Leistungsbeschreibung für IT-Leistungen

Eine Leistungsbeschreibung für IT-Leistungen übersetzt den fachlichen Bedarf in Anforderungen, die Bieter verstehen, kalkulieren und mit ihrem Angebot beantworten können. Sie legt fest, was der Auftraggeber beschaffen will, unter welchen Rahmenbedingungen die Leistung erbracht wird und woran die Vertragserfüllung gemessen werden soll. Bei Software, Hardware und IT-Dienstleistungen kommt es deshalb nicht auf möglichst viele technische Details an, sondern auf die für Bedarf, Wettbewerb und Abnahme erforderliche Genauigkeit.

Kurz gesagt

Die Vergabestelle beschreibt den Auftragsgegenstand so eindeutig wie möglich, damit Unternehmen ihn im gleichen Sinne verstehen und die Angebote miteinander verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung enthält den Zweck, den Leistungsumfang, die Anforderungen sowie die Umstände der Leistungserbringung. Bei IT-Leistungen verbindet sie funktionale Ziele mit den technischen Randbedingungen, die für Integration, Betrieb und Sicherheit tatsächlich benötigt werden. Verbindliche Mindestanforderungen sind von Qualitätsmerkmalen zu trennen, die in die Zuschlagswertung eingehen. Schnittstellen, Mengengerüste, Migration, Mitwirkung, Abnahme und Nutzungsrechte sind mit Preisblatt und EVB-IT-Vertragsunterlagen abzugleichen.

Rechtsgrundlage

§ 121 Absatz 1 GWB in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung verlangt für öffentliche Aufträge im Anwendungsbereich von Teil 4 GWB eine Beschreibung des Auftragsgegenstands, die „so eindeutig wie möglich“ ist, für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich bleibt und einen Angebotsvergleich ermöglicht. Bis zum 30. Juni 2026 lautete die Vorgabe „so eindeutig und erschöpfend wie möglich“; das Merkmal „erschöpfend“ wurde durch Artikel 1 Nummer 13 des Gesetzes vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 137) gestrichen. Vergabeverfahren, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, werden nach § 187 Absatz 2 GWB nach dem bei ihrer Einleitung geltenden Recht zu Ende geführt. Erforderlich sind die Funktions- oder Leistungsanforderungen beziehungsweise die zu lösende Aufgabe sowie die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung. Nach § 121 Absatz 2 und 3 GWB berücksichtigt der Auftraggeber bei Leistungen zur Nutzung durch natürliche Personen außer in ordnungsgemäß begründeten Fällen Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen oder eine Konzeption für alle Nutzer und fügt die Leistungsbeschreibung den Vergabeunterlagen bei.

§ 31 VgV konkretisiert die Beschreibung für Vergaben nach der VgV. Zulässig sind Leistungs- oder Funktionsanforderungen, Bezüge auf technische Anforderungen und eine Kombination beider Ansätze. Bezüge auf die dort geordneten Normen und technischen Bezugssysteme erhalten den Zusatz „oder gleichwertig“. Verweise auf Herkunft, Typen, Schutzrechte oder Verfahren, die bestimmte Produkte oder Unternehmen begünstigen oder ausschließen, sind grundsätzlich unzulässig; die Norm regelt eng begrenzte Ausnahmen und verlangt in dem dort bezeichneten Ausnahmefall ebenfalls den Zusatz „oder gleichwertig“.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt die UVgO nicht allein aufgrund ihrer Veröffentlichung: Nach dem amtlichen Bekanntmachungstext vom 2. Februar 2017 wird sie für den Bund durch die Neufassung der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO und für die Länder durch die entsprechenden landesrechtlichen Regelungen in Kraft gesetzt. § 1 UVgO legt den Anwendungsbereich fest: Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Rahmenvereinbarungen, deren geschätzter Auftragswert ohne Umsatzsteuer die Schwellenwerte des § 106 GWB unterschreitet. Soweit sie anwendbar ist, verlangt § 23 Absatz 1 UVgO in der Ausgabe 2017 weiterhin eine „so eindeutig und erschöpfend wie möglich“ gefasste Beschreibung und weicht damit seit dem 1. Juli 2026 im Wortlaut von § 121 Absatz 1 GWB ab; daneben enthält § 23 UVgO Vorgaben zu Qualitäts-, Sozial- und Umweltmerkmalen, zur Zugänglichkeit und zu Produktbezeichnungen. Bei einer begründeten Produktvorgabe unterscheiden sich die Einzelheiten von der VgV; die Vergabestelle prüft daher zuerst den anwendbaren Regelungsrahmen.

