VgV erklärt

Die Vergabeverordnung, kurz VgV, bestimmt das Verfahren für die von ihr erfassten öffentlichen Aufträge ab Erreichen der EU-Schwellenwerte. Für eine IT-Beschaffung entscheidet deshalb nicht allein der Beschaffungsgegenstand: Die Vergabestelle muss Auftraggeberstatus, Vertragsart, geschätzten Auftragswert und mögliche Sonderregelwerke zusammen prüfen.

Kurz gesagt

Die VgV konkretisiert für öffentliche Auftraggeber das Vergabeverfahren nach dem vierten Teil des GWB. Bei typischen IT-Liefer- und Dienstleistungsaufträgen gilt sie, wenn der ordnungsgemäß geschätzte Nettoauftragswert den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder überschreitet und keine Ausnahme oder besonderes Regelwerk eingreift. Seit dem 1. Januar 2026 liegt dieser Wert bei 216.000 Euro netto, für zentrale Regierungsbehörden bei 140.000 Euro netto; den niedrigeren Wert wenden seit dem 1. Juli 2026 nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien an, bis zum 30. Juni 2026 galt er auch für die übrigen obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. Der Auftraggeber berücksichtigt bei der Schätzung den Gesamtbedarf einschließlich Optionen, Vertragsverlängerungen und zusammengehöriger Lose. Offenes und nicht offenes Verfahren stehen grundsätzlich zur Wahl; ein Verhandlungsverfahren setzt dagegen einen gesetzlichen Grund voraus.

Rechtsgrundlage

Das GWB legt in § 97 Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung als Grundsätze fest. Ein öffentlicher Auftrag ist nach § 103 GWB ein entgeltlicher Vertrag über Lieferungen, Bau- oder Dienstleistungen zwischen einem Auftraggeber und einem Unternehmen. Wer öffentlicher Auftraggeber ist, bestimmt § 99 GWB.

§ 106 GWB nennt als wertbezogene Voraussetzung für den vierten Teil des GWB, dass der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder überschreitet. § 1 VgV setzt außerdem eine Vergabe voraus, die Teil 4 GWB unterliegt, und nimmt Sektorenaufträge zum Zweck einer Sektorentätigkeit, verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge sowie Konzessionen aus ihrem Anwendungsbereich aus.

Die Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 setzt für die Jahre 2026 und 2027 seit dem 1. Januar 2026 folgende Werte fest. Die Beträge und das Geltungsdatum nennt auch die amtliche Bekanntmachung BAnz AT 18.12.2025 B4. Den Schwellenwert für zentrale Regierungsbehörden wenden in Deutschland nach § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB seit dem 1. Juli 2026 nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien an. Vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2026 galt er nach dem früheren Wortlaut der Vorschrift für alle obersten Bundesbehörden sowie alle oberen Bundesbehörden und vergleichbaren Bundeseinrichtungen; die Neufassung beruht auf dem Gesetz vom 12. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 137, Artikel 1 Nummer 8 und Artikel 15), das zugleich § 106 Absatz 3 GWB gestrichen hat. Die Bekanntmachung im Bundesanzeiger stammt vom 9. Dezember 2025 und nennt deshalb in Ziffer I.3 noch die „in § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB genannten Bundeseinrichtungen“ als Anwenderkreis, also den bis zum 30. Juni 2026 maßgeblichen weiteren Kreis; für die übrigen obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen gilt seit dem 1. Juli 2026 der Wert von 216.000 Euro netto. Die Bruttowerte dienen nur der Orientierung und sind mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent nach § 12 Absatz 1 UStG berechnet; maßgeblich bleibt stets der Nettowert.

Die Schwellenwertprüfung beginnt mit § 3 VgV. Ausgangspunkt ist der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer. Optionen und Vertragsverlängerungen zählen mit; bei Rahmenvereinbarungen ist der Gesamtwert aller während der gesamten Laufzeit geplanten Einzelaufträge anzusetzen. Zusammengehörige Dienstleistungslose und Lose über gleichartige Lieferungen sind grundsätzlich zusammenzurechnen. Eine Aufteilung mit dem Ziel, den Anwendungsbereich des GWB oder der VgV zu umgehen, ist unzulässig.

