EVB-IT Pflege S und Instandhaltung

EVB-IT Pflege S regelt die laufende Pflege von Standardsoftware, EVB-IT Instandhaltung die Wartung und Reparatur von Hardware. Beide bilden Störungsbeseitigung, Hotline, Servicezeiten und Vergütung ab, setzen aber unterschiedliche Pflegegegenstände voraus. Die Vergabestelle bestimmt deshalb zuerst, welche Geräte und Programmstände betreut werden und ob die Leistung allein oder mit der Beschaffung vergeben wird.

Kurz gesagt

EVB-IT Pflege S passt für Standardsoftware ohne Anpassung auf Quellcodeebene. EVB-IT Instandhaltung betrifft Hardware, neben der Wiederherstellung auch vorbeugende Maßnahmen, Ersatzhardware und Ersatzteile. Updates und Upgrades sind in den Pflege S-AGB als neue Programmstände eingeordnet; welche davon überlassen oder installiert werden, muss der Vertrag erkennen lassen. Reaktionszeit meint den Beginn der Störungsbeseitigung, Wiederherstellungszeit ihren erfolgreichen Abschluss; beide laufen ausschließlich während der Servicezeiten. Ist das IT-System selbst der Beschaffungsgegenstand, greifen EVB-IT System, Systemlieferung oder Erstellung, für weitergehende Serviceleistungen EVB-IT Service.

Rechtsgrundlage und vertragliche Einordnung

Wo die EVB-IT in den Vergabeunterlagen stehen und für wen sie verbindlich sind, ordnet der Überblick EVB-IT Verträge ein. Hier ist der Vertragsgegenstand kein Gerät und keine Lizenz, sondern eine über Jahre wiederkehrende Leistung an einem Bestand, der sich verändert. Was § 121 Absatz 1 GWB an Eindeutigkeit verlangt, hängt deshalb an Mengengerüst, betreuten Systemen, Störungsklassen, Zeitwerten und Preispositionen — nicht an einer Produktliste.

Seit dem 1. Juli 2026 gelten die einschlägigen Vorschriften in geänderter Fassung. Artikel 1 Nummer 13 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137 hat die Angabe „und erschöpfend“ aus § 121 Absatz 1 Satz 1 GWB gestrichen. Artikel 9 Nummer 9 gab § 29 VgV die Überschrift „Vergabeunterlagen; Zahlung“ und einen Absatz 3: Nach Erfüllung der Leistung ist die prüfbare Rechnung in der Regel binnen 30 Tagen zu zahlen; in geeigneten Fällen sollen im Rahmen der haushaltsrechtlichen Vorgaben frühere Zahlungen, Abschlagszahlungen oder Vorauszahlungen vereinbart werden. Dass die Vertragsbedingungen nach Absatz 1 Nummer 3 zu den Vertragsunterlagen zählen, blieb unverändert.

Die amtliche EVB-IT-Übersicht führt den Pflegevertrag S in Lang- und Kurzfassung sowie die Pflege S-AGB als V3.0.0, den Instandhaltungsvertrag und die Instandhaltungs-AGB als V2.0.1. Alle fünf Dateien tragen in der Fußzeile das Datum 1. März 2026. Wer nach „Pflege S-AGB 2003“ sucht oder ein Formular aus einem Altverfahren kopiert, arbeitet leicht mit einem überholten AGB-Verweis.

Welcher Vertrag deckt welche Leistung ab?

Die amtliche Entscheidungshilfe, Version 5 vom 1. März 2026, zieht die Grenze nach dem Gegenstand der Betreuung. Pflege S ist auf Standardsoftware ohne Anpassung auf Quellcodeebene beschränkt, Instandhaltung auf Hardware. Wer dagegen ein IT-System beschafft, arbeitet mit EVB-IT System (Werkvertrag) oder EVB-IT Systemlieferung (Kaufvertrag mit Montageverpflichtung), bei Individualsoftware mit EVB-IT Erstellung. EVB-IT Service ist erst gemeint, wenn Serviceleistungen für ein IT-System oder die Pflege von Individualsoftware über den Regelungsumfang zum Service in den EVB-IT Systemverträgen hinausgehen.

Nach der Entscheidungshilfe bildet die Kurzfassung nur die Überlassung neuer Programmstände und die Hotline ab; die Langfassung ergänzt Störungsbeseitigung und sonstige Pflegeleistungen und führt eigene Nummern für Servicezeiten, Zeitwerte, Vertragsstrafen und die Pflege von Open-Source-Software. Wird die Instandhaltung von Hardware eigenständig vergeben, steht dafür der EVB-IT Instandhaltungsvertrag V2.0.1 bereit.

Praxis: Leistungsbeschreibung und Service Level aufbauen

Prüfbar wird ein Service Level erst, wenn die Vergabestelle Störungsklasse, Meldeweg, Servicezeit, Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit festlegt. Die Pflege S-AGB V3.0.0 und die Instandhaltungs-AGB V2.0.1 unterscheiden, soweit der Vertrag nichts anderes bestimmt, betriebsverhindernde, betriebsbehindernde und leichte Störungen; die Langfassung des Pflegevertrags lässt in Nummer 7.2.3 auch abweichend definierte Störungsklassen in einer Anlage zu.

