Wirtschaftlichkeitsbetrachtung WiBe

Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beantwortet vor einer IT-Beschaffung, welche geeignete Lösung das günstigste Verhältnis von Wirkungen und Ressourcen erwarten lässt. Die WiBe überführt diese Prüfung in Kapitalwert, qualitative Kennzahlen und eine dokumentierte Entscheidung; sie ist weder eine Auftragswertschätzung noch eine Angebotswertung.

Kurz gesagt

§ 7 Abs. 2 Satz 1 BHO verlangt für alle finanzwirksamen Maßnahmen des Bundes angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen; eine Wertgrenze, ab der die Pflicht einsetzt, nennen weder das Gesetz noch die Verwaltungsvorschriften. Nach Abschnitt B. I. der Arbeitsanleitung zu § 7 BHO ist sie vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens durchzuführen; Vergabeverfahren, Rahmenvereinbarung oder Inhouse-Beauftragung ersetzen sie nicht. WiBe 5.0 ist das dafür beschlossene Fachkonzept des Bundes: WiBe KW und KW/R erfassen Entwicklung, Betrieb und monetären Nutzen über einen für alle Alternativen gleichen Zeitraum, WiBe Q und WiBe E die qualitativen Wirkungen. Der nominale Kalkulationszinssatz beträgt nach dem BMF-Rundschreiben vom 8. Juni 2026 1,3 Prozent. Die Auftragswertschätzung nach § 3 VgV beantwortet danach eine andere Frage: Welchen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer hat die Beschaffung?

Rechtsgrundlage

§ 7 BHO, Verwaltungsvorschriften und Arbeitsanleitung

§ 7 Abs. 1 BHO verpflichtet bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Absatz 2 verlangt in Satz 1 für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, in Satz 2 die Berücksichtigung der Risikoverteilung und gibt in Satz 3 privaten Anbietern in geeigneten Fällen Gelegenheit zur Interessenbekundung. Vorgeschrieben ist die Untersuchung, nicht ihr Umfang.

Die Verwaltungsvorschriften zu § 7 BHO verlangen in Nummer 2.1 neun Mindestaussagen der Planungsphase, von der Ausgangslage über Ziele, Lösungsmöglichkeiten und Risiken bis zum Entscheidungsvorschlag. Bei geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Wirkungen „oder in vergleichbaren Fällen“ darf auf einzelne verzichtet werden, aber nur, soweit sie nicht entscheidungs- oder kontrollrelevant sind; auf eine angemessene Untersuchung darf „in keinem Fall gänzlich“ verzichtet werden. Nummer 2.4.2 verlangt, Arbeitsschritte, Annahmen, Datenherkunft und Ergebnis nachvollziehbar zu dokumentieren und zu den Akten zu nehmen — mit der unmittelbar folgenden Einschränkung, dass bei geringer finanzieller Bedeutung davon abgesehen werden kann.

Zur Methode legt Nummer 2.3 fest: Anzuwenden ist die im Einzelfall einfachste und wirtschaftlichste Methode. Wirkt eine Maßnahme allein auf den Bund, gilt grundsätzlich die Kapitalwertmethode; bei geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Wirkungen genügen Einnahmen- und Ausgabenvergleiche. Ergänzt werden dürfen sie um nicht monetäre Methoden wie die Nutzwertanalyse — Grundlage der Nutzwertteile der WiBe.

Eine Betragsschwelle nennt auch die Arbeitsanleitung „Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen“ (AAWU) nicht: Nach Abschnitt B. II. ist die Vorgabe von Wertgrenzen „in dieser Arbeitsanleitung nicht möglich und auch nicht sinnvoll“; maßgeblich sind Komplexität, Art der Maßnahme und das Verhältnis von Aufwand und Finanzvolumen. Ein Verbot von Wertgrenzen folgt daraus nicht — nach Abschnitt B. III. steuern die Beauftragten für den Haushalt gerade über Wertgrenzen ihre Beteiligung. Erfasst eine zentrale Untersuchung wiederkehrende Ersatzbeschaffungen, ist nach Abschnitt B. I. keine erneute nötig, solange deren Annahmen tragen.

Für Länder und Kommunen gilt § 7 BHO nicht. § 6 HGrG richtet sich nach § 1 HGrG an den Gesetzgeber: Bund und Länder haben ihr Haushaltsrecht nach diesen Grundsätzen zu regeln. Absatz 2 verlangt ebenfalls angemessene Untersuchungen, aber ohne die Klausel zur Risikoverteilung. Maßgeblich sind Landeshaushaltsordnung und Kommunalhaushaltsrecht.