So läuft es in der Praxis

Zunächst grenzt die Vergabestelle den Bedarf sachlich und zeitlich ab. Sie schätzt und dokumentiert den gesamten Nettoauftragswert, ordnet den Auftrag dem zutreffenden Schwellenwert zu und prüft, ob die VgV oder ein besonderes Regelwerk gilt. Erst danach wählt sie die Verfahrensart. § 14 VgV lässt das offene und das nicht offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb nach Wahl zu; Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft stehen nur unter den jeweils geregelten Voraussetzungen offen.

Die Vergabeunterlagen müssen nach § 29 VgV die für eine Teilnahmeentscheidung erforderlichen Angaben enthalten. Dazu gehören regelmäßig Anschreiben, Bewerbungsbedingungen mit Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Vertragsunterlagen aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. Die Leistungsbeschreibung muss nach § 31 VgV gleichen Zugang ermöglichen und vergleichbare Angebote erwarten lassen. Produkt- oder herkunftsbezogene Vorgaben sind nur unter den dort genannten Voraussetzungen zulässig und müssen gegebenenfalls den Zusatz „oder gleichwertig“ tragen.

Die Vergabestelle stellt die Unterlagen über die in der Bekanntmachung genannte Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt bereit. § 9 VgV, § 41 VgV und § 53 VgV bilden dafür den Rahmen der E-Vergabe. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen; eine freiwillige Registrierung bleibt zulässig.

Für die Terminplanung gelten gesetzliche Mindestfristen. Die folgende Tabelle zeigt die unverkürzten Regelfristen mit dem Fristbeginn im Grundfall; die Vergabestelle muss nach § 20 VgV zusätzlich Komplexität und Bearbeitungsaufwand berücksichtigen.

Die Fristen folgen aus § 15 VgV, § 16 VgV und § 17 VgV. Gibt die Vergabestelle bei der Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union einen späteren Tag zur Veröffentlichung an, tritt dieser Tag nach § 40 Absatz 1 Satz 2 VgV für die Fristberechnung an die Stelle des Absendetags; die Regel gilt seit dem 1. Juli 2026 (Gesetz vom 12. Mai 2026, BGBl. 2026 I Nr. 137, Artikel 9 Nummer 13 und Artikel 15). Gesetzliche Verkürzungsmöglichkeiten sind kein Automatismus; ihre jeweilige Voraussetzung muss erfüllt sein. Nimmt die Vergabestelle wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vor, muss sie die Angebotsfrist angemessen verlängern. Das gilt nach § 20 Absatz 3 VgV auch, wenn sie rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bereitstellt; bei den dort genannten Dringlichkeitsfristen beträgt der Zeitraum vier Tage. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben zu beachten. Weitere Einordnung bietet der Bereich Fristen.

Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft die Vergabestelle Angebote und Eignung nach den bekannt gemachten Anforderungen. § 42 VgV regelt die Eignungsprüfung und den Ausschluss von Bewerbern und Bietern. Nach § 56 VgV kann der Auftraggeber fehlende Unterlagen anfordern sowie unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen ergänzen, erläutern, vervollständigen oder korrigieren lassen; in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen darf er eine Nachforderung ausschließen. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, sind von der Nachforderung ausgeschlossen; für unwesentliche Preispositionen enthält § 56 Absatz 3 Satz 2 VgV eine begrenzte Ausnahme. Den Zuschlag erhält nach § 58 VgV das wirtschaftlichste Angebot auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Die Vergabestelle gibt die Gewichtung der Zuschlagskriterien in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an.

Die Vergabestelle dokumentiert das Verfahren nach § 8 VgV von Beginn an fortlaufend, soweit dies zur Begründung von Entscheidungen auf jeder Verfahrensstufe erforderlich ist. Der Vergabevermerk enthält unter anderem die Gründe für Auswahl und Zuschlag; bei einem Verhandlungsverfahren oder wettbewerblichen Dialog nennt er außerdem die Umstände, die diese Verfahrensart rechtfertigen.

