Arbeitsplatz-Hardware ausschreiben

Eine Ausschreibung für Arbeitsplatz-Hardware übersetzt Nutzungsprofile in prüfbare Anforderungen an Notebooks, PCs, Monitore, Drucker und Peripherie. Maßgeblich sind nicht die Datenblätter vorhandener Modelle, sondern Leistung, Kompatibilität, Mengen, Abruflogik und Folgekosten.

Kurz gesagt

Die Vergabestelle beschreibt Arbeitsplatz-Hardware über Einsatzbedingungen und messbare Leistungsmerkmale; auf eine Hersteller- oder Typenbezeichnung verweist sie nur in den beiden Ausnahmefällen des § 31 Abs. 6 VgV. Für wiederkehrende Bedarfe kommt eine Rahmenvereinbarung in Betracht, wenn Mengengerüst, Modellklassen, Austauschregeln und Abrufweg vorab feststehen. Mindestanforderungen sichern die benötigte Funktion, Zuschlagskriterien bilden bewertbare Mehrleistungen ab; Energieverbrauch, Wartung und Verwertung können über Lebenszykluskosten in die Wertung eingehen. Erwerben lässt sich Arbeitsplatz-Hardware auch über eine zentrale Beschaffungsstelle (§ 120 Abs. 4 GWB); ob das trägt, hängt von Zugangsberechtigung und Vertragsinhalt ab.

Rechtsgrundlage

Leistungs- statt Produktanforderungen

Nach § 31 Abs. 2 VgV sind die Merkmale des Auftragsgegenstands zu beschreiben: als Leistungs- oder Funktionsanforderungen beziehungsweise als Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, unter Bezugnahme auf die in Anlage 1 definierten technischen Anforderungen oder als Kombination beider Formen. Die Form ist wählbar, das Beschreiben nicht: Leistungs- und Funktionsanforderungen sind so genau wie möglich zu fassen, dass sie ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lassen; jede Bezugnahme auf eine technische Anforderung nach Absatz 2 Nummer 2 trägt den Zusatz „oder gleichwertig“.

§ 31 Abs. 6 VgV verbietet nicht jedes technische Detail: Unzulässig ist ein Verweis auf Produktion, Herkunft, Verfahren, Schutzrecht, Typ oder Ursprung, wenn dadurch Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden — es sei denn, der Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt oder der Gegenstand lässt sich sonst nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschreiben; im zweiten Fall verlangt die Norm den Zusatz „oder gleichwertig“. Die Prüfung beider Ausnahmen erläutert die Seite zur Produktneutralität.

Wertung, Lebenszyklus und Energie

Nach § 58 Abs. 2 VgV wird das wirtschaftlichste Angebot auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ermittelt; neben dem Preis oder den Kosten können nach Satz 2 auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Die dort angefügte Aufzählung ist mit dem Wort „insbesondere“ eingeleitet und damit nicht abschließend. Für Arbeitsplatzgeräte sind vor allem die Qualität einschließlich des technischen Werts und der Zweckmäßigkeit (Nummer 1) sowie die Verfügbarkeit von Kundendienst und technischer Hilfe und die Lieferbedingungen (Nummer 3) anschlussfähig. Nummer 4 nennt seit dem 1. Juli 2026 zusätzlich Aspekte der digitalen Souveränität; sie beruht auf Artikel 9 Nummer 20 des Gesetzes vom 12. Mai 2026, das nach seinem Artikel 15 an diesem Tag in Kraft getreten ist. Absatz 3 verlangt, die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben, wahlweise als Spanne mit angemessener Bandbreite; ist die Gewichtung aus objektiven Gründen nicht möglich, tritt eine absteigende Rangfolge an ihre Stelle. Für den Beleg, ob und inwieweit die angebotene Leistung den geforderten Zuschlagskriterien entspricht, gelten nach Absatz 4 die §§ 33 und 34 VgV entsprechend. Die methodischen Einzelheiten stehen auf der Seite Zuschlagskriterien.

