IT-Ausschreibung vorbereiten

Vor der Bekanntmachung legt die Vergabestelle die Grundlagen des Verfahrens fest: Bedarf, geschätzter Auftragswert, Leistungsbeschreibung, Losbildung, Finanzierung und Dokumentation. Nimmt der öffentliche Auftraggeber später wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor, muss er die Angebotsfrist angemessen verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV).

Dieser Bereich beschreibt die Vorbereitung von der Bedarfsermittlung bis zur Vergabereife: Markterkundung, Auftragswert, Losbildung, Wirtschaftlichkeit und Finanzierung, mit einer Checkliste für den Start.

Kurz gesagt

„Vergabereife“ bezeichnet auf dieser Seite einen Vorbereitungsstand, keinen im GWB oder in der VgV definierten Rechtsbegriff. Die Vergabestelle schätzt zunächst den Auftragswert nach § 3 VgV und prüft anschließend Anwendungsbereich, Ausnahmen, Schwellenwert und die für ihren Haushalt geltenden Unterschwellenregeln; der Betrag allein bestimmt das Regelwerk nicht. Für seit dem 1. Juli 2026 eingeleitete Oberschwellenverfahren steht der Losgrundsatz in § 97a GWB: Teil- und Fachlose sind grundsätzlich getrennt zu vergeben; wirtschaftliche oder technische Gründe können nach Absatz 2 eine Zusammenfassung tragen. Eine Markterkundung nach § 28 VgV ist zulässig; ein Vergabeverfahren lediglich zur Markt- oder Preisermittlung ist unzulässig. Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend, soweit dies zur Begründung der Entscheidungen auf den einzelnen Verfahrensstufen erforderlich ist (§ 8 Abs. 1 VgV).

Vergabereife: Definition, Unterlagen, Finanzierung

Das GWB, die VgV und die UVgO definieren „Vergabereife“ nicht. Für Bauleistungen bestimmt § 2 Abs. 6 VOB/A (Ausgabe 2019), dass der Auftraggeber erst ausschreiben soll, wenn die Vergabeunterlagen fertiggestellt sind und die Ausführung innerhalb der angegebenen Fristen beginnen kann. Für Liefer- und Dienstleistungen regeln § 41 Abs. 1 VgV die vollständige elektronische Abrufbarkeit der Vergabeunterlagen und § 121 Abs. 1 GWB die eindeutige, für alle Unternehmen gleich verständliche Leistungsbeschreibung. Bei anwendbarer UVgO verlangt deren § 23 Abs. 1 eine so eindeutige und erschöpfende Beschreibung wie möglich. Diese Seite verwendet „Vergabereife“ als Sammelbegriff für diese Vorbereitungsschritte und die geklärte Finanzierung, nicht als eigenständige gesetzliche Voraussetzung.

Für den Bundeshaushalt verlangt § 24 Abs. 2 BHO vor der Veranschlagung von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für größere Beschaffungen Planungen sowie Schätzungen der Kosten und Kostenbeteiligungen. § 7 Abs. 2 BHO und § 6 Abs. 2 HGrG verlangen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für finanzwirksame Maßnahmen; § 7 Abs. 2 BHO nennt zusätzlich die Risikoverteilung. Welche weiteren Vorgaben für Haushaltsmittel und Verpflichtungsermächtigungen gelten, richtet sich nach dem für den Auftraggeber anwendbaren Haushaltsrecht.

Bedarf, Markterkundung und Auftragswert

Die Leistungsbeschreibung kann nach § 31 Abs. 2 VgV mit Leistungs- oder Funktionsanforderungen, technischen Anforderungen oder einer Kombination daraus arbeiten. Verweise, die bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigen oder ausschließen, sind nach § 31 Abs. 6 VgV grundsätzlich unzulässig; die Vorschrift nennt gesonderte Voraussetzungen für gerechtfertigte oder ausnahmsweise erforderliche Verweise und verlangt in dem Ausnahmefall den Zusatz „oder gleichwertig“. Der Leitfaden Bedarfsbeschreibung des Beschaffungsamts des BMI (Vorlagenstand 13.06.2024) gliedert die Zuarbeit des Bedarfsträgers unter anderem nach Bedarf, Haushaltsmitteln, Leistungsinhalt, Eignung, Zuschlagskriterien, Nachhaltigkeit und vertraglichen Regelungen.

