EVB-IT Kauf und Überlassung

EVB-IT Kauf betrifft den Erwerb von Hardware; die EVB-IT Überlassung Typ A und Typ B regeln dagegen Standardsoftware. Für die Auswahl genügt die Unterscheidung zwischen Gerät und Programm nicht: Entscheidend sind auch die Dauer der Softwareüberlassung und weitere Leistungen wie Integration, Herstellung der Betriebsbereitschaft oder Pflege. Die Vergabestelle legt den Vertragstyp deshalb fest, bevor sie Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Vertragsformular abschließend aufeinander abstimmt.

Kurz gesagt

EVB-IT Kauf passt für den Kauf von Hardware und kann die reine Aufstellung, die Instandhaltung nach Lieferung sowie vorinstallierte Betriebssystemsoftware einbeziehen. EVB-IT Überlassung Typ A gilt für die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware, Typ B für deren zeitlich befristete Überlassung. Verlangt der Auftraggeber zusätzliche Leistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft eines IT-Systems, ist die Abgrenzung zur EVB-IT Systemlieferung erforderlich. Pflege von Standardsoftware kann bei Typ A über die dafür vorgesehenen Formulare und die EVB-IT Pflege S-AGB einbezogen oder gesondert über EVB-IT Pflege S geregelt werden. Vertragsformular, einbezogene AGB, Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Anlagen müssen vor Bereitstellung der Vergabeunterlagen denselben Leistungsumfang abbilden.

Rechtsgrundlage

§ 29 Absatz 1 VgV ordnet die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen den Vertragsunterlagen zu. Verwendet die Vergabestelle EVB-IT, gehören das ausgefüllte Vertragsformular, die bezeichneten AGB und die vertragsbezogenen Anlagen daher in die Vergabeunterlagen. Unternehmen müssen vor der Angebotsabgabe erkennen können, welche Leistungen, Rechte, Termine und Vergütungspositionen Vertragsinhalt werden. Ein bloßer Link auf einen allgemeinen Downloadbereich ersetzt das ausgefüllte Formular und die konkret bezeichneten Anlagen nicht.

§ 29 Absatz 2 VgV sieht die Einbeziehung der VOL/B in der Regel vor. Die EVB-IT ergänzen diese allgemeinen Bedingungen für IT-Leistungen; aus § 29 VgV allein folgt jedoch keine allgemeine Pflicht, einen bestimmten EVB-IT-Typ zu verwenden. Die für Bundesbehörden geltende Vorgabe und die abweichende Lage bei anderen Auftraggebern erläutert der EVB-IT-Hub.

§ 29 VgV gilt seit dem 1. Juli 2026 in geänderter Fassung. Artikel 9 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137, hat insbesondere den neuen Absatz 3 zur Zahlung eingefügt; nach Artikel 15 trat die Änderung am 1. Juli 2026 in Kraft. Danach erfolgt die Zahlung nach Erfüllung der Leistung und in der Regel binnen 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung. In geeigneten Fällen sollen im Rahmen der haushaltsrechtlichen Vorgaben frühere Zahlungen, Abschlagszahlungen oder Vorauszahlungen vereinbart werden; eine Begründung verlangt § 29 Abs. 3 VgV dafür nicht. Die EVB-IT-Formulare enthalten dazu konkrete Felder, die mit den haushaltsrechtlichen Vorgaben und dem Preisblatt abgestimmt werden müssen.

Welcher Vertragstyp passt?

Die aktuelle Entscheidungshilfe der Digitalen Verwaltung grenzt die Basisverträge nach dem Vertragsgegenstand ab. Sie weist zugleich darauf hin, dass die Nutzerhinweistexte zu früheren EVB-IT-Versionen nicht mehr aktuell sind, nicht mehr angeboten werden und nur noch im Archiv stehen; Ausfüllhinweise und AGB-Zitate stehen zu allen Vertragstypen in den Playbooks. Maßgeblich sind daher die aktuelle Downloadseite, die Entscheidungshilfe und die jeweils bereitgestellten Vertragsdateien.

Die EVB-IT Kauf-AGB erfassen Hardware und Lieferung. Aufstellung bedeutet dort Auspacken, Aufstellen, Anschluss an das Stromnetz und Gerätetest; weitergehende Integration ist davon nicht umfasst. Soll ein Auftragnehmer mehrere Komponenten verbinden und die Betriebsbereitschaft eines Gesamtsystems herbeiführen, reicht der Kaufvertrag regelmäßig nicht aus. Die Vergabestelle beschreibt solche Leistungen in der Leistungsbeschreibung und prüft den Systemlieferungsvertrag.