Statt des Kaufpreises kann die Vergabestelle die Kosten über die Nutzungsdauer werten und nach § 59 Abs. 1 VgV das Zuschlagskriterium „Kosten“ auf die Lebenszykluskosten stützen. Absatz 2 verlangt dann, Berechnungsmethode und die von den Unternehmen zu übermittelnden Informationen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben; einbezogen werden können Anschaffung, Nutzung einschließlich Energie und anderer Ressourcen, Wartung sowie Abholung, Entsorgung oder Recycling am Nutzungsende. Kosten externer Umwelteffekte darf sie nur ansetzen, wenn deren Geldwert nach einer Methode bestimmt und geprüft werden kann, die den Bedingungen des Absatzes 3 genügt. Absatz 4 lässt kein Ermessen: Schreibt ein Rechtsakt der Europäischen Union eine Berechnungsmethode vor, ist sie vorzugeben.

Sind energieverbrauchsrelevante Waren, technische Geräte oder Ausrüstungen Gegenstand einer Lieferleistung oder wesentliche Voraussetzung zur Ausführung einer Dienstleistung, sind nach § 67 Abs. 1 VgV zusätzlich dessen Absätze 2 bis 5 zu beachten. Absatz 2 ist eine Soll-Vorschrift, Absatz 3 dagegen zwingend: Konkrete Angaben zum Energieverbrauch sind von den Bietern zu fordern, und die Ausnahme greift nur, wenn sich die auf dem Markt angebotenen Geräte im zulässigen Energieverbrauch nur geringfügig unterscheiden — nicht schon dann, wenn die eingegangenen Angebote nah beieinanderliegen. Die ermittelte Energieeffizienz ist nach Absatz 5 als Zuschlagskriterium angemessen zu berücksichtigen.

Praxis: vom Nutzungsprofil zum abrufbaren Katalog

Geräteklassen bilden

Der Bedarf beginnt bei den Arbeitsaufgaben. Mobiles Standardgerät, leistungsstarker Arbeitsplatz und fest installierter PC sind getrennte Geräteklassen, wenn sich ihre notwendigen Eigenschaften unterscheiden; dasselbe gilt für Monitore, zentrale Multifunktionsgeräte, dezentrale Drucker und Peripherie. Eine Markterkundung zeigt, wo eine Anforderung den Wettbewerb unnötig verengt.

Jede Zeile im Kriterienkatalog trägt eine Kennung und die Angabe, ob sie Mindestanforderung oder Zuschlagskriterium ist, welche Angebotsangabe verlangt wird und wie die Eigenschaft bei Lieferung geprüft wird. Weichen Leistungsbeschreibung, Preisblatt und EVB-IT Kauf in Geräteklassen, Zubehörpositionen oder Servicebestandteilen voneinander ab, lassen sich die Angebote nicht mehr eindeutig zuordnen.

Mengengerüst und Abrufe festlegen

Bei schwankendem Austausch- und Erweiterungsbedarf ist die Rahmenvereinbarung eine typische Beschaffungsform. § 21 Abs. 1 Satz 2 VgV verlangt, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, ohne eine abschließende Festlegung zu fordern — für Arbeitsplatz-Hardware also Planmengen je Geräteklasse statt einer Gesamtsumme. Vorab festzulegen sind außerdem die abrufberechtigten Stellen und der Abrufweg: bei einem einzigen Vertragspartner nach Absatz 3, bei mehreren nach objektiven Auswahlbedingungen ohne erneutes Vergabeverfahren, im erneuten Vergabeverfahren oder in der Mischform des Absatzes 4 Nummer 2. Laufzeit, Schätz- und Höchstvolumen sowie den Ablauf des erneuten Vergabeverfahrens behandelt die Detailseite zur Rahmenvereinbarung, die Trennung von Lieferung und Rollout die Losbildung.

Das folgende Mengengerüst ist ein frei gewähltes Beispiel, keine Empfehlung: Die Vergabestelle ersetzt die Mengen durch ihre Bestands-, Austausch- und Projektplanung und kennzeichnet, ob eine Mindestabnahme vereinbart wird.

Netzteile, Kabel, Adapter, Halterungen, Verbrauchsmaterial und Rücknahmeleistungen gehören als eigene Positionen in den Katalog, mit der Angabe, ob sie separat abrufbar sind und welcher Service gilt. Ein Technologiewechsel während der Laufzeit braucht eine Regel: Austauschmodelle müssen mindestens dieselben Anforderungen erfüllen, denn nach § 21 Abs. 2 Satz 3 VgV dürfen bei der Einzelauftragsvergabe keine wesentlichen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden.

