Offenes und nicht offenes Verfahren

Bei IT-Liefer- und Dienstleistungsaufträgen im Anwendungsbereich der VgV darf der öffentliche Auftraggeber zwischen offenem und nicht offenem Verfahren wählen. Der wesentliche Unterschied liegt im Zugang zur Angebotsphase: Im offenen Verfahren kann jedes interessierte Unternehmen sofort ein Angebot abgeben, im nicht offenen Verfahren nur ein zuvor im Teilnahmewettbewerb ausgewählter Bewerber.

Kurz gesagt

Im offenen Verfahren fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Angebotsabgabe auf. Im nicht offenen Verfahren veröffentlicht er zunächst einen Teilnahmewettbewerb und lädt danach nur geeignete, gegebenenfalls anhand vorher bekannt gemachter Kriterien ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe ein. Beide Verfahrensarten stehen nach § 119 Absatz 2 GWB und § 14 Absatz 2 VgV gleichrangig zur Wahl. Im nicht offenen Verfahren darf die Vergabestelle den Teilnahmewettbewerb nicht überspringen und die Angebotsphase nicht mit beliebigen Unternehmen auffüllen. Für die Verfahrenswahl ist deshalb maßgeblich, ob eine vorgeschaltete Bewerberauswahl den Aufwand für vollständige IT-Angebote und deren Wertung sachgerecht begrenzt.

Rechtsgrundlage und Anwendungsbereich

§ 119 Absatz 3 und 4 GWB definiert das offene und das nicht offene Verfahren. Die Einzelheiten regeln § 15 VgV und § 16 VgV; die VgV konkretisiert nach § 1 Absatz 1 VgV die Verfahren für die dem Teil 4 des GWB unterliegenden Aufträge. Anders als beim Verhandlungsverfahren bedarf die Wahl zwischen diesen beiden Verfahrensarten keines besonderen Ausnahmetatbestands. Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise sind im offenen Verfahren unzulässig; über § 16 Absatz 9 VgV gilt dieses Verbot auch im nicht offenen Verfahren.

Teil 4 des GWB gilt, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den maßgeblichen Schwellenwert erreicht oder überschreitet (§ 106 Absatz 1 GWB). Für die Schätzung ist nach § 3 Absatz 1 VgV der voraussichtliche Gesamtwert einschließlich vorgesehener Optionen und Vertragsverlängerungen anzusetzen. Für typische IT-Liefer- und Dienstleistungsaufträge gelten nach der amtlichen Bekanntmachung im Bundesanzeiger seit dem 1. Januar 2026 folgende Beträge:

Die Bekanntmachung nennt keine Behörden, sondern verweist für den Schwellenwert der zentralen Regierungsbehörden auf die in § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB genannten Bundeseinrichtungen. Diese Vorschrift bezeichnet in der seit 1. Juli 2026 geltenden Fassung das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien. Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 eingeleitet wurden, werden nach § 187 Absatz 2 GWB nach dem bei Einleitung geltenden Recht zu Ende geführt; für Verfahren, die zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni 2026 eingeleitet wurden, galt der Betrag von 140.000 Euro deshalb für alle obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. Alle übrigen öffentlichen Auftraggeber, etwa Länder, Kommunen, Hochschulen und Kliniken, wenden den Betrag von 216.000 Euro an.

Soweit die UVgO durch die einschlägigen Regelungen des Bundes oder eines Landes in Kraft gesetzt ist und keine Ausnahme nach § 1 Absatz 2 UVgO greift, verwendet sie unterhalb des jeweils anwendbaren EU-Schwellenwerts die Bezeichnungen Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Beide stehen dem Auftraggeber nach § 8 Absatz 2 UVgO grundsätzlich zur Wahl; § 9 und § 10 beschreiben ihren Ablauf. Die Bekanntmachung der UVgO allein setzt sie nicht in Kraft. Die Seite Öffentliche und beschränkte Ausschreibung erläutert diese Unterschwellenverfahren.

