist nach Abs. 3 der Tag der Absendung. Beruht die Schätzung nicht mehr auf aktuellen Mengen, Preisen und Optionen, prüft die Vergabestelle sie vor diesem Tag erneut; eine Frist, ab der das nötig wird, nennt Abs. 3 nicht.

Häufige Fragen

Wie schätzt eine Vergabestelle den Auftragswert?

Sie grenzt das Beschaffungsvorhaben ab und trägt alle Bestandteile zusammen: einmalige und laufende Leistungen über die gesamte Laufzeit, Optionen, Vertragsverlängerungen sowie vorgesehene Prämien oder Zahlungen an Bewerber und Bieter (§ 3 Abs. 1 VgV). Als Erkenntnisquellen dienen etwa dokumentierte Vergleichsbeschaffungen, aktuelle Preisangaben oder eine Markterkundung nach § 28 Abs. 1 VgV; ein Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung oder zur Kosten- und Preisermittlung ist nach Abs. 2 unzulässig. Anschließend prüft sie die Sonderregeln der Absätze 4 bis 12 für Rahmenvereinbarungen, Lose, wiederkehrende Aufträge und Verträge ohne Gesamtpreis. Das Ergebnis wird zum Stichtag des Absatzes 3 mit der Schwelle verglichen und nach § 8 VgV dokumentiert.

Gilt § 3 VgV auch unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Die UVgO enthält keine eigene Vorschrift zur Schätzung; § 1 Abs. 1 UVgO setzt den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer nur voraus, um den Anwendungsbereich abzugrenzen. Ob und wieweit § 3 VgV unterschwellig heranzuziehen ist, richtet sich nach dem Anwendungsbefehl des Bundes oder des Landes und den Vorgaben des Haushaltsträgers. Regelmäßig maßgeblich ist der voraussichtliche Wert der zu beschaffenden Leistungen ohne Umsatzsteuer; die Abgrenzung des Vorhabens und die Berechnung folgen dem anwendbaren Haushalts- und Vergaberecht. Die Vergabestelle prüft ihre Rechtsgrundlage und hält die Methode fest (UVgO).

Wie wird der Auftragswert bei Planungs- und Beratungsleistungen berechnet?

§ 3 VgV enthält in der geltenden Fassung keine besondere Regel für Planungsleistungen. Kann die vorgesehene Erbringung einer Dienstleistung zu einem Auftrag in mehreren Losen führen, ist nach Abs. 7 der Gesamtwert aller Lose zugrunde zu legen; für Planungswettbewerbe gilt Abs. 12. Ob IT-Konzeption und spätere Umsetzung eine vorgesehene Dienstleistung bilden oder zwei Vorhaben sind, hängt vom Beschaffungsvorhaben ab. Die Vergabestelle begründet die Abgrenzung im Vermerk; Abs. 2 verbietet eine Unterteilung, die der Umgehung dient (IT-Dienstleistungen).