Die EVB-IT Überlassung-AGB Typ A gelten ausdrücklich nicht für Installation, Integration, Customizing oder Anpassungen auf Quellcodeebene. Typ B schließt nach den EVB-IT Überlassung-AGB Typ B zusätzlich die Parametrisierung aus. Betrieb und Bereitstellung einer Anwendung als Cloudleistung gehören ebenfalls nicht automatisch zur bloßen Überlassung; dafür ist die Abgrenzung zur EVB-IT Cloud nötig.

Praxis: Vertrag und Vergabeunterlagen zusammenstellen

Vertragsaufbau

Das Vertragsformular macht aus den allgemeinen Bedingungen einen konkreten Vertrag. Es bezeichnet den Gegenstand, die Vergütung, die Vertragsbestandteile und die Anlagen; die AGB liefern die allgemeinen Regeln. Anlagen enthalten insbesondere Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Lieferangaben oder besondere Rechteregelungen. Die im Formular festgelegte Rangfolge entscheidet, welche Regelung bei Widersprüchen vorgeht.

Für EVB-IT Kauf stellt der Bund eine Lang- und eine Kurzfassung mit Instandhaltung bereit. Der Kaufvertrag in der Langfassung bezieht bei vereinbarter Instandhaltung zusätzlich die Instandhaltungs-AGB und bei vorinstallierter Betriebssystemsoftware die Überlassung-AGB Typ A ein. Für Typ A gibt es Lang- und Kurzfassungen jeweils mit oder ohne Pflege. Der Überlassungsvertrag Typ A mit Pflege bezieht zusätzlich die Pflege S-AGB ein; für Typ B gibt es ein einziges Vertragsformular.

Regelungspunkte festlegen

Beim Hardwarekauf bezeichnet die Vergabestelle Geräte, Mengen, Lieferorte, Liefertermine, Aufstellung und Vergütung. Vorinstallierte Betriebssystemsoftware wird mit ihren Nutzungsrechten gesondert erfasst. Ein Lieferschein bestätigt nach den Kauf-AGB nur, dass die Hardware in den Einflussbereich des Auftraggebers gelangt ist, nicht ihre Vollständigkeit oder Mangelfreiheit.

Bei Standardsoftware liegt der Schwerpunkt auf dem Nutzungsumfang. Nach den Überlassung-AGB Typ A ist das Nutzungsrecht ohne abweichende Vereinbarung nicht ausschließlich, dauerhaft, unwiderruflich, unkündbar, örtlich unbeschränkt und in jeder beliebigen Hard- und Softwareumgebung ausübbar; eine Beschränkung auf eine im Vertrag definierte Umgebung ist die Abweichung davon. Das Formular lässt solche abweichenden Rechteregelungen über eine Nutzungsrechtsmatrix (Muster 2) oder eine eigene Rechteregelung des Auftraggebers zu und enthält Felder für die Anzahl der Sicherungskopien. Die Vergabestelle bestimmt diese Punkte so, dass die angebotenen Lizenzen vergleichbar bleiben. Der Typ-B-Vertrag verlangt außerdem Beginn und Ende der Überlassung, eine mögliche Mindestvertragsdauer und die monatliche Vergütung; eine Archivkopie nach Vertragsende muss ausdrücklich vereinbart werden.

Die wichtigsten Zeitangaben werden nicht aus alten Verfahren übernommen, sondern anhand der aktuellen Bedingungen geprüft:

Die Vertragsformulare führen Vergütungen in Euro zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit Umsatzsteuerpflicht besteht. Die in den Preisfeldern eingetragenen Vertragsbeträge sind damit Nettobeträge; der Bruttobetrag umfasst zusätzlich die Umsatzsteuer. Die Auftragswertschätzung und die dafür geltenden Schwellenwerte werden auf der verlinkten Seite gesondert erläutert.

Häufige Fehler

Kaufvertrag trotz Integrationspflicht

Die Leistungsbeschreibung verlangt Installation, Konfiguration mehrerer Komponenten und einen betriebsbereiten Gesamtverbund, das Formular bezeichnet aber nur Hardwarekauf und Aufstellung. Aufstellung im Sinne der Kauf-AGB umfasst keinen solchen Integrationsauftrag. Leistungsbild und Vertragstyp fallen dann auseinander.

Pflege und Mängelhaftung werden vermischt

Mängelrechte betreffen die geschuldete Beschaffenheit bei Lieferung; Pflege hält Standardsoftware nach der Lieferung durch vereinbarte Pflegeleistungen aktuell. Eine Pflegeposition ersetzt keine klare Mängelregelung. Umgekehrt deckt die Mängelhaftung nicht automatisch die laufende Überlassung neuer Programmstände ab.