Praxis: Auswahl und Ablauf

Im offenen Verfahren erstellt die Vergabestelle vor der Bekanntmachung die Leistungsbeschreibung, die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien. Im Regelfall gibt sie in der Bekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sind; § 41 Absatz 2 und 3 VgV regelt Ausnahmen für bestimmte technische Hindernisse und vertrauliche Informationen (§ 41 VgV). Teilnahmeanträge und Angebote übermitteln Unternehmen grundsätzlich in Textform mit elektronischen Mitteln (§ 53 Absatz 1 VgV). Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft die Vergabestelle alle fristgerecht eingegangenen Angebote.

Das nicht offene Verfahren hat zwei Wettbewerbsstufen. In der ersten Stufe kann jedes interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Eignungsunterlagen einreichen. Die Vergabestelle prüft Eignung und Ausschlussgründe und fordert nach § 42 Absatz 3 VgV in der seit 1. Juli 2026 geltenden Fassung (zuvor § 42 Absatz 2 VgV) nur geeignete, nicht ausgeschlossene Bewerber zur Angebotsabgabe auf. Erst diese Bewerber erarbeiten in der zweiten Stufe ein vollständiges Angebot.

Begrenzt die Vergabestelle die Zahl geeigneter Bewerber, muss die Bekanntmachung die dafür vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien sowie die vorgesehene Mindestzahl und gegebenenfalls die Höchstzahl nennen. Beim nicht offenen Verfahren darf die vorgesehene Mindestzahl nach § 51 Absatz 2 VgV nicht unter fünf liegen. Stehen weniger geeignete Bewerber zur Verfügung, darf die Vergabestelle mit ihnen fortfahren; sie darf weder ungeeignete Bewerber noch Unternehmen einbeziehen, die sich nicht um die Teilnahme beworben haben.

Die gesetzlichen Fristen sind Untergrenzen, keine pauschalen Projektfristen. § 20 VgV verlangt, die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Angebotsausarbeitung zu berücksichtigen. Bei wesentlichen Änderungen der Vergabeunterlagen oder verspätet bereitgestellten, rechtzeitig angeforderten Zusatzinformationen ist die Angebotsfrist nach den dort genannten Voraussetzungen angemessen zu verlängern.

Die Fristen folgen § 15 Absatz 2 bis 4 VgV und § 16 Absatz 2 bis 8 VgV. Eine Verkürzung setzt den jeweiligen gesetzlichen Tatbestand voraus; außerdem muss die verbleibende Zeit für den konkreten Auftrag angemessen sein. Das nicht offene Verfahren ist daher nicht allein wegen der kürzeren möglichen Angebotsfrist schneller: Vor ihr liegen die Teilnahmefrist und die Auswahlentscheidung.

Im offenen Verfahren führt die Vergabestelle die Angebotsprüfung grundsätzlich vor der Eignungsprüfung durch. Sie darf davon abweichen, soweit ein erhöhter Aufwand oder sonstige verfahrensbezogene Gründe entgegenstehen; eine Begründung der Abweichung verlangt die Vorschrift nicht (§ 42 Absatz 4 VgV in der seit 1. Juli 2026 geltenden Fassung). Für Verfahren, die vor dem 1. Juli 2026 eingeleitet wurden, gilt nach § 187 Absatz 2 GWB weiterhin § 42 Absatz 3 VgV in der bis dahin geltenden Fassung; danach konnte die Vergabestelle frei entscheiden, ob sie die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durchführt. Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen darf sie nur innerhalb des Rahmens von § 56 VgV behandeln. Leistungsbezogene Unterlagen, welche die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, sind von der Nachforderung ausgeschlossen. Für Preisangaben enthält § 56 Absatz 3 Satz 2 VgV eine begrenzte Ausnahme bei unwesentlichen Einzelpositionen.

Häufige Fehler

Das nicht offene Verfahren wird mit einer freien Direktansprache verwechselt. Es beginnt mit einer öffentlichen Aufforderung zur Teilnahme. Eine von der Vergabestelle vorab zusammengestellte Liste bekannter IT-Unternehmen ersetzt den nach § 16 Absatz 1 VgV vorgeschriebenen Teilnahmewettbewerb nicht.