Sind keine Servicezeiten vereinbart, gelten nach beiden AGB montags bis freitags von 8 Uhr bis 17 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Erfüllungsort. Ohne festgelegte Reaktionszeit beginnt die Leistung unverzüglich innerhalb der Servicezeiten; ohne Wiederherstellungszeit ist sie in angemessener Frist abzuschließen. Diese Auffangregeln ersetzen keine bedarfsgerechte Festlegung; überzogene Vorgaben belasten den Preis.

Reaktions- und Wiederherstellungszeit laufen ausschließlich während der Servicezeiten und beginnen bei einer Meldung außerhalb der Servicezeit erst mit der nächsten Servicezeit. Bei einer Servicezeit von 8 bis 17 Uhr und einer Wiederherstellungszeit von acht Stunden endet die Frist für eine um 14 Uhr gemeldete Störung deshalb nicht in der Nacht, sondern am folgenden Servicetag um 13 Uhr. Überschreitet der Auftragnehmer eine vereinbarte Zeit und hat er das zu vertreten, gerät er ohne Mahnung in Verzug; beide AGB berechtigen den Auftraggeber dann zu einer Vertragsstrafe von 0,1 Prozent der jährlichen Vergütung je angefangene 25 Prozent Überschreitung, höchstens 1 Prozent je Verzugsfall und 5 Prozent je Vertragsjahr. Ohne vereinbarte Zeitwerte läuft sie leer.

„Neuer Programmstand“ umfasst bei Pflege S Patch, Update, Upgrade und neue Releases oder Versionen. Ist Überlassung vereinbart, schuldet der Auftragnehmer sämtliche neuen Programmstände, soweit nichts anderes bestimmt ist; die Langfassung lässt in Nummer 7.1 je Software ankreuzen, ob Patch und Update, Upgrade, Release oder Version geschuldet sind und ob der Auftragnehmer sie auch installiert. Umgebungen, Vorabtests, Freigaben, Wartungsfenster und Rückfallmöglichkeiten gehören in die Leistungsbeschreibung. Bei Hardware trennt die Vergabestelle Störungsbeseitigung und vorbeugende Maßnahmen; ob Firmware, Microcodes und Treiber dazugehören, ergibt sich erst aus dem vereinbarten Umfang.

Vergütung, Laufzeit und Kombination

Beide Formulare erlauben Pauschalfestpreise und Aufwandsvergütung. Eine Pauschale passt zu einem abgegrenzten Bestand, Aufwandspreise verlangen Personalkategorien, Stunden- oder Tagessätze, Zuschläge, Reisekostenregeln und Obergrenzen. Mischmodelle sind möglich, etwa eine Pflegepauschale für den Regelbetrieb und gesonderter Aufwand für ausgenommene Installationen; das Preisblatt muss dieselbe Trennung verwenden.

Ein Pauschalfestpreis schließt dabei nach den Begriffsbestimmungen beider AGB Materialkosten, Reisezeiten, Reisekosten und Nebenkosten ein, bei der Instandhaltung zusätzlich die Kosten für Ersatzhardware, Ersatzteile, Verschleißteile und Verbrauchsmaterialien. Sollen diese Kosten gesondert abgerechnet werden, verlangt Nummer 5.2 des Instandhaltungsvertrags eine ausdrückliche Abweichung von den AGB mit Anlage. Wird eine Preisanpassung vereinbart, ohne dass der Vertrag eigene Regeln setzt, greift der Standard der AGB: Eine Erhöhung ist frühestens zwölf Monate nach Beginn der Leistungserbringung anzukündigen, wird drei Monate nach der Ankündigung wirksam und darf höchstens 3 Prozent der geltenden Vergütung betragen.

Beide Leistungen können selbstständig vergeben oder mit der Erstbeschaffung verbunden werden: Die Entscheidungshilfe nennt für Hardware die Kaufvertragsfassungen mit Instandhaltung und für die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware die Fassungen mit Pflege. Die Einzelheiten erläutert EVB-IT Kauf und Überlassung. Wird ein wechselnder Geräte- oder Lizenzbestand über Einzelabrufe beschafft, kann die Rahmenvereinbarung die Module Kauf, Überlassung, Pflege S und Instandhaltung verbinden.

Für die Schätzung des Auftragswerts zählt nach § 3 Absatz 1 VgV der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer; Optionen und Vertragsverlängerungen sind zu berücksichtigen. Fehlt bei einem Auftrag über Liefer- oder Dienstleistungen ein Gesamtpreis, ist nach Absatz 11 bei befristeten Aufträgen bis 48 Monate der Gesamtwert für die Laufzeit maßgeblich, sonst der 48-fache Monatswert. Für Rahmenvereinbarungen umfasst die Schätzung nach Absatz 4 alle geplanten Einzelaufträge über die gesamte Laufzeit; § 21 Absatz 6 VgV begrenzt ihre Laufzeit auf höchstens vier Jahre, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand begründeter Sonderfall vor.

