Bieterfragen, Aufklärung, Nachforderung und Rüge

Zwischen Bekanntmachung und Zuschlag kommuniziert die Vergabestelle mit den Unternehmen in vier getrennten Formen: Sie beantwortet Bieterfragen, klärt Angebote auf, fordert Unterlagen nach und bearbeitet Rügen. Für jede Form gelten eigene Regeln und Grenzen; diese Seite ordnet sie nach VgV, UVgO und GWB.

Kurz gesagt

Bieterfragen sind Fragen von Unternehmen zu Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen. Zusätzliche Informationen, die für die Angebotserstellung erheblich sind, stellt die Vergabestelle allen betroffenen Unternehmen auf demselben Informationsstand bereit. Im offenen Verfahren und in der Öffentlichen Ausschreibung darf sie Angebote aufklären; Verhandlungen sind unzulässig, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise (§ 15 Abs. 5 VgV, § 9 Abs. 2 UVgO). Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen kann sie nur innerhalb der Grenzen von § 56 VgV beziehungsweise § 41 UVgO behandeln. Für Verfahren im Anwendungsbereich des Teils 4 GWB beschreibt § 160 Abs. 3 GWB, wann ein erkannter oder erkennbarer Vergabeverstoß gegenüber dem Auftraggeber gerügt sein muss.

Rechtsgrundlage

Erreicht oder überschreitet der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den einschlägigen Schwellenwert, gilt Teil 4 GWB (§ 106 Abs. 1 GWB). § 97 Abs. 1 und 2 GWB nennt Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung; nach Absatz 2 in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung ist eine Ungleichbehandlung nur zulässig, wenn sie unionsrechtlich oder aufgrund eines Bundesgesetzes geboten oder gestattet ist (Art. 1 Nr. 4 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137). Vor dem 1. Juli 2026 begonnene Vergabeverfahren werden nach § 187 Abs. 2 GWB nach dem bei ihrer Einleitung geltenden Recht zu Ende geführt.

Kommunikation, Fristverlängerung, Angebotsprüfung und Nachforderung regelt die VgV; zum 1. Juli 2026 wurden unter anderem § 29, § 41 Abs. 1, § 48 Abs. 1 und 2, § 56 Abs. 2 Satz 1 und § 60 Abs. 3 Satz 1 VgV geändert (Art. 9 des Gesetzes vom 12. Mai 2026). Soweit die UVgO beim jeweiligen Auftraggeber eingeführt ist, stehen die einschlägigen Regeln in ihren §§ 2, 3, 6, 7, 9, 12, 13, 21, 29, 41, 42 und 44.

Bieterfragen: Beantwortung, Gleichbehandlung, Verhandlungsverbot

Bieterfragen betreffen meist Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen oder Bewerbungsbedingungen, also Bestandteile der Vergabeunterlagen nach § 29 Abs. 1 VgV und § 21 Abs. 1 UVgO. Für die Kommunikation verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel (§ 9 Abs. 1 VgV, § 7 Abs. 1 UVgO). Mündlich darf nach § 9 Abs. 2 VgV und § 7 Abs. 2 UVgO nur kommuniziert werden, was Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen und Angebote nicht betrifft; auch das ist ausreichend und in geeigneter Weise zu dokumentieren.

Eine Information mit Bedeutung für die Erstellung der Angebote darf nicht nur einem Unternehmen zugutekommen. Die Vergabestelle stellt sie den betroffenen Unternehmen daher einheitlich bereit und dokumentiert die Kommunikation (§ 97 Abs. 2 GWB, § 2 Abs. 2 UVgO, § 8 Abs. 1 VgV) — üblicherweise über die elektronische Adresse, unter der nach § 41 Abs. 1 VgV und § 29 Abs. 1 UVgO auch die Vergabeunterlagen abrufbar sind. Für den Zugang zu Bekanntmachung und Vergabeunterlagen darf sie keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung ist zulässig (§ 9 Abs. 3 VgV, § 7 Abs. 3 UVgO). Als vertraulich gekennzeichnete Informationen eines Unternehmens gibt sie nicht weiter, sofern nicht die VgV oder andere Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen (§ 5 Abs. 1 VgV, § 3 Abs. 1 UVgO). Ändert sie durch eine Antwort die Vergabeunterlagen wesentlich, verlängert sie die Angebotsfrist nach § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV beziehungsweise § 13 Abs. 4 Nr. 2 UVgO angemessen; das gilt nach § 20 Abs. 3 Satz 3 VgV nicht, wenn die Änderung für die Erstellung des Angebots unerheblich ist.