Eine Markterkundung vor der Einleitung des Verfahrens ist zulässig; nach § 28 Abs. 1 VgV kann sie auch elektronisch stattfinden. § 20 UVgO enthält bei anwendbarer UVgO die allgemeine Erlaubnis zur Markterkundung. Ein Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung oder Kosten- beziehungsweise Preisermittlung ist nach § 28 Abs. 2 VgV und § 20 Abs. 2 UVgO unzulässig. War ein Unternehmen an der Vorbereitung beteiligt, ergreift die Vergabestelle nach § 7 Abs. 1 und 2 VgV angemessene Maßnahmen gegen eine Wettbewerbsverzerrung; dazu gehören insbesondere der Informationsausgleich und angemessene Fristen. Vor einem Ausschluss erhält das Unternehmen die Möglichkeit nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerren kann (§ 7 Abs. 3 VgV; § 5 Abs. 3 UVgO enthält für den Unterschwellenbereich eine weiter ausformulierte Regel).

Der geschätzte Auftragswert ist eine wichtige, aber nicht die einzige Weiche für das Regelwerk. § 3 VgV stellt auf den voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer ab und bezieht Optionen und Vertragsverlängerungen ein (Abs. 1); maßgeblich ist der Tag der Absendung der Bekanntmachung oder der sonstigen Einleitung (Abs. 3). Bei Dienstleistungen sind grundsätzlich alle Lose zusammenzurechnen (Abs. 7), bei Aufträgen ohne Gesamtpreis mit unbestimmter Laufzeit oder mehr als 48 Monaten gilt der 48-fache Monatswert (Abs. 11). Ob anschließend die VgV gilt, bestimmt sich zusätzlich nach Teil 4 GWB und dem Anwendungsbereich des § 1 VgV; Sektorenaufträge für eine Sektorentätigkeit, verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und Konzessionen fallen nicht unter die VgV.

Die EU-Schwellenwerte betragen seit dem 1. Januar 2026 für Liefer- und Dienstleistungen 216.000 Euro bei anderen als zentralen Regierungsbehörden, 140.000 Euro bei den in § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB genannten Bundeseinrichtungen und 432.000 Euro im Sektorenbereich, jeweils bezogen auf den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer (§ 106 Abs. 1 GWB; BAnz AT 18.12.2025 B4). Unterhalb des jeweils anwendbaren Schwellenwerts gilt die UVgO 2017 nur, soweit der Bund oder das betreffende Land sie durch eine Anwendungsregel in Kraft gesetzt hat. Für Beschaffungen im Anwendungsbereich des § 55 BHO erlaubt dessen Absatz 2 in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung Direktaufträge bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine höhere Wertgrenze rechtfertigen; der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln (BGBl. 2026 I Nr. 137, Art. 3 und Art. 15). Vor dem 1. Juli 2026 enthielt § 55 BHO keine gesetzliche Wertgrenze für Direktaufträge. Für andere Auftraggeber sind die jeweils geltenden Wertgrenzen zu prüfen.

Losbildung

Für Oberschwellenverfahren, die seit dem 1. Juli 2026 begonnen haben, regelt § 97a GWB den Losgrundsatz; vor diesem Datum begonnene Verfahren werden nach dem bisherigen Recht beendet (§ 187 Abs. 2 GWB). Leistungen sind in Teillose nach Menge und Fachlose nach Art oder Fachgebiet aufzuteilen. Mehrere Lose dürfen nach § 97a Abs. 2 GWB zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Bei anwendbarer UVgO enthält § 22 Abs. 1 eine entsprechende Regel für den Unterschwellenbereich. Die Vergabestelle prüft die Losbildung anhand des konkreten Auftragsgegenstands und dokumentiert die Gründe für eine Zusammenfassung im Vergabevermerk (§ 8 Abs. 2 Nr. 11 VgV). Welche Zuschnitte bei IT-Leistungen in Betracht kommen und wie eine Gesamtvergabe zu begründen ist, behandelt die Losbildung bei IT-Vergaben.