Nachhaltigkeit nachweisbar machen

Umweltanforderungen können nach § 31 Abs. 3 VgV Merkmale des Produkts oder eines anderen Stadiums seines Lebenszyklus betreffen, sofern sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und zu dessen Wert und Beschaffungszielen verhältnismäßig sind. Wo im Verfahren solche Anforderungen stehen und welche Rechtsfolge daran hängt, behandelt die Seite Nachhaltigkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit; keines der drei folgenden Zeichen deckt den ganzen Arbeitsplatz ab. Die Vergabekriterien DE-UZ 78 des Blauen Engels (Ausgabe Juli 2024, Version 2 vom Juli 2026, Laufzeit bis 31. Dezember 2028) gelten für stationäre und tragbare Computer sowie für Tastaturen und Mäuse, mit Anforderungen unter anderem an Garantie, Ersatzteilverfügbarkeit und Zerlegung; Computerbildschirme nimmt der Geltungsbereich ausdrücklich aus. Für Bürogeräte mit Druckfunktion gilt DE-UZ 219 (Ausgabe Januar 2021, Version 5 vom Januar 2026, Laufzeit bis 31. Dezember 2027) mit Anforderungen an Ressourcenschonung, Papierhandhabung, Langlebigkeit, Austauschteile sowie stoffliche und Geräuschemissionen. Der Geltungsbereich setzt voraus, dass das Gerät mindestens die Hauptfunktion Drucken bietet, Medien mindestens im Format DIN A4 und höchstens im Format A3+ verarbeitet und elektrofotografisch oder mit Tintenstrahltechnik arbeitet; 3D-Drucker sind ausgenommen. Das EU-Umweltzeichen für elektronische Displays erfasst nach Artikel 1 des Beschlusses (EU) 2020/1804 Fernsehgeräte, Monitore und digitale Signage-Displays; seine Kriterien gelten nach Artikel 4 bis zum 31. Dezember 2028.

Nach § 34 Abs. 1 VgV darf die Vergabestelle ein Gütezeichen nur als Beleg dafür verlangen, dass eine Leistung bestimmten, in der Leistungsbeschreibung geforderten Merkmalen entspricht, und nur nach Maßgabe der Absätze 2 bis 5. Absatz 2 verlangt kumulativ, dass alle Anforderungen des Zeichens zur Bestimmung der Merkmale geeignet sind und nach § 31 Abs. 3 VgV mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen, auf objektiv nachprüfbaren und nichtdiskriminierenden Kriterien beruhen, in einem offenen und transparenten Verfahren unter Beteiligung aller interessierten Kreise entstanden sind, allen betroffenen Unternehmen zugänglich sind und von einem Dritten ohne maßgeblichen Einfluss des Zeichennehmers festgelegt wurden. Muss die Leistung nicht allen Anforderungen entsprechen, sind die betreffenden nach Absatz 3 anzugeben; nach Absatz 4 sind gleichwertige Gütezeichen zu akzeptieren. Konnte ein Unternehmen aus Gründen, die ihm nicht zugerechnet werden können, das angegebene oder ein gleichwertiges Zeichen nachweislich nicht innerhalb einer einschlägigen Frist erlangen, muss der Auftraggeber nach Absatz 5 andere geeignete Belege akzeptieren, sofern das Unternehmen die Erfüllung der Anforderungen nachweist.

Zentrale Beschaffungsstellen als Alternative

Eine zentrale Beschaffungsstelle ist nach § 120 Abs. 4 GWB ein öffentlicher Auftraggeber, der für andere öffentliche Auftraggeber dauerhaft Liefer- und Dienstleistungen beschafft, öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt. Nach Satz 2 können öffentliche Auftraggeber Liefer- und Dienstleistungen von ihr erwerben oder Aufträge mittels ihrer vergeben; eine Nutzungspflicht begründet die Vorschrift nicht. Für den Bund bündelt das Kaufhaus des Bundes nach eigener Darstellung rund 140.000 Produkte und Dienstleistungen aus über 620 Rahmenvereinbarungen. Seine Aufstellung der Produktkategorien führt Clients, Drucker und Multifunktionsgeräte, Peripherie und Scanner unter der Kategorie Informations- und Kommunikationstechnik; IT-Verbrauchsmaterial steht dort in einer anderen Kategorie neben dem Büromaterial. Der Zugang ist eng gefasst: unmittelbare Bundesverwaltung, öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, überwiegend bundesfinanzierte Zuwendungsempfänger und Unternehmen mit mehr als 50 Prozent Bundesbeteiligung, jeweils unter weiteren Voraussetzungen; Landes- und Kommunalbehörden nennt die Aufstellung nicht. Wer diesen Weg erwägt, klärt zuerst die Zugangsberechtigung, danach Vertragsgegenstand und Abrufbedingungen; ein Katalogeintrag ersetzt die Passungsprüfung nicht.