Ein Verhandlungskanal sind Bieterfragen nicht: Im offenen Verfahren, über § 16 Abs. 9 VgV im nicht offenen Verfahren und nach § 9 Abs. 2 UVgO in der Öffentlichen Ausschreibung sind Verhandlungen unzulässig, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise. Einen festen Fragenschluss nennt die VgV nicht; die maßgeblichen Fristen erläutert die Seite Fristen für Bieterfragen.

Aufklärung des Angebotsinhalts

Nach der Öffnung prüft die Vergabestelle die Angebote auf Vollständigkeit sowie fachliche und rechnerische Richtigkeit (§ 56 Abs. 1 VgV, § 41 Abs. 1 UVgO). Im offenen Verfahren darf sie von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder ihre Eignung verlangen; Verhandlungen sind unzulässig, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise (§ 15 Abs. 5 VgV). § 9 Abs. 2 UVgO nennt für die Öffentliche Ausschreibung zusätzlich die Aufklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen. Frage, Antwort und Bewertung hält die Vergabestelle in der Dokumentation fest (§ 8 Abs. 1 VgV, § 6 Abs. 1 UVgO).

Im Verhandlungsverfahren verhandelt der Auftraggeber nach § 17 Abs. 10 VgV über Erst- und Folgeangebote, nicht über die endgültigen Angebote; ausgenommen bleiben die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Ohne Verhandlung darf er auf die Erstangebote zuschlagen, wenn er sich das nach § 17 Abs. 11 VgV vorbehalten hat. § 12 Abs. 4 UVgO zieht für die Verhandlungsvergabe dieselbe Grenze und lässt den Zuschlag ohne vorherige Verhandlung unter den dort genannten Voraussetzungen zu.

Erscheinen Preis oder Kosten im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber nach § 60 Abs. 1 VgV Aufklärung und prüft nach Absatz 2 die Zusammensetzung des Angebots. Bleibt die geringe Höhe nicht zufriedenstellend aufgeklärt, soll er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen; bis zum 30. Juni 2026 stand an dieser Stelle „darf“ (Art. 9 Nr. 21 des Gesetzes vom 12. Mai 2026). Sind Preis oder Kosten ungewöhnlich niedrig, weil die Verpflichtungen nach § 60 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 VgV nicht eingehalten werden, lehnt er das Angebot ab; die Gründe gehören nach § 8 Abs. 2 Nr. 4 VgV in den Vergabevermerk. § 44 UVgO betrifft dagegen nur das Angebot, auf das der Zuschlag erteilt werden soll; bleibt dessen geringe Höhe nicht zufriedenstellend aufgeklärt, darf der Auftraggeber den Zuschlag ablehnen, und wirkt der Bieter an der Aufklärung nicht mit, lehnt er das Angebot ab (§ 44 Abs. 3 UVgO).

Bei einer IT-Leistung sind Personentage je Rolle, Lizenzmodell und Betriebskosten typische Gegenstände der Preisaufklärung; eine Aufforderung zu einem Nachlass wäre dagegen keine Aufklärung der vorliegenden Kalkulation.

Nachforderung von Unterlagen

Seit dem 1. Juli 2026 kann der Auftraggeber nach § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren (Art. 9 Nr. 19 des Gesetzes vom 12. Mai 2026). Die Unterscheidung zwischen unternehmens- und leistungsbezogenen Unterlagen steht damit nicht mehr in Absatz 2 Satz 1; die Schranke des Absatzes 3 bleibt bestehen. § 41 Abs. 2 UVgO unterscheidet weiterhin: unternehmensbezogene Unterlagen darf der Auftraggeber auch korrigieren lassen, leistungsbezogene nur nachreichen oder vervollständigen lassen.

Der Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird (§ 56 Abs. 2 Satz 2 VgV, § 41 Abs. 2 Satz 2 UVgO). Nachgeforderte Unterlagen sind innerhalb einer von ihm festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen; Entscheidung und Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren (§ 56 Abs. 4 und 5 VgV, § 41 Abs. 4 und 5 UVgO). Angebote, die die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen nicht enthalten, werden nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV beziehungsweise § 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO von der Wertung ausgeschlossen. Fordert der Auftraggeber über Eigenerklärungen hinausgehende Unterlagen nach § 122 Abs. 3 Satz 2 GWB erst nach vorläufiger Prüfung an, gelten bei versäumter Frist nach § 48 Abs. 2 Satz 3 VgV die §§ 56 und 57 entsprechend.