Die UfAB 2018 ist eine fachliche Arbeitshilfe des Bundes für IT-Beschaffungen, keine zusätzliche Rechtsnorm. Sie unterscheidet die funktionale, die konstruktive und die kombinierte Leistungsbeschreibung und stellt ein Gliederungsmuster bereit. Die UfAB ordnet Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Vertragsbedingungen und Preisblatt den Vertragsunterlagen zu und verlangt ein eindeutiges Zusammenspiel von Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog.

Praxis: vom Bedarf zur prüfbaren Anforderung

Beschreibungstiefe festlegen

Die Vergabestelle beginnt mit dem Beschaffungsziel und dem vorgesehenen Einsatzbereich. Eine funktionale Beschreibung legt fest, welches Ergebnis und welche Funktionen verlangt werden, überlässt den Lösungsweg aber dem Bieter. Das schafft Raum für unterschiedliche technische Ansätze, verlangt jedoch präzise Rahmenbedingungen und eine Zuschlagswertung, die die angebotenen Lösungen unterscheiden kann.

Eine konstruktive Beschreibung gibt technische Merkmale oder die Art der Realisierung enger vor. Sie ist vor allem dort sachlich nachvollziehbar, wo eine neue Leistung in eine vorhandene Systemlandschaft integriert werden muss. Die Vergabestelle darf notwendige Schnittstellen, Protokolle und Kompatibilitätsmerkmale bestimmen, sollte aber nicht aus Gewohnheit die Architektur eines Bestandsprodukts fortschreiben. Häufig passt eine Mischform: Das Ergebnis bleibt funktional beschrieben, während unverrückbare Sicherheits-, Betriebs- oder Integrationsbedingungen technisch konkretisiert werden.

Arbeitsmuster für den Aufbau

Die folgende Gliederung ist kein Vertragsmuster. Sie dient als Prüfraster und folgt den Themen, die auch das Gliederungsmuster der UfAB für die Kalkulation und spätere Auftragsausführung hervorhebt.

Anforderungen brauchen eine konsistente Kennzeichnung. Für jede Forderung hält die Vergabestelle fest, ob sie zwingend erfüllt sein muss, welcher Nachweis im Angebot erwartet wird und wie die Erfüllung bei Lieferung oder Abnahme geprüft wird. Will die Vergabestelle qualitative Mehrleistungen bewerten, ordnet sie diese den bekannt gemachten Zuschlagskriterien zu. Das folgt im Anwendungsbereich von Teil 4 GWB aus § 127 Absatz 1 und 5 GWB, bei Anwendung der UVgO aus § 43 Absatz 2 und 6 UVgO. Anforderungen an das Unternehmen selbst betreffen dagegen die Eignungskriterien nach § 122 GWB beziehungsweise § 33 UVgO.

Vor der Veröffentlichung liest die Vergabestelle Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog, Preisblatt und EVB-IT-Vertrag wie ein zusammenhängendes Regelwerk. Jede Leistung muss kalkulierbar sein, jede Preisposition eine inhaltliche Entsprechung haben und jede zugesagte Qualität an der richtigen Stelle gewertet oder vertraglich geschuldet werden. Offene Annahmen werden nicht durch Formulierungen wie „bei Bedarf“ oder „nach Abstimmung“ verdeckt, sondern als Mengenband, Option oder geregeltes Änderungsverfahren abgebildet.

Häufige Fehler

Unbestimmte Qualitätswörter

Begriffe wie „modern“, „intuitiv“ oder „hohe Verfügbarkeit“ lassen offen, was der Auftraggeber erwartet. Die Vergabestelle beschreibt stattdessen Nutzungsszenario, Messmethode, Prüfbedingungen und erwartetes Ergebnis. Sonst beantworten Bieter dieselbe Formulierung mit nicht vergleichbaren Leistungszusagen.