Die Auswahlregeln entstehen erst nach Eingang der Teilnahmeanträge. Will die Vergabestelle die Bewerberzahl begrenzen, muss sie die Kriterien und die vorgesehene Zahl bereits in der Bekanntmachung nennen. Eine nachträgliche Rangfolge nach unveröffentlichten Maßstäben entspricht nicht § 51 Absatz 1 VgV.

Die Mindestfrist wird ungeprüft als Projektfrist übernommen. Umfangreiche Migrationskonzepte, Teststellungen oder notwendige Ortsbesichtigungen können mehr Bearbeitungszeit erfordern. Die Vergabestelle muss den tatsächlichen Aufwand nach § 20 VgV berücksichtigen und darf die Mindestfrist nicht mit einer stets angemessenen Frist gleichsetzen.

Aufklärung wird zur Verhandlung. Die Vergabestelle darf Unklarheiten über ein Angebot oder die Eignung aufklären. Sie darf in beiden Verfahren weder Preise noch angebotene Leistungen neu aushandeln; das ergibt sich aus § 15 Absatz 5 in Verbindung mit § 16 Absatz 9 VgV.

Wesentliche Änderungen bleiben ohne Fristverlängerung. Ändert die Vergabestelle während der Angebotsphase etwa Muss-Anforderungen, Mengengerüste oder Bewertungsregeln, muss sie die Bedeutung für die Angebotserstellung prüfen. § 20 Absatz 3 VgV verlangt bei wesentlichen Änderungen eine angemessene Verlängerung.

Häufige Fragen

Was bedeutet offenes Verfahren nach VgV?

Das offene Verfahren ist ein einstufiges Vergabeverfahren im Anwendungsbereich der VgV. Jedes interessierte Unternehmen darf unmittelbar ein Angebot einreichen; eine zahlenmäßige Vorauswahl findet nicht statt. Die Vergabestelle prüft die Angebote und die Eignung nach den bekannt gemachten Anforderungen. Über Änderungen der Angebote oder Preise darf sie nicht verhandeln.

Was bedeutet nicht offenes Verfahren?

Das nicht offene Verfahren ist ein zweistufiges Vergabeverfahren mit zwingendem Teilnahmewettbewerb. Zunächst kann jedes interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag einreichen. Danach fordert die Vergabestelle nur geeignete und gegebenenfalls nach den veröffentlichten Auswahlkriterien ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe auf. „Nicht offen“ bezeichnet somit die begrenzte Angebotsphase, nicht eine Vergabe ohne öffentliche Aufforderung zur Teilnahme.

Wann kommt ein nicht offenes Verfahren in Betracht?

Der Auftraggeber darf es nach § 14 Absatz 2 VgV ohne besonderen Ausnahmegrund anstelle des offenen Verfahrens wählen. Es ist praktisch vertretbar, wenn zahlreiche geeignete Unternehmen zu erwarten sind und die Erstellung sowie Wertung vollständiger IT-Angebote erheblichen Aufwand verursacht. Die vorgeschaltete Auswahl muss auf den bekannt gemachten, objektiven und nichtdiskriminierenden Kriterien beruhen. Wegen der zusätzlichen Stufe benötigt das Verfahren in der Terminplanung regelmäßig mehr Zeit als allein die Angebotsfrist erkennen lässt.

Wann ist das offene Verfahren zweckmäßig?

Das offene Verfahren ist zweckmäßig, wenn die IT-Leistung eindeutig beschrieben ist und die Vergabestelle keine Bewerberauswahl benötigt. Es hält die Angebotsphase für jedes interessierte Unternehmen offen und vermeidet eine gesonderte Teilnahmestufe. Ein möglicherweise großes Bieterfeld ist bei der Ressourcen- und Terminplanung zu berücksichtigen. Die Wahl entbindet die Vergabestelle weder von einer angemessenen Angebotsfrist noch von der Prüfung der bekannt gemachten Eignungsanforderungen.