E-Vergabe und Vergabeplattformen

Die E-Vergabe umfasst elektronische Bekanntmachungen, den Zugang zu Vergabeunterlagen, die Kommunikation und die Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Welche Pflicht gilt, hängt vom anwendbaren Regelwerk, der Verfahrensart und den gesetzlichen Ausnahmen ab. Diese Seite ordnet die Vorgaben für Liefer- und Dienstleistungen nach VgV, SektVO und UVgO ein.

Kurz gesagt

Auftraggeber und Unternehmen verwenden für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten grundsätzlich elektronische Mittel (§ 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV). Im Anwendungsbereich der VgV endeten die Übergangsfristen für zentrale Beschaffungsstellen mit Ablauf des 18. April 2017 und für andere öffentliche Auftraggeber mit Ablauf des 18. Oktober 2018 (§ 81 VgV). § 53 Abs. 1 VgV verlangt grundsätzlich die elektronische Übermittlung in Textform. Für Angebote lassen die Absätze 2 und 4 bei bestimmten technischen Gründen, physischen Modellen oder besonders schutzwürdigen Daten andere Übermittlungswege zu; dasselbe gilt, wenn die Sicherheit der elektronischen Mittel nicht gewährleistet werden kann. Im Anwendungsbereich der UVgO gilt die Vorgabe ausschließlich elektronischer Übermittlung seit dem 1. Januar 2020, jedoch mit den Ausnahmen des § 38 Abs. 4, 5 und 7 UVgO. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf die Vergabestelle keine Registrierung verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV; § 7 Abs. 3 UVgO).

Rechtsgrundlagen

Die VgV trennt mehrere Funktionen der elektronischen Vergabe. § 9 regelt die Kommunikation und den registrierungsfreien Zugang. § 10 enthält Sicherheitsanforderungen für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen; § 11 betrifft Verfügbarkeit, Kompatibilität, Barrierefreiheit, Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit. § 12 erlaubt unter seinen Voraussetzungen alternative elektronische Mittel. § 41 verlangt grundsätzlich den unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Abruf der Vergabeunterlagen unter der angegebenen elektronischen Adresse. Die Ausnahmen des § 41 Abs. 2 und 3 betreffen besondere technische Voraussetzungen und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Für Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen ist nach § 53 Abs. 1 VgV grundsätzlich Textform nach § 126b BGB vorgeschrieben. Textform erfordert eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist; eine eigenhändige Unterschrift gehört nicht zu diesen gesetzlichen Merkmalen. Stellt die Vergabestelle erhöhte Sicherheitsanforderungen fest, kann sie nach § 53 Abs. 3 VgV eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein entsprechendes Siegel verlangen. Die Gründe für einen anderen als den elektronischen Übermittlungsweg hält die Vergabestelle nach § 53 Abs. 2 und 4 VgV im Vergabevermerk fest.

Für Sektorenauftraggeber enthält die SektVO eigene Vorschriften. § 9 SektVO regelt den Grundsatz elektronischer Kommunikation und erlaubt bei einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 13 Abs. 2 Nr. 4 SektVO auch andere Mittel. § 41 SektVO betrifft die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen; § 43 SektVO die Form und Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen.

Die UVgO 2017 gilt nicht allein aufgrund ihrer Veröffentlichung. Sie ist nur maßgeblich, soweit sie durch eine bundes- oder landesrechtliche Anwendungsregel eingeführt wurde. Dann gelten nach § 7 Abs. 4 UVgO die §§ 10 bis 12 VgV für die elektronischen Mittel entsprechend. § 29 UVgO regelt die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, § 38 UVgO die Form und Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten.

Ab wann elektronische Übermittlung vorzugeben ist

Nach § 38 Abs. 4 UVgO muss der Auftraggeber elektronische Teilnahmeanträge oder Angebote weder akzeptieren noch vorgeben, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreitet. Dasselbe gilt bei einer Beschränkten Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb. Weitere Ausnahmen betreffen die in § 29 Abs. 2 UVgO genannten technischen Gründe, nicht elektronisch übermittelbare Modelle und besonders schutzwürdige Daten; § 38 Abs. 7 UVgO erfasst außerdem den Fall, dass die Sicherheit der elektronischen Mittel nicht gewährleistet werden kann.