Checkliste: Vorbereitung einer IT-Ausschreibung

1. Bedarf festhalten. Ziel, Mengengerüst, Nutzerzahl, Laufzeit und Schnittstellen zu Bestandssystemen; die Leistungsbeschreibung nach § 121 Abs. 1 GWB und § 31 VgV so fassen, dass alle Unternehmen gleichen Zugang haben und Produktbezüge nur unter den Voraussetzungen des § 31 Abs. 6 VgV erscheinen.
2. Markt erkunden und dokumentieren. Die Vergabestelle führt die Markterkundung nach § 28 VgV durch und übernimmt die für spätere Entscheidungen erforderlichen Erwägungen in die Dokumentation, sobald das Vergabeverfahren beginnt (§ 8 Abs. 1 VgV erfasst das Verfahren von Beginn an, nicht die vorgelagerte Markterkundung); Vorbefassung und Interessenkonflikte prüft sie nach §§ 6 und 7 VgV sowie, bei anwendbarer UVgO, nach deren §§ 4 und 5.
3. Auftragswert schätzen. Voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich der einzubeziehenden Lose, Optionen und Verlängerungen bestimmen (§ 3 VgV); anschließend Anwendungsbereich, Schwellenwert nach § 106 GWB und das einschlägige Haushalts- und Unterschwellenrecht prüfen; Rechenweg dokumentieren.
4. Wirtschaftlichkeit und Finanzierung klären. Für den Bund gelten insbesondere § 7 Abs. 2 und bei größeren Beschaffungen § 24 Abs. 2 BHO; wie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für eine IT-Beschaffung aufgebaut wird, ist dort beschrieben. Andere Auftraggeber prüfen die Vorgaben ihres Haushaltsrechts, die erforderlichen Haushaltsmittel und gegebenenfalls Verpflichtungsermächtigungen.
5. Lose bilden oder Gesamtvergabe begründen (§ 97a GWB und § 8 Abs. 2 Nr. 11 VgV; bei anwendbarer UVgO: § 22 UVgO).
6. Verfahrensart wählen und begründen. Der Vermerk nennt die Gründe für Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 und 7 VgV). Nach § 8 Abs. 2 UVgO 2017 stehen die Öffentliche Ausschreibung und die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach Wahl zur Verfügung; die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe nur unter den Voraussetzungen des § 8 Abs. 3 und 4 UVgO. Für Auftraggeber des Bundes gilt seit dem 1. Juli 2026 § 55 Abs. 1 BHO, der neben diesen beiden Verfahren auch die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb oder mit Bekanntmachung als Regelverfahren nennt. Nach den Abweichenden Verwaltungsvorschriften vom 10. Juni 2026 (BAnz AT 18.06.2026 B3, in Kraft seit 1. Juli 2026) steht Auftraggebern des Bundes die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer nach ihrer Wahl zur Verfügung (Ziffer I Abs. 1); die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb oder mit Bekanntmachung steht ihnen ohne die Voraussetzungen des § 8 Abs. 4 UVgO bis zum Erreichen der EU-Schwellenwerte offen (Ziffer I Abs. 2). Ziffer II erstreckt dies auf Zuwendungsempfänger, die die UVgO nach dem Zuwendungsrecht anzuwenden haben; die Vorschriften treten mit Bekanntmachung einer neuen Fassung der UVgO außer Kraft (Ziffer IV).
7. Vergabeunterlagen fertigstellen. Anschreiben, Bewerbungsbedingungen mit Eignungs- und Zuschlagskriterien, Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen zusammenstellen (§ 29 Abs. 1 VgV, § 21 UVgO). Die VOL/B ist nach § 29 Abs. 2 VgV in der Regel in den Vertrag einzubeziehen; für die Auswahl der Vertragsbedingungen bei IT-Leistungen verweist der Bereich EVB-IT auf die Vertragstypen. Eignungskriterien und -nachweise sind in der Auftragsbekanntmachung, Vorinformation oder Aufforderung zur Interessensbestätigung anzugeben; § 122 Abs. 4 GWB erlaubt unter den dort genannten Voraussetzungen einen genauen Verweis auf die Vergabeunterlagen (§ 122 Abs. 4 GWB). Zuschlagskriterien und Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 127 Abs. 5 GWB).
8. Terminplan aufstellen. Angebotsfrist nach Komplexität und Ausarbeitungszeit bemessen (§ 20 Abs. 1 VgV); außerdem Zeit für Bieterfragen, Wertung, Gremien und eine gegebenenfalls geltende Wartefrist einplanen (Fristen).
9. Plattform und Zugang klären. Den elektronischen Abruf der Vergabeunterlagen nach § 41 Abs. 1 VgV vorbereiten und prüfen, ob einer der Ausnahmefälle des § 41 Abs. 2 oder 3 VgV vorliegt (E-Vergabe).
10. Dokumentation anlegen. Nach § 8 Abs. 1 VgV dokumentiert der öffentliche Auftraggeber das Verfahren von Beginn an fortlaufend in Textform, soweit dies zur Begründung von Entscheidungen erforderlich ist. Nach § 8 Abs. 4 VgV sind die dort genannten Unterlagen bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit, mindestens drei Jahre ab Zuschlag, aufzubewahren; bei anwendbarer UVgO gilt für die in § 6 Abs. 2 genannten Unterlagen eine Mindestdauer von drei Jahren ab Zuschlag.