Ohne festes Vertragsende gilt nach beiden AGB eine Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ablauf eines Kalendermonats, frühestens jedoch zum Ende einer im Vertrag vereinbarten Mindestvertragsdauer; das Formular kann eine andere Frist festlegen. Ist eine feste Laufzeit vereinbart, kann der Auftraggeber vorzeitig nur kündigen, soweit er den Betrieb der Standardsoftware oder der Hardware endgültig einstellt; die Kündigung wird dann zum Ende des Kalendermonats wirksam, der in der Mitte der Restlaufzeit liegt. Das Formular lässt daneben abweichende Vereinbarungen und ein Sonderkündigungsrecht zu; das Kündigungsrecht aus wichtigem Grund bleibt ohnehin bestehen. Ohne neues Vergabeverfahren tragen spätere Änderungen nach § 132 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 GWB nur, wenn die Vergabeunterlagen Art, Umfang und Voraussetzungen der Änderung bereits benannt haben und sich der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert; das ausgefüllte EVB-IT-Formular ersetzt diese Prüfung nicht.

Häufige Fehler

• Pflegegegenstand nur mit einem Produktnamen bezeichnet. Ohne Edition, Lizenzbestand, Programmstände, Betriebsumgebung und Schnittstellen bleibt offen, was der Bieter kalkulieren soll.
• Update und Upgrade werden pauschal gleichgesetzt. Beide sind neue Programmstände; welche davon geschuldet sind und wer sie installiert, entscheidet erst die Tabelle in Nummer 7.1 des Vertrags.
• Reaktionszeit wird als Wiederherstellungszeit verstanden. Wer beide Werte nicht getrennt vereinbart, kann kein Service Level messen.
• Hotline und Störungsbeseitigung werden verwechselt. Eine Hotline nimmt Meldungen auf und klärt sie zunächst. Ist keine Störungsbeseitigung vereinbart, unterbreitet der Auftragnehmer dafür nur ein Angebot; die Behebung schuldet er nicht.
• Ausnahmen von der Pauschale bleiben unbenannt. Der Pauschalfestpreis deckt nach den AGB mehr ab als oft angenommen. Wer Installationen, Ersatzgegenstände oder Arbeiten außerhalb der Servicezeit gesondert vergüten will, muss sie im Vertrag ausnehmen und im Preisblatt ausweisen.
• Kauf, Pflege und Verlängerung werden getrennt geschätzt. Optionen und der geplante Gesamtbedarf gehören in die Auftragswertschätzung; bei einer Rahmenvereinbarung zählen alle vorgesehenen Einzelaufträge.

Häufige Fragen

Was regelt ein EVB-IT Pflegevertrag S?

Der Vertrag regelt Pflegeleistungen für Standardsoftware, die nicht auf Quellcodeebene angepasst wurde. Je nach Fassung und Auswahl umfasst er neue Programmstände, deren Installation, Störungsbeseitigung, Hotline und sonstige Pflegeleistungen. Software, Service Level, Vergütung und Laufzeit werden erst durch die Eintragungen und Anlagen konkret; die Pflege S-AGB V3.0.0 ergänzen sie.

Was ist der Unterschied zwischen EVB-IT Pflege S und Instandhaltung?

Pflege S betrifft Standardsoftware, Instandhaltung Hardware. Bei Hardware können neben der Störungsbeseitigung vorbeugende Maßnahmen, Ersatzteile und hardwarenahe Software wie Firmware einbezogen werden. Ein gemischter Systemservice kann dagegen unter EVB-IT Service fallen.

EVB-IT Pflegevertrag S: Kurzfassung oder Langfassung?

Nach der amtlichen Entscheidungshilfe bildet die Kurzfassung die Überlassung neuer Programmstände und Hotline ab. Die Langfassung enthält zusätzlich Störungsbeseitigung und sonstige Pflegeleistungen und bietet dafür eigene Regelungsfelder. Der praktische Unterschied: Die Kurzfassung kennt weder eine Nummer für Servicezeiten noch eine Tabelle für Reaktions- und Wiederherstellungszeiten. Wer Zeitwerte je Störungsklasse braucht, nimmt die Langfassung.

Wann ist EVB-IT Service statt Pflege S anzuwenden?

EVB-IT Service ist nach der amtlichen Entscheidungshilfe für Serviceleistungen rund um ein IT-System oder für Individualsoftware vorgesehen, die über den Regelungsumfang zum Service in den EVB-IT Systemverträgen hinausgehen. Sie nennt dafür unter anderem den Service für ein System, das der Auftragnehmer nicht selbst erstellt oder geliefert hat, und die Neuausschreibung bereits vereinbarter Serviceleistungen. Die Pflege nur von Standardsoftware bleibt bei Pflege S, die Instandhaltung nur von Hardware bei EVB-IT Instandhaltung. Maßgeblich ist der tatsächlich ausgeschriebene Leistungsgegenstand, nicht die Bezeichnung des vorhandenen Altvertrags.