Schwellenwerte sind nicht die einzige Weiche

Die seit dem 1. Januar 2026 geltenden Schwellenwerte betragen für Liefer- und Dienstleistungen 140.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei Vergaben zentraler Regierungsbehörden, 216.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei anderen klassischen öffentlichen Auftraggebern sowie 432.000 Euro ohne Umsatzsteuer bei Sektorenaufträgen und verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen Aufträgen. Welche Bundeseinrichtungen den niedrigeren Betrag anwenden, bestimmt § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB: seit dem 1. Juli 2026 das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien, bis zum 30. Juni 2026 alle obersten Bundesbehörden sowie alle oberen Bundesbehörden und vergleichbaren Bundeseinrichtungen. Im Übrigen ordnet § 106 GWB die Beträge unterschiedlichen Richtlinien und Auftraggebergruppen zu.

Der Auftragswert allein bestimmt deshalb nicht die konkrete E-Vergabe-Regel. Die Vergabestelle prüft Auftraggeberstatus, Auftragsgegenstand, Ausnahmen und das anwendbare Regelwerk. Unterhalb des einschlägigen Schwellenwerts ist zusätzlich die jeweilige Anwendungsregel des Bundes oder Landes maßgeblich; eine Übersicht bietet Schwellenwerte nach Bundesländern.

Ablauf im Anwendungsbereich der VgV

1. Bekanntmachung. Die Vergabestelle erstellt Bekanntmachungen elektronisch nach der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und dem Datenaustauschstandard eForms (§ 10a Abs. 1 und 2 VgV). Sie übermittelt diese über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (§ 10a Abs. 5 VgV). § 37 Abs. 3 VgV verlangt in der Auftragsbekanntmachung die Benennung der zuständigen Vergabekammer.
2. Veröffentlichung und Fristanknüpfung. Die Vergabestelle muss den Tag der Absendung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union nachweisen können (§ 40 Abs. 1 VgV). Gibt sie bei der Übermittlung einen späteren Veröffentlichungstag an, knüpft die Fristberechnung seit dem 1. Juli 2026 an diesen Tag an (§ 40 Abs. 1 Satz 2 VgV); bis zum 30. Juni 2026 enthielt § 40 Abs. 1 VgV nur die Nachweispflicht. Eine nationale Veröffentlichung ist erst nach der EU-Veröffentlichung oder 48 Stunden nach der Eingangsbestätigung zulässig (§ 40 Abs. 3 VgV).
3. Vergabeunterlagen. Die Vergabestelle stellt die Unterlagen nach §§ 29 und 41 VgV unter der in der Bekanntmachung genannten elektronischen Adresse bereit. Sie darf den Abruf nicht von einer Registrierung abhängig machen (§ 9 Abs. 3 VgV). Bei wesentlichen Änderungen an den Vergabeunterlagen verlängert sie die Angebotsfrist angemessen (§ 20 Abs. 3 VgV).
4. Kommunikation und Angebotsabgabe. Die Vergabestelle nennt die elektronischen Mittel, technischen Parameter sowie Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren (§ 11 Abs. 3 VgV). Unternehmen übermitteln Angebote und Teilnahmeanträge grundsätzlich in Textform mithilfe der festgelegten elektronischen Mittel (§ 53 Abs. 1 VgV).
5. Öffnung. Die Vergabestelle darf erst nach Fristablauf vom Inhalt Kenntnis nehmen (§ 55 Abs. 1 VgV). Mindestens zwei ihrer Vertreter öffnen die Angebote gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist (§ 55 Abs. 2 Satz 1 VgV). Seit dem 1. Juli 2026 gilt dieses Vier-Augen-Prinzip bei elektronisch eingereichten Angeboten nicht, sofern technisch sichergestellt ist, dass die Angebote dauerhaft vollständig und unverändert verfügbar sind (§ 55 Abs. 2 Satz 3 VgV); bis zum 30. Juni 2026 galt es auch für elektronische Angebote ohne diese Ausnahme.
6. Information vor Vertragsschluss. Die Vergabestelle informiert die betroffenen Bieter und Bewerber nach § 134 Abs. 1 GWB in Textform. Der Vertrag darf grundsätzlich erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden; bei elektronischem Versand oder Fax verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB).