Häufige Fehler

Typenbezeichnung statt Leistungsdaten. Die Unterlagen nennen ein Modell, ohne begünstigende Wirkung und Ausnahmen des § 31 Abs. 6 VgV zu prüfen; der Zusatz „oder gleichwertig“ ersetzt die Begründung nicht.

Zubehör und Service fehlen. Geräte werden bepreist, Dockingstationen, Verbrauchsmaterial, Aufstellung, Firmwarepflege oder Austauschservice bleiben ohne Position; die Angebote beruhen dann auf unterschiedlichen Leistungsumfängen.

Lieferzeiten stammen nur aus dem Projektplan. Ein Termin wird als Mindestanforderung gesetzt, ohne Verfügbarkeit und Rolloutmenge zu prüfen; Endtermin, zulässige Teillieferungen und Abhängigkeiten gehören in die Beschreibung.

Menge und Abrufmodell passen nicht zusammen. Der Katalog enthält Planmengen, lässt aber Mindestabnahme, abrufberechtigte Stellen oder Auswahlbedingungen offen; damit fehlt Bietern eine einheitliche Kalkulationsgrundlage.

Nachhaltigkeit bleibt ein Schlagwort. „Reparierbar“ oder „energieeffizient“ steht ohne Mindestwert, Maßstab und Nachweis in den Unterlagen; ein Gütezeichen wird vollständig verlangt, obwohl nur einzelne Kriterien zum Auftrag passen (§ 34 Abs. 3 VgV).

Häufige Fragen

Wie werden Notebooks produktneutral ausgeschrieben?

Die Vergabestelle beschreibt Einsatzzweck, benötigte Anwendungen und messbare Leistungsmerkmale: Rechen- und Speicherleistung, Bildschirm, Gewicht, Akkulaufzeit nach einem bezeichneten Verfahren, Anschlüsse und Sicherheitsfunktionen. Marken oder Prozessornamen sind nicht erforderlich, wenn ein zugänglicher Leistungsmaßstab vergleichbare Angebote ermöglicht. Notwendige Kompatibilität wird als Schnittstelle oder Funktion formuliert, nicht als Herstellername.

Was gehört in eine Ausschreibung für Drucker und Kopierer?

Ausgangspunkt sind Druck-, Scan- und Kopierbedarf je Standort sowie Medien, Farbbedarf und Druckmanagement. Die Unterlagen erfassen Gerät, Verbrauchsmaterial, Zähler- oder Abrechnungsmodell, Aufstellung, Wartung, Reaktionsprozess und Rücknahme in getrennten Preispositionen. Energieverbrauch, Emissionen, Duplex- und Recyclingpapierfähigkeit lassen sich mit konkreten Nachweisen verbinden, ohne die Entscheidung zwischen dezentralen und zentralen Geräten vorwegzunehmen.

Eignet sich eine Rahmenvereinbarung für Arbeitsplatz-Hardware?

Eine Rahmenvereinbarung eignet sich bei wiederkehrenden Abrufen, wenn Geräteklassen, Volumen und Abrufregeln vorab feststehen; einen noch ungeklärten Leistungsgegenstand löst sie nicht. Modellwechsel, Zubehör, Service, Mindestabnahme und Obergrenze gehören in die Konzeption. Bei mehreren Vertragspartnern muss außerdem feststehen, wann ein Direktabruf und wann ein erneuter Wettbewerb erfolgt.

Geht es hier um die Ausschreibung von Druckerzeugnissen?

Nein. Druckerzeugnisse sind hergestellte Drucksachen; diese Seite behandelt Geräte mit Druckfunktion und weitere Arbeitsplatz-Hardware. Für Broschüren oder Formulare wären Produktionsverfahren, Papier, Auflage und Lieferlogistik Gegenstand einer anderen Leistungsbeschreibung. Auch die Produktkategorien des Kaufhauses des Bundes trennen beides: Druckerzeugnisse und Büroverbrauchsmaterial bilden dort eine eigene Kategorie neben der Informations- und Kommunikationstechnik.