WiBe 5.0: Fachkonzept und Kalkulator

Das Fachkonzept WiBe 5.0 der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik trägt die Fassung „Version 5.0 – 2014“ und den Stand November 2014. Es ist Anlage zum Beschluss Nr. 2015/3 des IT-Rates vom 19. Februar 2015, den die AAWU auch in der Fassung vom 13. Januar 2026 in Abschnitt E. aufführt; ein Nachfolgekonzept nennt sie nicht.

Das Benutzerhandbuch des ITZBund zum WiBe-Kalkulator (Version 1.1.3, April 2016) hält fest, dass Kennwerte zweier Projekte nur bei identischem Kriterienkatalog vergleichbar sind; seine Screenshots zeigen nach eigenem Hinweis noch WiBe 4.1. Maßgeblich bleiben Fachkonzept und Haushaltsrecht.

Praxis: Eine WiBe für die IT-Beschaffung aufbauen

Bedarf, Ziele und Alternativen zuerst festlegen

Die Vergabestelle beschreibt Ausgangslage und Handlungsbedarf ohne Produktfestlegung, formuliert die Ziele messbar und lösungsneutral und legt Kriterien für spätere Erfolgskontrollen fest. Anschließend prüft sie alle Lösungsmöglichkeiten auf dieselben Ziele und denselben Betrachtungszeitraum: Weiterbetrieb, Eigenerbringung, Kauf, Nutzungsmodell. Aussondern darf sie eine Alternative nur, wenn diese die Ziele nicht erreicht, rechtlich unzulässig oder nicht realisierbar ist, und muss den Grund dokumentieren; Vorabfestlegungen jährlicher Ausgabenobergrenzen und fehlende Haushaltsmittel sind nach Abschnitt C. III. 1. der AAWU kein Aussonderungsgrund.

Den Handlungsbedarf beurteilt WiBe 5.0 in Kapitel 3 unter anderem anhand gesetzlicher Vorgaben, der Informationssicherheit, der Unterstützungskontinuität, der Kapazitätsgrenzen und der Schnittstellen des Altsystems; WiBe E ergänzt eine Ablösedringlichkeit aus Sicht des externen Kunden. Eine eigene Kennzahl „WiBe D“ wie im Vorgängerkonzept enthält WiBe 5.0 nicht.

Monetäre Kennzahlen: Vollkostenbetrachtung und Kapitalwert

WiBe 5.0 verlangt eine Vollkostenbetrachtung, die auch nicht haushaltswirksame Kosten und Nutzen erfasst. Gruppe 1 des Kriterienkatalogs führt Planungs-, Entwicklungs- und Investitionskosten samt Systemeinführung und den Nutzen aus der Ablösung des Altverfahrens; Gruppe 2 laufende Sach- und Personalkosten der neuen Maßnahme und den Nutzen aus dem Wegfall der alten.

Entscheidend ist die Trennung nach Haushaltswirksamkeit: Haushaltswirksam sind nach Abschnitt 1.6 Positionen, die erst aufgrund der Maßnahme entstehen und im aktuellen oder künftigen Haushalt zu Mehr- oder Minderausgaben führen. Für andere Aufgaben genutzte Bearbeitungszeit ist es nicht; haushaltswirksam wird sie erst mit nachweisbaren Kürzungen im Stellenplan.

Die Kapitalwertmethode zinst Zahlungen und monetären Nutzen auf ein gemeinsames Basisjahr ab. Der Betrachtungszeitraum gilt für alle Alternativen gleichermaßen, muss Planung, Realisierung und Wirkbetrieb abbilden und ist unabhängig von der technischen Nutzungsdauer einzelner Komponenten. Den Kalkulationszinsfuß veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich mit den Personalkostensätzen; im Rundschreiben vom 8. Juni 2026 beträgt dieser Durchschnittszinssatz 1,3 Prozent, bei finanziell bedeutsamen, längerfristigen Maßnahmen mit wesentlichem privatem Finanzierungsanteil gelten stattdessen laufzeitgleiche Zinssätze der Zinsstrukturkurve. Die Quellen weichen an einer Stelle ab: Nach WiBe 5.0 Abschnitt 2.1 bleibt der Zinssatz über alle Versionen einer WiBe unverändert, die AAWU verlangt in Abschnitt B. VII. eine Aktualisierung zeitnah vor der Entscheidung. Wert, Quelle und Abrufdatum gehören begründet in die Unterlage.