Der Vergabereife-Check auf baremos.de fragt diese Punkte für Ober- und Unterschwellenvergaben als Selbsttest ab und gibt die offenen Felder als Liste aus.

Arbeitshilfen für Bund und Bayern

Das Beschaffungsamt des BMI stellt für seine Bedarfsträger den oben verlinkten Leitfaden mit einer gegliederten Bedarfsbeschreibung bereit. In Bayern ist das VHL Bayern nach Angaben des zuständigen Staatsministeriums von allen Behörden des Freistaats anzuwenden; die aktuelle Ausgabe stammt vom Januar 2026 und trägt den Stand 1. August 2026. Für kommunale Auftraggeber gilt die Bekanntmachung des Innenministeriums vom 31. Juli 2018, zuletzt geändert am 27. Dezember 2024. Die amtliche Wertgrenzenübersicht nennt mit Stand 1. Januar 2026 für kommunale Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen Direktaufträge bis einschließlich 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie Verhandlungsvergaben und Beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb unterhalb des jeweiligen EU-Schwellenwerts.

Bezieht die Vergabestelle eine zentrale Beschaffungsstelle oder externe Dritte in die Vorbereitung ein, hält sie Zuständigkeiten und Beiträge nachvollziehbar fest. Nimmt ein beteiligtes Unternehmen später am Vergabeverfahren teil, sind die Regeln zur Vorbefassung nach § 7 VgV beziehungsweise § 5 UVgO zu beachten.

Häufige Fehler

• Unzulässiger Produktbezug. Die Leistungsbeschreibung verwendet einen Verweis im Sinne des § 31 Abs. 6 VgV, obwohl dessen Voraussetzungen nicht vorliegen oder der erforderliche Zusatz „oder gleichwertig“ fehlt.
• Auftragswert ohne Laufzeit. Einzubeziehende Pflege- und Betriebsleistungen, Optionen oder Verlängerungen fehlen in der Schätzung (§ 3 Abs. 1 VgV); der Auftragswert kann dadurch zu niedrig angesetzt werden.
• Gesamtvergabe ohne Vermerk. System und Betrieb werden zusammen vergeben, ohne den einschlägigen Grund für die Zusammenfassung zu dokumentieren (§ 97a GWB, § 8 Abs. 2 Nr. 11 VgV).
• Markterkundung als Probeverfahren. Die Vergabestelle startet ein Vergabeverfahren lediglich, um Marktinformationen oder Preise zu ermitteln (§ 28 Abs. 2 VgV).
• Vorbefassung übersehen. Das Unternehmen, das an der Leistungsbeschreibung mitgewirkt hat, bietet mit, ohne dass die übrigen Bieter dieselben Informationen erhalten (§ 7 VgV).
• Finanzierung nicht geklärt. Vor der Bekanntmachung ist nicht festgestellt, welche Haushaltsmittel oder Verpflichtungsermächtigungen nach dem anwendbaren Haushaltsrecht erforderlich und verfügbar sind.

Häufige Fragen

Was bedeutet Vergabereife?

„Vergabereife“ ist für Liefer- und Dienstleistungen kein im GWB, in der VgV oder in der UVgO definierter Rechtsbegriff. Diese Seite bezeichnet damit einen Vorbereitungsstand: Die Vergabeunterlagen sind fertiggestellt, die Leistung ist nach den anwendbaren Regeln beschrieben, der Auftragswert und das Regelwerk sind bestimmt und die Finanzierung ist nach dem einschlägigen Haushaltsrecht geklärt. § 2 Abs. 6 VOB/A enthält für Bauleistungen eine ausdrückliche Regel zu fertigen Vergabeunterlagen und zum möglichen Ausführungsbeginn. Für Liefer- und Dienstleistungen ergeben sich einzelne Vorbereitungspflichten insbesondere aus § 41 Abs. 1 VgV, § 121 Abs. 1 GWB und dem jeweils anwendbaren Haushaltsrecht.