Häufige Fehler

• Der Bruttowert wird mit dem Schwellenwert verglichen. § 106 GWB und § 3 VgV stellen auf den geschätzten Wert ohne Umsatzsteuer ab. Ein Bruttovergleich kann deshalb zur falschen Einordnung führen.
• Optionen, Verlängerungen oder Lose fehlen in der Schätzung. Entscheidend ist der voraussichtliche Gesamtwert. Eine kurze Grundlaufzeit macht einen Auftrag nicht zum Unterschwellenauftrag, wenn die vorgesehenen Verlängerungen den Gesamtwert über den Schwellenwert heben.
• Das Verhandlungsverfahren wird nur mit technischer Komplexität begründet. § 14 VgV verlangt einen konkreten Tatbestand. Die Vergabestelle muss nachvollziehbar festhalten, warum die gesetzlichen Voraussetzungen gerade für den Beschaffungsgegenstand vorliegen.
• Eignungs- und Zuschlagskriterien werden vermischt. Die Eignungskriterien nach § 122 GWB betreffen das Unternehmen; die Zuschlagskriterien nach § 58 VgV bewerten das Angebot. Die Vermischung verändert den Wertungsmaßstab und erschwert eine transparente Prüfung.
• Die Mindestfrist wird ohne Blick auf die Unterlagen angesetzt. Umfangreiche Migrationskonzepte oder eine erforderliche Ortsbesichtigung können mehr Zeit erfordern. § 20 VgV verlangt eine angemessene Frist und unter den Voraussetzungen seines Absatzes 3 eine Verlängerung.
• Nachforderung wird als Korrekturschleife eingeplant. Leistungsbezogene Unterlagen, die für die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien maßgeblich sind, dürfen abgesehen von der engen Ausnahme für unwesentliche Preispositionen nicht nachgefordert werden. Die Vergabestelle legt daher vor Veröffentlichung eindeutig fest, welche Angaben mit dem Angebot vorliegen müssen.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die VgV?

Für gewöhnliche IT-Liefer- und Dienstleistungsaufträge gilt die VgV, wenn der Auftrag in ihren sachlichen Anwendungsbereich fällt, der geschätzte Auftragswert den einschlägigen EU-Schwellenwert erreicht oder überschreitet und keine Ausnahme oder besonderes Regelwerk eingreift. Seit dem 1. Januar 2026 sind das 216.000 Euro netto für klassische öffentliche Auftraggeber und 140.000 Euro netto für zentrale Regierungsbehörden; den niedrigeren Wert wenden nach § 106 Absatz 2 Nummer 1 GWB seit dem 1. Juli 2026 nur noch das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien an, bis zum 30. Juni 2026 galt er auch für die übrigen obersten und oberen Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung ist nach § 3 Absatz 3 VgV der Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet oder das Verfahren auf andere Weise eingeleitet wird. Unterhalb des Schwellenwerts richtet sich die Vergabe nach den einschlägigen Unterschwellenregeln; die Einordnung erläutert die Seite zur UVgO.

Wann ist ein VgV-Verfahren notwendig?

Ein VgV-Verfahren ist erforderlich, wenn ein öffentlicher Auftraggeber einen von der VgV erfassten öffentlichen Auftrag vergibt und der geschätzte Nettowert den maßgeblichen Schwellenwert erreicht. Für Aufträge von Sektorenauftraggebern zum Zweck einer Sektorentätigkeit, für verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge und für Konzessionen greift die VgV dagegen nicht. Auch die Vertragsart ist zu prüfen: Bei Bauaufträgen gelten nach § 2 VgV Abschnitt 1 und Abschnitt 2 Unterabschnitt 2 der VgV; im Übrigen gilt Teil A Abschnitt 2 der VOB/A. Die Vergabestelle dokumentiert die Entscheidung über das Regelwerk und die Auftragswertschätzung fortlaufend, soweit dies zu ihrer Begründung erforderlich ist; soweit § 8 Absatz 2 VgV dies verlangt, hält sie die Angaben auch im Vergabevermerk fest.