Rügeobliegenheit nach § 160 Abs. 3 GWB

Die Rügeobliegenheit des § 160 Abs. 3 GWB gehört zu Teil 4 des GWB und greift deshalb nur oberhalb der Schwellenwerte (§ 106 Abs. 1 GWB). Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Antrag unzulässig, soweit einer der folgenden vier rügebezogenen Gründe vorliegt:

Nummer 1 verknüpft die Frist von zehn Kalendertagen mit dem Erkennen des Verstoßes; einen anderen Anknüpfungspunkt nennt die Vorschrift nicht. Eine bestimmte Form der Rüge schreibt § 160 Abs. 3 GWB nicht vor. Die durch Art. 1 Nr. 24 des Gesetzes vom 12. Mai 2026 eingefügte Nummer 5 betrifft einen weiteren Unzulässigkeitsgrund, enthält aber keine Rügefrist und bleibt deshalb außerhalb dieser Darstellung. Nach § 160 Abs. 3 Satz 2 GWB gilt Satz 1 nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.

Aus Sicht der Vergabestelle beginnt der Ablauf mit dem dokumentierten Eingang der Erklärung. Sie hält die Kommunikation fest, soweit dies für die Begründung ihrer Entscheidung erforderlich ist (§ 8 Abs. 1 VgV), und prüft den beanstandeten Punkt anhand von Bekanntmachung, Vergabeunterlagen und Akte. Hilft sie ab und nimmt deshalb wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor, verlängert sie die Angebotsfrist nach § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV angemessen, soweit die Änderung für die Erstellung des Angebots nicht unerheblich ist. Will sie nicht abhelfen, teilt sie dies dem Unternehmen mit und hält Absendung und Übermittlungsnachweis in der Akte fest, weil § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB an den Eingang dieser Mitteilung den Zeitraum von 15 Kalendertagen knüpft.

Muster: Bieterfrage mit Antwortstruktur

Ein Fragen- und Antwortkatalog kann je Eintrag laufende Nummer, Bezug zur Unterlage, neutral wiedergegebene Frage, Antwort und Folge für die Vergabeunterlagen enthalten. Das folgende Beispiel ist frei gewählt.

Häufige Fehler

Eine erhebliche Information erreicht nur den Fragesteller. Antwortet die Vergabestelle einzeln per E-Mail, statt die Information über die Vergabeplattform bereitzustellen, arbeiten die übrigen betroffenen Unternehmen auf einem anderen Informationsstand.

Die Antwort ändert die Unterlagen, die Frist bleibt. Wird über den Fragenkatalog eine Muss-Anforderung gestrichen oder ein Mengengerüst verändert, ohne die Frist nach § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV zu verlängern, entstehen Angebote auf unterschiedlicher Grundlage.

Aufklärung wird zur Änderung des Angebots. Passt ein Bieter auf Nachfrage Preis oder Leistung an, überschreitet das im offenen Verfahren die nach § 15 Abs. 5 VgV erlaubte Aufklärung.

Die Nachforderung läuft ohne kalendermäßig bestimmte Frist. § 56 Abs. 4 VgV und § 41 Abs. 4 UVgO verlangen eine angemessene, nach dem Kalender bestimmte Frist; eine Aufforderung „kurzfristig“ genügt dem nicht.

Die Nichtabhilfemitteilung bleibt undokumentiert. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB knüpft an ihren Eingang beim Unternehmen an. Fehlt ein Übermittlungsnachweis, ist dieser Zeitpunkt aus der Akte nicht ersichtlich.

Häufige Fragen

Was sind Bieterfragen?

Bieterfragen sind Fragen, die Unternehmen während der Teilnahme- oder Angebotsphase zu Bekanntmachung und Vergabeunterlagen stellen, etwa zur Leistungsbeschreibung, zu Eignungsnachweisen oder zu Bewertungsregeln. Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich elektronisch (§ 9 VgV, § 7 UVgO). Vertraulich gekennzeichnete Informationen eines Unternehmens darf die Vergabestelle nicht weitergeben, sofern nicht die VgV oder andere Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen.

Wie lange dürfen Bieterfragen gestellt werden?

Weder VgV noch UVgO nennen einen festen Fragenschluss. § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV knüpft an die rechtzeitige Anforderung zusätzlicher Informationen an, ohne diesen Begriff zu definieren. Wie ein in den Vergabeunterlagen genannter Fragetermin mit der Angebotsfrist zusammenhängt, erläutert die Seite Fristen für Bieterfragen.

Wie schnell müssen Bieterfragen beantwortet werden?

Die VgV enthält keine eigenständige Antwortfrist in Tagen; § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV bestimmt vielmehr, wann die Angebotsfrist wegen verspätet bereitgestellter zusätzlicher Informationen zu verlängern ist. § 13 Abs. 4 UVgO nennt ebenfalls keine Antwortfrist, verlangt aber eine angemessene Verlängerung, soweit sie erforderlich ist. Die Tageszahlen stehen auf der Seite Fristen für Bieterfragen.