WiBe KW/R rechnet wahrscheinliche Kostenüberschreitungen und Nutzenunterschreitungen als prozentuale Zu- und Abschläge auf einzelne Kriterien ein und ist deshalb nie größer als KW. Nach Fußnote 22 dürfen diese Sätze auch standardmäßig für Klassen von IT-Maßnahmen vordefiniert werden; ihre Herkunft gehört in die Dokumentation. Sensitivitäts- und Szenarioanalyse zählen nach dem Ablaufschema ohnehin zur WiBe.

Qualitativ-strategische Kennzahlen

WiBe Q bewertet Kriterien wie die Bedeutung für die IT-Strategie der Behörde, die Nachnutzung vorhandener Technologien und die Plattform- und Herstellerunabhängigkeit; WiBe E den einheitlichen Zugang, die Verständlichkeit und Folgewirkungen für Kommunikationspartner. Das Rechenverfahren ist in beiden Modulen gleich: Jedes Kriterium wird auf einer Zehnerskala bewertet, nicht relevante erhalten null, der Punktwert wird mit der Gewichtung multipliziert. Die Gewichte sind standardmäßig fest vorgegeben und addieren sich auf 100, die höchstmögliche Punktsumme beträgt also 1.000; nach den Fußnoten 23 und 24 dürfen sie unter speziellen Voraussetzungen verändert werden, müssen aber weiterhin 100 ergeben. Qualitäts- und Externwert entstehen durch Kürzung der Punktsumme um eine Stelle.

Für die Zusammenführung nennt Abschnitt 6.3 Regeln. Bei positivem Kapitalwert gilt die Maßnahme als wirtschaftlich, mit Einschränkungen, wenn der Risikokapitalwert oder der haushaltswirksame Teil-Kapitalwert negativ ist. Bei negativem Kapitalwert ist sie monetär unwirtschaftlich, kann aber durchgeführt werden, wenn WiBe Q oder WiBe E über 50 liegt oder das Schlüsselkriterium „Bedeutung für die IT-Strategie“ die volle Punktzahl erreicht. Im Übrigen gilt: „Eine eindeutige, allgemeine Entscheidungsregel gibt es für den Fall, dass der Kapitalwert negativ ist, nicht.“ Gefordert sind dann Begründung, Relation zu den haushaltswirksamen Gesamtkosten und Priorisierung gegenüber anderen Maßnahmen.

Durchgerechnetes Beispiel

Eine Vergabestelle vergleicht die Ablösung eines Fachverfahrens mit dessen Weiterbetrieb. Beträge und Betrachtungszeitraum sind frei gewählt und ohne Umsatzsteuer; der Kalkulationszinsfuß von 1,3 Prozent stammt aus dem BMF-Rundschreiben vom 8. Juni 2026. Das neue Verfahren kostet zu Beginn 240.000 Euro; jährlich entfallen 130.000 Euro Altsystemkosten, während 70.000 Euro Betrieb entstehen. Hinzu kommt intern nutzbare Arbeitszeit im Wert von 40.000 Euro pro Jahr ohne Stellenplanwirkung.

Bei vier Betriebsjahren wird jeder Jahressaldo von 100.000 Euro durch 1,013 hoch t geteilt; t ist die Zahl der Jahre nach dem Ausgangsjahr. Die Barwerte sind auf volle Euro gerundet, der Kapitalwert aus ungerundeten Werten gebildet.

Getrennt gerechnet entfallen −7.602 Euro auf haushaltswirksame Zahlungen (−240.000 + 60.000 × 3,873305) und +154.932 Euro auf den internen Nutzen (40.000 × 3,873305). Es werden also keine Haushaltsmittel in Höhe des Gesamtkapitalwerts frei. Genau dafür verlangt Abschnitt 6.3 beim negativen haushaltswirksamen Teil-Kapitalwert zu prüfen, wie die haushaltswirksamen Kosten gesenkt oder der übrige Nutzen durch Folgeentscheidungen haushaltswirksam werden kann.

WiBe, Haushaltsansatz, Auftragswert und Vermerk auseinanderhalten

Die WiBe ist keine Mittelanmeldung: Nach der AAWU geht es in der Planungsphase „nicht um die Veranschlagung von Mitteln im Bundeshaushalt“ (Abschnitt A.). Reichen die Haushaltsmittel für die wirtschaftlichste Lösung nicht aus, ist nach Nummer 2.1 darzustellen, ob Umschichtung oder zeitliche Priorisierung in Betracht kommen und ob eine anteilige Zielerreichung den Mitteleinsatz rechtfertigt. Der Haushaltsansatz ersetzt weder die Untersuchung noch die Auftragswertschätzung.