Herstellerbedingungen bleiben ungeordnet

Lizenzbedingungen werden als Anlage beigefügt, ohne ihren Rang gegenüber Formular, Leistungsbeschreibung und EVB-IT festzulegen. Bei Typ A sieht das Vertragsformular dafür eine ausdrückliche Rangfolge vor: zuerst die Nutzungsrechtsmatrix oder die eigene Rechteregelung des Auftraggebers, nachrangig die Nutzungsrechtsregelungen der Lizenzbedingungen. Die eigene Rechteregelung ist nach dem Formular in der Regel die Leistungsbeschreibung; dort legt der Auftraggeber den Mindestumfang der Rechte fest.

Laufzeit und Preislogik passen nicht zusammen

Typ B nennt eine Überlassungsdauer, das Preisblatt enthält aber einmalige Kaufpreise oder Verlängerungen ohne passende Vertragsregelung. Bei Typ A wird umgekehrt eine dauerhafte Überlassung ausgeschrieben, während die Lizenzanlage nur ein zeitlich begrenztes Recht beschreibt. Solche Widersprüche verhindern eine einheitliche Kalkulation.

Veraltete oder gemischte Fassungen

Ein Formular aus einem früheren Verfahren verweist auf andere AGB-Stände als die beigefügten Dateien. Die Vergabestelle prüft Formular, AGB und Muster deshalb anhand der amtlichen Downloadseite als zusammengehörigen Satz. Die Nutzerhinweistexte zu früheren EVB-IT-Versionen sind nach der aktuellen Entscheidungshilfe nicht mehr aktuell; Ausfüllhinweise stehen stattdessen in den Playbooks.

Häufige Fragen

Welcher EVB-IT-Vertrag gilt für den Kauf von Hardware?

Für den Kauf von Hardware ist EVB-IT Kauf vorgesehen. Reine Aufstellung kann einbezogen werden; die aktuellen Vertragsformulare ermöglichen außerdem Instandhaltung nach Lieferung und den Kauf vorinstallierter Betriebssystemsoftware. Verlangt der Auftraggeber darüber hinaus die Herstellung der Betriebsbereitschaft eines aus mehreren Komponenten bestehenden IT-Systems, ist EVB-IT Systemlieferung abzugrenzen. Hardware-Miete fällt nicht unter EVB-IT Kauf.

Was ist der Unterschied zwischen EVB-IT Überlassung Typ A und Typ B?

Typ A regelt die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware und wird in der Entscheidungshilfe als Kauf eingeordnet. Typ B betrifft die Überlassung auf Zeit und bildet Laufzeit, mögliche Mindestvertragsdauer sowie laufende Vergütung im Formular ab. Beide Basisverträge sind nicht für zusätzliche Integrations- oder Anpassungsleistungen bestimmt. Die Vergabestelle ordnet den Typ nach dem tatsächlich verlangten Nutzungs- und Leistungsmodell zu, nicht nach der Produktbezeichnung des Herstellers.

EVB-IT Kaufvertrag: Kurzfassung oder Langfassung?

Die Entscheidungshilfe führt beide Vertragsmuster als Lang- und Kurzfassung jeweils mit Instandhaltung auf; die Downloadseite stellt sie als „EVB-IT Kaufvertrag Langfassung“ und „Kurzfassung“ bereit. Welche Fassung passt, hängt davon ab, welche im Formular angebotenen Regelungspunkte für den Beschaffungsgegenstand benötigt werden. Die Vergabestelle prüft insbesondere Lieferpositionen, Aufstellung, Instandhaltung, vorinstallierte Betriebssystemsoftware und Anlagenverweise. Eine Kurzfassung darf nicht dazu führen, dass preis- oder leistungsbestimmende Angaben fehlen.

Kann EVB-IT Überlassung Typ A mit Pflege vereinbart werden?

Ja, dafür stellt die Digitale Verwaltung Lang- und Kurzfassungen mit Pflege bereit. Diese Formulare beziehen neben den Überlassung-AGB Typ A auch die EVB-IT Pflege S-AGB ein. Pflege S betrifft Standardsoftware ohne Anpassung auf Quellcodeebene; weitergehende Softwareänderungen benötigen einen anderen Vertragstyp. Leistungsbeschreibung, Pflegebeginn, Vergütungspositionen und Mängelregelungen bleiben auch beim kombinierten Formular getrennt zu bestimmen.