Bestandsprodukt als unausgesprochener Maßstab

Eine alte Leistungsbeschreibung enthält oft Produktbegriffe, proprietäre Dateiformate oder Detailvorgaben, deren Zweck nicht mehr geprüft wurde. Der bloße Zusatz „oder gleichwertig“ ersetzt keine verständlichen Kriterien für die Gleichwertigkeit. Die Vergabestelle beschreibt deshalb den funktionalen Bedarf und dokumentiert technische Bindungen, die aus der bestehenden Umgebung wirklich folgen.

Fehlende Kalkulationsgrundlagen

Ohne Mengengerüste, Systemübersichten, Migrationsumfang oder Mitwirkungsleistungen kalkulieren Bieter unterschiedliche Annahmen. Ein umfangreiches Dokument ist deshalb nicht automatisch genau. Entscheidend ist, ob die preis- und aufwandsbestimmenden Bedingungen bezeichnet sind.

Vermischung von Mindestanforderung und Wertung

Wenn dieselbe Eigenschaft zugleich zwingend, optional und bepunktet erscheint, bleibt die Wertungslogik widersprüchlich. Die Vergabestelle entscheidet für jede Anforderung, ob sie die Untergrenze der Leistung oder einen qualitativen Mehrwert bezeichnet. Der Kriterienkatalog muss diese Entscheidung spiegeln.

Widersprüche zwischen Dokumenten

Abweichende Begriffe, Leistungszeiträume oder Verantwortlichkeiten in Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Vertrag führen zu Rückfragen und Auslegungsproblemen. Besonders kritisch sind Leistungen, die fachlich verlangt werden, aber in keiner Preisposition kalkuliert werden können. Eine dokumentenübergreifende Schlussprüfung gehört deshalb vor die Bekanntmachung.

Häufige Fragen

Was beinhaltet eine Leistungsbeschreibung?

Sie beschreibt den Beschaffungsgegenstand, seinen Einsatzbereich, die verlangten Funktionen und die Bedingungen der Leistungserbringung. Bei IT-Leistungen gehören regelmäßig auch Systemumgebung, Schnittstellen, Mengengerüste, Migration, Betrieb und Abnahme dazu. Die Vergabestelle benennt außerdem erforderliche Nachweise und stimmt die Anforderungen mit Preisblatt und Vertragsbedingungen ab. Unternehmensbezogene Anforderungen werden nach § 122 GWB beziehungsweise § 33 UVgO als Eignungskriterien getrennt behandelt.

Was ist eine funktionale Leistungsbeschreibung?

Eine funktionale Leistungsbeschreibung formuliert Zweck, Ergebnis und benötigte Funktionen, ohne die technische Umsetzung vollständig vorzugeben. Bieter können dadurch unterschiedliche Lösungswege anbieten. Die Vergabestelle muss dennoch den Einsatzbereich, unverzichtbare Randbedingungen und prüfbare Mindestanforderungen genau angeben. Je größer der Lösungsraum ist, desto wichtiger sind vorab festgelegte Qualitätskriterien und Bewertungsmaßstäbe.

Was muss eine Leistungsbeschreibung enthalten?

Nach § 121 GWB enthält sie die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder die zu lösende Aufgabe sowie die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung. Der konkrete Umfang hängt vom Beschaffungsgegenstand ab. Eine Softwarebeschaffung benötigt etwa Angaben zu Prozessen, Daten, Schnittstellen, Rollen und Abnahme, während eine Hardwarebeschaffung stärker durch Leistungsmerkmale und Einbindung in die vorhandene Umgebung geprägt sein kann. Maßgeblich bleibt, ob Unternehmen den Auftrag gleich verstehen und Angebote vergleichbar kalkulieren können.

Welche Arten von Leistungsbeschreibungen gibt es?

Für IT-Beschaffungen unterscheidet die UfAB zwischen funktionaler, konstruktiver und kombinierter Beschreibung. Die funktionale Variante lässt den technischen Lösungsweg offen, die konstruktive Variante legt Merkmale und Realisierung enger fest. Eine kombinierte Beschreibung ordnet einzelne Merkmale dem jeweils passenden Ansatz zu. Die Vergabestelle wählt die Beschreibungstiefe nicht pauschal, sondern nach Beschaffungsziel, erforderlicher Integration und tatsächlich begründbaren technischen Bindungen.