In die Schätzung nach § 3 Abs. 1 VgV gehen interne Zeitvorteile und vermiedene Altsystemkosten nicht ein; vergütete Optionen dagegen schon, auch wenn die WiBe sie nur in einer Risikovariante abbildet.

Die Untersuchung gehört zur Vorbereitung und Vergabereife. Im Verfahren dokumentiert der Auftraggeber nach § 8 Abs. 1 VgV von Beginn an fortlaufend in Textform, soweit dies zur Begründung der Entscheidungen erforderlich ist; der Vergabevermerk nach Absatz 2 nennt in Nummer 1 Gegenstand und Wert des Auftrags. Die WiBe bleibt eine eigene Unterlage und zählt nach Nummer 2.4.3 zu denen nach § 24 BHO.

Häufige Fehler

• Betriebskosten fehlen. Die Rechnung enthält Kauf oder Entwicklung, aber keine Lizenzen, Pflege, Hosting oder Migration; Alternativen mit anderen Folgekosten werden unvergleichbar.
• Die WiBe folgt der Produktauswahl. Ziele und Annahmen bestätigen ein bevorzugtes Produkt; die Untersuchung verliert ihre Funktion als ergebnisoffener Alternativenvergleich.
• Arbeitszeit wird als Kassenersparnis behandelt. Frei werdende Bearbeitungszeit erscheint als haushaltswirksamer Nutzen, obwohl sich Ausgaben oder Stellenplan nicht ändern.
• Der Betrachtungszeitraum passt nur zu einer Alternative. Kauf, Miete und Weiterbetrieb werden über unterschiedliche Zeiträume verglichen; der Kapitalwert wird unvergleichbar.
• WiBe und Auftragswert werden vermischt. Der Kapitalwert wird als Auftragswert übernommen.

Häufige Fragen

Was ist eine WiBe?

WiBe bezeichnet das Fachkonzept für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT. Es verbindet Kapitalwert- und Nutzwertbetrachtung und stellt Alternativen über einen gemeinsamen Zeitraum gegenüber. Ergebnis ist eine begründete Entscheidungsgrundlage, keine Rangfolge eingegangener Angebote.

Ist eine WiBe verpflichtend?

Für alle finanzwirksamen Maßnahmen des Bundes ist eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung nach § 7 Abs. 2 BHO vorgeschrieben, und zwar vor Einleitung des Vergabeverfahrens. Eine Wertgrenze nennen weder die Verwaltungsvorschriften noch die Arbeitsanleitung; Letztere hält solche Grenzen für ihren eigenen Regelungsbereich für nicht sinnvoll, lässt sie für die Beteiligung der Beauftragten für den Haushalt aber zu. Angemessen heißt nicht überall gleich: Bei geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Wirkungen genügt eine knappe Untersuchung, und der Dokumentationsumfang darf nach Nummer 2.4.2 reduziert werden. Länder und Kommunen prüfen ihr eigenes Haushaltsrecht.

Was ist WiBe 5.0?

WiBe 5.0 ist die Version 5.0 – 2014 des Fachkonzepts der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik, Stand November 2014, beschlossen vom Rat der IT-Beauftragten der Ressorts am 19. Februar 2015 (Beschluss Nr. 2015/3). Die Arbeitsanleitung zu § 7 BHO führt den Beschluss auch in der Fassung vom 13. Januar 2026 auf. Das Konzept unterscheidet WiBe KW und KW/R für monetäre Größen, WiBe Q für qualitativ-strategische Wirkungen und WiBe E für externe Effekte.

Was ist der Unterschied zwischen WiBe und Auftragswertschätzung?

Die WiBe vergleicht geeignete Handlungsalternativen anhand von Kosten, Nutzen, Risiken und qualitativen Wirkungen. Die Auftragswertschätzung nach § 3 VgV bestimmt den Gesamtwert der Beschaffung ohne Umsatzsteuer und bereitet die Einordnung des Verfahrens vor. Beide enthalten verschiedene Positionen; die Vergabestelle dokumentiert sie getrennt.

Der Vergabereife-Check auf baremos.de ordnet die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zusammen mit Bedarf, Finanzierung, Auftragswert und Vergabeunterlagen in die Vorbereitung des Verfahrens ein.