Fristen bei elektronischer Übermittlung

Weitere Mindestfristen, Verkürzungstatbestände und die Berechnung stehen unter Fristen.

Ausgewählte Vergabeplattformen und Portale

Das Vergaberecht legt technische und organisatorische Anforderungen fest, schreibt aber kein bestimmtes Produkt vor. Die folgende Auswahl zeigt amtliche Zugänge; sie ist keine vollständige Liste aller Vergabeplattformen.

Vor der Auswahl oder Mitnutzung einer Plattform gleicht die Vergabestelle deren Funktionen insbesondere mit §§ 10 bis 12 VgV ab.

Häufige Fehler

• Registrierung als Voraussetzung für den Abruf. Die Vergabestelle darf für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV; § 7 Abs. 3 UVgO). Eine freiwillige Registrierung ist zulässig.
• Signatur ohne Prüfung des Sicherheitsbedarfs. § 53 Abs. 3 VgV verlangt zunächst die Prüfung, ob die zu übermittelnden Daten erhöhte Sicherheitsanforderungen stellen. Erst soweit es erforderlich ist, darf die Vergabestelle eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder ein entsprechendes Siegel verlangen.
• Ausnahmen nicht dokumentiert. Nutzt die Vergabestelle nach § 53 Abs. 2 oder 4 VgV einen anderen Übermittlungsweg, hält sie die Gründe im Vergabevermerk fest.
• Fristverkürzung als Automatismus. §§ 15 Abs. 4 und 16 Abs. 8 VgV erlauben die Verkürzung um fünf Tage; sie tritt nicht ohne Festlegung einer entsprechend verkürzten Angebotsfrist ein.
• UVgO ohne Anwendungsbefehl. Die Veröffentlichung der UVgO im Bundesanzeiger setzte sie nicht selbst in Kraft. Maßgeblich ist die Anwendungsregel für den jeweiligen Auftraggeber.

Häufige Fragen

Ab wann ist die E-Vergabe verpflichtend?

Im Anwendungsbereich der VgV endeten die Übergangsfristen nach § 81 VgV mit Ablauf des 18. April 2017 für zentrale Beschaffungsstellen und mit Ablauf des 18. Oktober 2018 für andere öffentliche Auftraggeber. Seitdem gilt die elektronische Übermittlung nach § 53 Abs. 1 VgV vorbehaltlich der dort geregelten Ausnahmen. Im Anwendungsbereich der UVgO ist die ausschließlich elektronische Übermittlung seit dem 1. Januar 2020 grundsätzlich vorzugeben; § 38 Abs. 4, 5 und 7 UVgO enthält Ausnahmen.

Ab welchem Auftragswert gilt die E-Vergabe?

Für die VgV gibt es keine eigenständige E-Vergabe-Wertgrenze. Entscheidend sind ihr Anwendungsbereich, der einschlägige EU-Schwellenwert und die Ausnahmen des § 53 VgV. Im Anwendungsbereich der UVgO muss die Vergabestelle elektronische Teilnahmeanträge und Angebote nach § 38 Abs. 4 UVgO nicht akzeptieren oder vorgeben, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreitet; daneben gelten verfahrens- und sachbezogene Ausnahmen. Landesrechtliche Abweichungen und Anwendungsbefehle sind unter Wertgrenzen für Direktaufträge und Schwellenwerte nach Bundesländern eingeordnet.

Was ist eine E-Vergabe?

E-Vergabe bezeichnet die elektronische Kommunikation und Datenverarbeitung im Vergabeverfahren. Dazu gehören je nach Regelwerk Bekanntmachungen, der Zugang zu Vergabeunterlagen, die Kommunikation sowie die Übermittlung und gesicherte Aufbewahrung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die Vergabestelle legt das erforderliche Sicherheitsniveau fest; die eingesetzten Mittel müssen die Anforderungen der §§ 10 und 11 VgV erfüllen. Für IT-Vertragsbedingungen bietet der Bereich EVB-IT eine gesonderte Einordnung.